まずプレスリリースについて説明します。
プレスリリースとは、企業や団体が「こんな商品・サービスを作りました」とメディアに知らせるために作成する、商品・サービスの詳細を記載した文書です。メディアというのは、TVや新聞、雑誌、ニュースサイトなどを指します。

企業や団体は、新商品の開発、新サービスの発表、イベント開催などのとき、メディアに取り上げられて「ニュース」になったらいいなと思います。世間に知られないことには始まらないからです。
そのために、新商品やサービスのことをメディアに知ってもらえるよう、その詳細を書いたプレスリリースを作り、メディアへ送ります。
もしメディアが、そのプレスリリースに書いてあった新商品・サービスを題材に記事などを書いて掲載したら、それは見事、世の中の人々に知ってもらえることになります。

プレスリリースは、新しくできた商品やサービスを、世の中に広めるための手段なのです。

プレスリリースをもとに記事を書くのは、記者やライターの人たちです。

記者やライターの仕事は主にネタを探して、記事を書くこと。
ネタを探すときは、取材に行ったり、企業の「広報担当」や「キーパーソン」と情報交換をしたり、送られてくるプレスリリースを見ます。
ちなみにプレスリリースは、記者のもとに1日数十～数百通届くそうで、数が多いです。しかも記者はあちこちに取材へ行ったり、〆切に追われながら記事を書いたりと、基本的に忙しいので、送られてくるプレスリリースが一本一本全文読まれるとは限らないのが実情です。記者の7割は、プレスリリースを読むとき、まずタイトルだけをさらりと読んで、気になったものだけを本文まで読むというやり方を取っています（※）。

その中から、「この会社の新商品は記事にできるな」「この団体の活動はニュースになるな」と判断したものを記事にします。

（メディアの記者やライターへプレスリリースを送るときは、メールやFAX、郵送、直接訪問して手渡しする「メディアキャラバン」によって届けます）

※出典：第1回 プレスリリースに関する記者の反応調査

送ったプレスリリースが無事、記者の目に留まって、記事を書いてもらえたとします。
結果、活動の情報を広めることができました。
ここでクイズですが、そのときプレスリリースを出した企業・団体は、活動を広めてくれたメディア、記事を書いてくれた記者に、お金を払う必要があるのでしょうか？
（ちなみに広告の場合は必要です。新聞の広告枠を買うときは、何百万円とかかるときがあります）

正解は、必要ありません。プレスリリースの場合、送ることに対して費用は発生しないのです。有料配信サービスなどを使用しないかぎり、誰でも無料で送ることができます。

その分、プレスリリースを書いたり、送る記者の連絡先を調べたり、送ったあとの対応を全て自分たちで引き受けたりと、色々な作業をしなければいけません。

プレスリリースはそもそも、記事にしてもらえる保証がありません。プレスリリースを記者に送ったとしても、記事に取り上げるかは記者次第ですし、その記事をメディアが世の中に発信するかどうかも、そのメディア次第なのです。

記事の内容も、プレスリリースを送った企業側が指示できるわけではなく、記者とメディアが考えて決めます。
あなたが「こんな風に書いてほしいなあ」と想像しているニュアンスと、現実に掲載された記事の内容が、同じとは限らないのです。プレスリリースからあなたの活動をネガティブに解釈されてしまって、そのように書かれてしまう可能性もゼロではありません。

つまり、プレスリリースを送る場合、あなたの商品・サービスを世の中の人々に伝える作業は、メディアとその記者に任せることになります。
毎日良い記事を書くことについて考えている記者と、どうすればより良いコンテンツができるのかを考えている編集部によって構成されているメディアに任せるわけです。

そのためにあなたがプレスリリースを書くとき、一番に意識していただきたいのは「要件を誤解なく伝える」ということです。具体的には、

多忙な記者が、すぐに内容を理解し判断できるように、要件を一目で理解できる構成にする
あなたの活動をメディアが間違って報道しないよう、誤解なく正確に伝える文章にする

ということです。
プレスリリースを書くときは、「わかりやすい」「誤解されない」の2点を追求していきましょう。

プレスリリースを書く前に、まず準備をしましょう。
プレスリリースを書くには何か目的があるはずです。「誰に届けたいのか？」「そのためにどんなメディアに取り上げられたいのか？」「どのように伝わると良いのか？」を考えてみましょう。

ご存知のように、記者が書いた記事は「ニュース」と言われます。ですから、記者はプレスリリースを読むとき、それがニュースになるかどうかを考えながら読みます。

それがニュースになるかどうか、どうやって判断するのかというと、「新規性や社会性があるかどうか」を基準の一つにして考えるのです。あなたの活動をニュースにしてもらうために、あなたの活動に新規性や社会性があるかをあらかじめチェックしておきましょう。

毎日流れるニュースにヒントがあります。今の社会で何が流行っているのか、何が問題視されているのか。季節によって取り扱われるものにもヒントがあるかもしれません。

商品についても掘り下げてみましょう。あなたの商品・サービスはどのような人が使いたいと思いますか？　その人たちはどこに集まる傾向がありますか？　どんなメディアを見ると思いますか？
あなたの商品・サービスと社会や人々との接点を考えてみましょう。

すると、メディアに「ニュースになるな！」と思ってもらうために、商品・サービスをどのような切り口で紹介すればいいのかがわかってくるでしょう。

ご存じのとおり、ニュースとは新しいという意味です。すでに他社がやっていることと同じことをやっても、それは新しくないのでニュースになりません。
あなたがプレスリリースに書こうとしているネタは、どうでしょうか？

たとえば人類史上初めて有人飛行で火星に到達したとか、オリンピック男子陸上100m走で日本人史上初の金メダルを獲得したなど、今まで本当に誰もやったことがない目新しい情報はおそらくほとんどがニュースになります。
ただそのようなネタは、ある方が稀です。
普段のニュースの大部分は、従来のものと比べて「少しだけ新しい」ことや、世の中から見て「珍しい」活動をしているものを取り上げています。

たとえば、シャーペンの芯が書くたびに回り、いつでも尖った状態で字を書くことができる『クルトガ』は、従来のシャーペンに「芯が回る機能」がプラスされたものです。2008年3月に発売され、日経MJの「2008年上半期トレンド商品」にランクインしました。クルトガは、別に何から何まで新しいわけではありません。
小さい新しいがあれば、それはニュースになりえます。もしあなたがプレスリリースの題材で、ニュースに取り上げられる際に何がウリかがわからないのなら、何か小さいものでも良いので「新しい」を探してみましょう。
「世界初」「日本初」など、何か「○○初」の要素を見つけると良いかもしれません。地域での初でもかまいません。業界初の出来事もニュースになりえます。

また、絶対に新しいものでなくともかまいません。昔からあったものでも、みんなが知らなかったことなら、それはニュースになりえます。自撮り棒などは、その仕組みは昔からあったのですが、知られて普及したのは最近です。

そして、そのネタは今ニュースになる理由はありますか？　旬な情報は読者も求めています。たとえばサンダルの新商品が夏前や夏に出されると、「暑い夏に○○（サンダルの商品名）」と紹介されるイメージです。

記者はネタを探すためにプレスリリースを読みます。一日に数十件、あるいは数百件送られてくるプレスリリースから、良さそうなネタを探します。
そんな記者のために、内容をさっと把握できるプレスリリースを書きましょう。逆にいうと、一回読んでも理解できないプレスリリースは、時間がかかるので敬遠されてしまいます。

ワールド・ビジネス・サテライトのプロデューサーの方は、「プレスリリースは5秒でわかるのが良いです。30秒読んでもわからなかったら諦めます」とおっしゃっていました。

メディアが恐れるのは、間違った情報を発信してしまうことです。

メディアの立場に立ってみましょう。
送られてきたプレスリリースの内容通りに記事書いて公開したら、「この情報は違う！」とクレームが多数寄せられたとします。それはイベントの紹介記事だったのですが、間違った日程を伝えてしまったことで、多くの読者が勘違いしたままイベントに行くことができませんでした。「どうしてくれるんだ！」という怒りの声がたくさん寄せられて・・・そんな事態は、メディアも絶対に避けたいのです。

事実を正確に伝えましょう。
間違った情報を載せてしまうことは、メディアと同時に、あなたの活動の信用も減ってしまうかもしれません。

読む人が要件を掴みやすい書き方の一例を今から解説します。

プレスリリースの構成は基本的に以下のようになります。

これから構成の説明を【タイトル】より開始しますが、タイトルから先に書かなくてはいけないわけではありません。本文を全部書いたあとにタイトルを書くのもいいでしょう。
書きやすいように書いていただけたらと思います。

▼タイトル
プレスリリースの看板部分です。
このプレスリリースを一言で表すキーワードを入れると良いかもしれません。
タイトルといっても、あまり派手派手しく装飾的な言葉を使ったり、慣れないキャッチコピーを使ったりせずとも大丈夫です。事実を出来る限り簡潔に書くことを心がけましょう。
80字以内には収めましょう。

気をつけることといえば、事実をいかに印象に残るように、目を惹くように配置するかでしょうか。
高難易度の技として、印象に残りやすい、あるいは目を惹くワードを、タイトルの冒頭、一番左に置くと、記者をすぐに惹きつけることができるかもしれません。
また、タイトルで要件の大部分を書けば、タイトルをさっと読んだ記者も、あなたのプレスリリースの内容を大方把握することができている状態になります。
もしプレスリリースにおける理想的な文章の定義が「記者の手間をなるべく省く文」だとすれば、タイトルで主な情報を伝えてしまえば、それはとてもクオリティの高いタイトルであると言えます。

▼要約
タイトルのあとに読む部分なので、タイトルにない内容を書くと良いでしょう。
もしタイトルに内容の魅力を全部盛り込むことができなかったのなら、書けなかった魅力を要約に盛り込むと効果的かもしれません。
400字以内には収めましょう。書けなかった内容は本文で書きましょう。

▼リード文
今回のプレスリリースに書く予定の内容を、ひとまず5W1Hに落としましょう。それによって、情報をわかりやすく読み手に伝えることができます。

【リード文例】
企業広報PR活動を支援する株式会社バリュープレス（所在地：東京都世田谷区、代表取締役：山田 太郎）は、24時間以内にプレスリリース原稿を作成する「原稿作成エクスプレス」を2014年4月3日より提供開始しました。

プレスリリースのポイントを書いてみましょう。「この部分を読めばプレスリリースの内容の根幹がわかる」とよいでしょう。
もちろん、上のような形式のリード文を絶対書かないといけないわけではなく、違う形式のものでも大丈夫です。書きたいように書いてみましょう。ただ、どのような形式にするときでも、5W1Hの内容を網羅しておくと、理解が早くて便利な文章になります。

▼特徴・詳細
発表する商品・サービスについて詳述しましょう。

ただ機能や内容を羅列すればいいわけではありません。
読み手が内容を理解できるように書かなくてはいけません。
そして、内容がただ伝わればいいわけでもありません。
そこには、その商品・サービスを使う人が得られる恩恵など、有益な情報が書いてあると良いでしょう。
情報を選んで書いてみましょう。
もちろん、書いていいのは事実だけです。ウソはついてはいけません。その理由がわからない方は、調べてみましょう。

▼背景
商品・サービスを開発した背景を書きましょう。なぜ、あなたの商品・サービスが生まれたのでしょうか。
もし、その時社会で起きている出来事と絡められるのなら、絡めて説明してみましょう。商品・サービスが、震災復興に役立つ、少子高齢社会に役立つ、省エネで温暖化防止に貢献できるなど、それほど大きな問題に絡められなくても大丈夫ですが、他の何か、社会に貢献できる何かがあれば、書いてみましょう。
それを書く過程で、あなたは一体どのような活動をしているのか、あなたの活動にどれほどの価値があるのかを、自然と記述することができるでしょう。

▼今後の展望
今後、どのくらい商品を売りたいか、どのくらいの売上を目指しているかを書きましょう。また、今後どのような活動を行いたいかも書きましょう。キャンペーンや機能追加の予定もいいですね。

▼お問い合わせ
いつでも出れる連絡先（担当者名、メールアドレス、電話番号）を必ず記載しましょう。メディアは迅速な対応を求めています。掲載を逃さないようにしましょう。

プレスリリースは、あなたが所属する団体・企業の公式な情報発表の場となります。その企業・団体について調べようとしたときに、コーポレートサイトやオフィシャルサイトと同じくらい、プレスリリースは信頼のおける公式な情報源として活用されます。データを記載するときは、出典元や引用元も忘れず記載しましょう。

また、「素晴らしい」や「大人気」などの形容詞を使うのは、可能な限り控えましょう。
おそらく、あなたがプレスリリースに書こうとしている事柄が、どれだけ素晴らしいものか、どれだけ大人気なのか、あるいはどれだけ新鮮なのか・・・あなたにはよくわかっているかと思います。
しかしその事柄に初めて接する記者は、それがどれほどなのか、あなたほど鮮明にはわからないのです。

たとえばアーティストの紹介文で、

「将来有望！　聴くと癒やされる素晴らしい歌声のシンガーソングライター、山田花絵さん」　　　

と書いても、将来有望なアーティストはたくさんいます。また、聴くと癒やされる歌声を持つアーティストは世の中に何人もいます。「素晴らしい歌声」も然りです。漠然としています。
この文章を読んで誤解なく把握できることは、山田花絵という名前と、シンガーソングライターという肩書きだけです。

そこでたとえば、データを用いて説明してみます。

1994年生まれのシンガーソングライター、山田花絵さん。先月リリースされたメジャーデビューシングル『古里（ふるさと）』がオリコンチャート8位を記録。美空ひばりさんや宇多田ヒカルさん、徳永英明さんの歌声に見られる、ヒーリング効果があるといわれる『1/fゆらぎ』の声を持つ。

「『古里』は、最初の一小節を聴くだけで、山田の歌の世界に引きずり込まれ、そのまま5分が経ってしまう。声はランドセルを背負った女の子みたいに可愛らしいけど、歌声の底には人を引き込む力がある。まだ若いし、これからが本当に楽しみなアーティスト」と、音楽評論家の山田太郎氏。　　　　　　

だいぶ印象が明確になったのではないでしょうか？他にも、

「古くから地元の人々に親しまれる、老舗の団子屋『あすか』」

と書くのを、

「創業1890年。創業当時から客席は5席の、団子屋『あすか』」

と書いたり。

「いくら書いても書きやすい！　クルクル尖るシャーペン『クルトガ』」

と書くのを、

「新開発したシャープ内部機構により、文字を書くたびにシャープ芯が少しずつ回ることで芯先が均一に摩耗し、常に円錘形の芯先を保つことで、いつも細く、濃く書くことができる回転シャープ『クルトガ』
―自動芯回転機構「クルトガエンジン」とは？―

シャープペンの芯先に初めて注目して、新開発した機構です。機構内部が3つのギアに分かれており、芯に連結された中ギアが、文字を書くときの筆圧を利用して、上下に運動します。上下のギアと斜めに噛み合うことで、一画書く度に中ギアと芯が少しずつ回転します。一画で約9度回転し、40画で1周します。」

出典元：三菱鉛筆株式会社　プレスリリース　2008年03月18日
http://www.mpuni.co.jp/news/pressrelease/detail/20130326153850.html

と書きます。
※このようにデータを引用したら、出典元も書きます。

数字やデータで具体的に表現するよう努める。なるべく形容詞は使わない。
データを引用したら、出典元を書く

これに注意しましょう。

先ほどの『古里（ふるさと）』の曲の魅力を説明するとき、業界の方はどうしても業界用語を使ってしまうかもしれません。以下の例は極端を承知で書いてみたのですが、

「1番はアンダンテ・カンタービレな感じだったが、2番ではアパッショナートになっていき、Cメロでは一転、フォルティッシモな歌声に。とてもアジタートな、息を呑む展開になる。最後は、コン・エスプレッシオーネに歌を終える」

音楽に詳しくない人には何がなんだかわからないでしょう。
さすがにこのような書き方は誰もしないかと思いますが、たとえば音楽業界だと「グルーヴ感のあるサウンド」というような言葉が使われるかと思います。音楽業界では通じる言葉かと思いますが、音楽をやっていない人には、グルーヴがどのような意味なのかもよくわからないのです。

専門用語を使わなければどうしても表現できないものならば仕方がないかもしれませんが、なるべく専門用語は、意味を噛み砕いて表現するようにしましょう。辞書を引くと参考になることが多いです。
誰に送るかによって、専門用語の使い方が異なります。