כדי לשמר את הפריטים היקרים לנו (ספרים, מסמכים, תצלומים וכיו"ב) כך שיישארו שמישים וייצוגיים לעוד שנים רבות, ראשית כל יש צורך להתמקד במניעה של סיכונים אפשריים. לשם כך יש לדאוג לתנאי אחסון ראויים ולאופן ההחזקה והשימוש הנכונים.

מומלץ לאחסן את הספרים וחומרי הנייר במקום נקי מאבק, יבש יחסית ומאוורר. מומלץ שלא לאחסן במקומות בהם יש תנאי טמפרטורה או לחות קיצוניים או סיכון לנזילות או הצפות, כגון עליות גג או מרתפים, על מנת להפחית את הסיכון ליצירת עובש. כמו כן, מומלץ שלא להעמיד את הספרים מול מקור שמש ישירה.

מומלץ להניח את הספרים על מדפים עמוקים יותר מהספרים. אין לדחוף את הספרים עד לקצה האחורי של המדף על מנת לאפשר אוורור. יש להניח את הספרים ככה שלא יהיו צפופים מדי אך גם לא רופפים מדי, כדי למנוע עיוותים. מידת הצפיפות האופטימלית היא זו שמאפשרת להוציא ולהחזיר את הספרים בקלות. יש להניח תומכי ספרים במדפים כדי לשמור על הספרים ישרים ולא מוטים לצד.

לפני שמדפדפים בספרים יש לשטוף ידיים במים וסבון ולייבש אותן היטב, על מנת למנוע העברת לכלוכים או שאריות מזון מן הידיים לספרים. כמו כן, בעור שלנו יש באופן טבעי שומנים שעלולים להזיק לנייר, ולכן חשוב לשטוף את הידיים בסבון לפני כן.

במידה שרוצים לעטוף את הספר, ניתן לעשות זאת באמצעות נייר כותנה לא חומצי, אותו ניתן לרכוש בחנויות אמנות.

ככלל, פלסטיק אינו מומלץ לעטיפת ספרים. עטיפות פלסטיק עלולות ליצור כיסי לחות בכריכות, או ליצור תגובה לא רצויה עם חומרי הכריכה. ישנם סוגי פלסטיק מסוימים הנחשבים בטוחים לשימוש כגון פוליאתילן, פוליאסטר ופוליפרופילן ללא תוספות או שכבות כיסוי. יש לשים לב שגם סוגי פלסטיק יציבים עלולים ללכוד עובש במידה והספרים אוחסנו בתנאי לחות גבוהה או באזור בו הייתה נזילה.

יש להימנע מחומרי פלסטיק PVC או חומרים שלא ידוע מה הרכיבים שלהם.

שמירה על חומרי הספרייה נקיים מאריכה את חייהם. על כן, מומלץ להוריד אבק ולכלוכים קלים שמצטברים על החומרים. באופן כללי אבק מכיל חומרים אורגניים שונים כגון תאי עור, חלקי מזיקים יבשים, נבגי פטריות, ועוד. אלה מהווים מקור מזון לפטריות שעשויות להתפתח בתנאים מסוימים וכן למזיקים שניזונים מן הפטריות ומהאבק עצמו, ועלולים אף לשרוט את הנייר. אבק שהצטבר על החומרים גורם לאי נעימות בעת החזקת הפריט. מבחינה בריאותית הוא עלול להגביר תגובות אלרגיות אצל אנשים רגישים.

אבק יכול להתיישב על המדף והסביבה הקרובה לספרים. מומלץ לנקות את המדפים בהוצאת הספרים מהמדף והחזרתם. הניקוי צריך להיות יבש. במידת הצורך ניתן לנקות במטלית מעט לחה ולוודא כי המדף יבש לחלוטין לפני החזרת הספרים למקום.

ספרים יש לנקות בעדינות, בעזרת מברשת רכה או מטלית מיקרופייבר יבשה וחלקה. יש להחזיק אותם בחוזקה במצב סגור ולנקות את הדפים בתנועה מאזור הראש כלפי חוץ – רק במידה והדפים במצב יציב. בהמשך יש לנקות את לוח הכריכה הקדמי והאחורי והשדרה.

במקרים של לכלוך קשה, או שהספרים במצב לא יציב (כריכות מתפרקות, נייר מתפורר), מומלץ לבקש סיוע של משמר מקצועי.

נבגים של פטריות נמצאים בכל רגע נתון באוויר ועל חפצים שונים. פטריות עלולות להתפתח ולהשתמש בחומרי ספרייה כמקור מזון במידה ויש הצפה או נזילה, או שהפריטים מאוחסנים בתנאי לחות יחסית גבוהה מאוד לאורך זמן. עובש (מושבות של פטריות) יכול להופיע בצבעים שונים, בהתאם לסוג הפטרייה והמצע עליו היא התיישבה. בתנאים מתאימים, הפטרייה מפיצה את הנבגים שלה וכך מדביקה חומרים נוספים בדרכה. עובש מסוכן לבריאות ועל כן יש לנקוט במשנה זהירות אם מגלים עובש בספרייה הביתית.

במקרה של הצפה, ראשית כל יש לוודא כי לא מדובר בהצפת מי ביוב. ביוב יכול להוביל חומרים מסוכנים ועל כן אין לנסות להציל את החומרים ללא בעלי מקצוע.

חומרים רטובים יש לייבש מיד אחרי הגילוי על מנת למנוע היווצרות של עובש. מומלץ לנגב במגבת נייר את הכריכה ולהניח את הספרים בצורה מרווחת במקום מאוורר מאוד ויבש ולבדוק אותם לעתים קרובות.

מומלץ שלא לגעת בפריטים עם עובש בידיים חשופות. אם חייבים לגעת, יש להקפיד לשטוף ידיים לעתים תכופות ולא להביא את הידיים לאזור הפנים. לחילופין, ניתן לשים כפפות ניטריל למטרה זו בלבד ולהשליך את הכפפות מיד בתום השימוש.