E-mail rechtsgeldig
In Nederland geldt geen eis dat een overeenkomst (contract) op schrift moetworden vastgelegd, behalve bij een zeer beperkt aantalovereenkomsten. Daarom is het mogelijk om een overeenkomst te sluiten per e-mail. Ook de opzegging kan per e-mail gebeuren. Wel moet deelektronische verklaring dan aan een aantal bijzondere eisen voldoen.
Ook bij communicatie tussen burger en overheid kan e-mail als eenrechtsgeldig medium worden gebruikt. Wel moet de ontvanger van de berichten vooraf hebben ingestemdmet elektronische communicatie.
Inhoudsopgave
- Overeenkomsten
- Schriftelijk
- Ontbinding en opzegging
- Uitzonderingen
- Verklaringen in e-mail
- E-mail met de overheid
- Vervalsbaarheid
- Virussen
Overeenkomsten
Een overeenkomst per e-mail is rechtsgeldig. De wetstelt namelijk geen eisen aan de vorm waarin je een overeenkomst sluit,behalve bij een paar speciale gevallen (zoals koop van een huis). Net zoalsje mondeling iets kunt kopen, mag dat dus ook per mail.
Aanbod en aanvaarding
In Nederland geldt dat een overeenkomst gesloten is als deene partij een aanbod doet, waar de andere partij mee akkoord gaat.Hoe het aanbod of de aanvaarding daarvan gedaan worden, is in demeeste gevallen niet relevant. De enige echte uitzondering is als één van de partijen eist dat je via een bepaald kanaal communiceert. Als datvooraf gemeld is, zit je aan dat kanaal (bv. e-mail of fax of aangetekendepost) vast.
Een uitgetypt endoor beide partijen getekend contract is een manier, maar zeker niet deenige. Op een veiling geef je bijvoorbeeld met handopsteken aandat je bereid bent het bedrag te betalen. Als de veilingmeester dan"eenmaal, andermaal, verkocht" zegt en met zijn hamer slaat, hebje het gekocht.
E-mail bindend
Wie dus een e-mail stuurt met daarin een koopopdracht, zit aan die overeenkomst vast. Dat geldt ook voor het drukken op een knopmet "Bestelling plaatsen" er op trouwens. Zo'n overeenkomst is danwel eenkoop op afstand endaar gelden bijzondere regels voor.
Overeenkomsten: breed begrip
Overeenkomsten zijn trouwens niet alleen formele contracten zoalshet afnemen van diensten, het kopen van producten of het hurenvan een huis of een kettingzaag. Juridisch gezien is elke afspraaktussen twee personen een overeenkomst. Iemand die een camera leent,sluit een overeenkomst met de eigenaar daarvan. Als hij dan latermailt "ik zal je de camera volgende week teruggeven", dan zit hijaan die afspraak vast. En die e-mail is daar bewijs van.
Schriftelijk
Bij sommige soorten contracten stelt de wet expliciet de eis datdeze schriftelijk vastgelegd moeten worden. Het achterliggende ideeis dat deze soort overeenkomsten zo belangrijk zijn dat er extragaranties geboden moeten worden.Dergelijke contracten of handelingen kondentot voor kort dus niet per e-mail worden afgedaan. Het wetboekis op dit punt echter aangepast: e-mail wordt onder omstandighedengezien als een "geschrift".
Het Burgerlijk Wetboek regelt in artikel227a van boek6 dat overeenkomst die schriftelijk gesloten moet worden,ook via een elektronisch document (zoals e-mail) afgehandeld magworden als er aan vier eisen voldaan is.
- Raadpleegbaar door partijen: het moet door beidepartijen gemakkelijk te lezen en te verwerken zijn. Eenbestandsformaat gebruiken dat de wederpartij niet kan openen, maaktde overeenkomst ongeldig.
- Authenticiteit voldoende gewaarborgd:de overeenkomst moet niet makkelijk te manipuleren of te wijzigenzijn. Een optie om hieraan te voldoen, is de tekst te voorzienvan eendigitale handtekening vanbeide partijen.
- Dateerbaar: vaak is het belangrijkom te weten wanneer een overeenkomst is gesloten, bijvoorbeeld omdathij na een zekere tijd vervalt. De datum moet af te leiden zijn uithet elektronische document.
- Partijen moeten identificeerbaar zijn:wie een overeenkomst sluit, moet wel kunnen weten met wie. Ook hierkan eendigitale handtekening helpen,want deze zijn vaak viacertificaten aan identiteitengekoppeld. Andere manieren om de identiteit van partijen vast tekunnen stellen, mogen natuurlijk ook.
In de praktijk kan hieraan worden voldaan door het contract als PDF-bestand vast te leggen. Voor extra zekerheid kan het document bij een onafhankelijke derde worden geregistreerd (zieBewijs door registratie voor diverse instanties die dit kunnen).
Ontbinding en opzegging
Een elektronisch gesloten contract mag ook elektronischworden opgezegd. Dit is echter alleen nog nooit bij de rechter getest.
Artikel267 vanboek 6 bepaalt dat als een overeenkomst langs elektronischeweg is gesloten, hij tevens door een elektronischeverklaring kan worden ontbonden. Ook deze verklaring moet voldoenaan de hierboven genoemde eisen van raadpleegbaarheid,verifieerbaarheid en de identiteit van de partijen.
Veel elektronische dienstverleners zetten in hunalgemene voorwaarden dat overeenkomsten(zoals abonnementen op telefonie of Internet) alleen schriftelijkkunnen worden opgezegd. In theorie kan zo'n overeenkomst dus ook per digitaalgetekende e-mail worden opgezegd. In de praktijk is het wachten opde eerste klant die hierover naar de rechter stapt, zodat hierjurisprudentie over komt.
Uitzonderingen
Bij de volgende soorten overeenkomsten geldt het bovenstaande niet.Hierbij moet dus nog steeds een stuk papier worden gebruikt.
- Overeenkomsten over onroerende zaken (zoals huizen), metuitzondering van huurovereenkomsten - die mogen dus wel elektronischgeregeld worden.
- Zekerheden stellen door privé-personen,bijvoorbeeld een borg of garantie afgeven, als dit niet past bijde overeenkomst.
- Overeenkomsten waarbij een rechter, notaris ofvergelijkbare instantie ingeschakeld moet worden.
- Testamenten, legaten en andere overeenkomsten die meterfrecht of familierecht te maken hebben.
Verklaringen in e-mail
Een eenzijdige verklaring is geen contract. Er isgeen expliciete regel hoe de rechter om moet gaan met zo'n verklaringals die elektronisch wordt afgegeven. Maar het is ook niet verboden omeen verklaring in e-mail te gebruiken in de rechtszaal.
Nu kan in een e-mail een overeenkomst worden gesloten, maar er kanook enkel eenzijdig iets worden verklaard. Bijvoorbeeld "ja het wasmijn schuld dat je auto beschadigd is" of "ik heb je server gehackt".Een dergelijke verklaring in een e-mail kan dienen als bewijs bijde rechter. Het is geendwingend bewijs in diezin dat de rechter hetmoet geloven. Maarje komt een heel eind, zeker als er een digitale handtekening opstaat.
De Nederlandse rechter kijkt niet zwart-wit naar bewijs maarweegt bewijsmiddelen tegen elkaar af. Als er zo'n e-mail ligten de wederpartij ontkent niet deze gestuurd te hebben, danzal hij de auto wel beschadigd of de server gehackt hebben. Ontkent de wederpartij wel, dan moet de rechter inschattenwat geloofwaardiger is: de e-mail of de ontkenning.
E-mail met de overheid
Communicatie met de overheid moet volgens de wetvaak schriftelijk. Zo is een besluit of beschikking normaal alleengeldig als het op schrift wordt gemeld. Maar sinds 2004 zijn er mogelijkhedenom elektronisch besluiten te nemen, en ook om bezwaar aan te tekenen.
Besluiten en beschikkingen van de overheid (bestuursorganen)moeten schriftelijk worden gegeven, zo bepaalt de Algemene WetBestuursrecht (Awb). Vaak zat noch de burger, noch de ambtenaarte wachten op stukken papier heen en weer. Vandaar dat sinds2004 een bericht (zoals een beschikking, besluit of mededeling)van of naar de overheid ook elektronisch kan. Dit staat inAanvraag Vergunningelektronisch aangeven uitvoer, vervoer en invoer van dedouane.
Wel moet de ontvanger van de berichten vooraf hebben ingestemdmet elektronische communicatie. Gemeentes en andere instantiesmoeten dus expliciet aankondigen dat ze bijvoorbeeld bezwaarschriftenelektronisch willen ontvangen, en op welk adres. Als dat nietgebeurt, moet het bericht nog steeds op papier worden ingediend.
Het omgekeerde geldt ook: de burger mag alleen elektronischecommunicatie van de overheid krijgen als hij dit vooraf heeftaangegeven. Logisch ook: hoe weet de overheid immers welk e-mailadres er bij welke burger hoort?
Als een bericht ondertekend moet worden, dan mag ook hier eendigitale handtekening worden gebruikt (art. 2:16Awb). Hierbij gelden dezelfde eisen als bij eendigitale handtekening bijcontracten.
Vervalsbaarheid
E-mail is vervalsbaar. Dat betekent echter nog nietdat e-mail nimmer gebruikt kan worden voor rechtsgeldige contracten ofverklaringen. De rechter weegt alle omstandigheden van het geval om teconcluderen of hij gelooft wat in een mail staat.
Natuurlijk kan een e-mail vervalst worden. Dit is eenvoudiger daneen handgetekend contract namaken. Maar dat betekent nog nietdat e-mail "dus" geen rechtsgeldige manier is om overeenkomstente sluiten. Pas wanneer de ene partij betwist dat hij de e-mail heeft gestuurd, moet worden gekeken of de e-mail echt is.
Het hangt daarbij heel erg van de omstandigheden af of de rechterdit zal erkennen. Een algemene regel is niet te geven. Als in een e-mail wordt gerefereerd aan iets dat alleen de echteafzender kon weten, is het redelijk om te concluderen dat diee-mail echt is.
Als alleadresgegevens kloppenmet eerdere berichten, dan lijkt het redelijk dat dit bericht vandezelfde persoon afkomstig is. Vervalsingen zijn vaak te herkennenaan het gebruik van andere mailservers. En als de wederpartij zegtdat hij wel een e-mail heeft gestuurd, maar niet met die inhoud, kanhij de echte inhoud overleggen (uit zijn "Verzonden" of "Sent mail"map).
Bij bestellingen kan gekeken worden naar het postadres waar debestelling afgeleverd is, en naar de adresgegevens van decreditcard-houder. Als deze met elkaar kloppen, dan kan de rechter erook van uit gaan dat de bestelling of bevestiging echt is. Eenvervalser zal niet snel een bestelling uit andermans naam doen en dieook bij die ander laten afleveren. En zelfs als dat wel zo is, danzal de ontvanger het product terugsturen. Wie dus de echtheid van demail betwist maar wel het product houdt, staat niet sterk.
Virussen
Een bijzonder geval is een e-mail met een virus. Iemand kan een bestelling plaatsen of een andere overeenkomst aangaan met een mail waar per ongeluk een virus in terecht komt. Als de ontvanger nu een virusscanner gebruikt, is de kans groot dat die mail nooit in de mailbox van de ontvanger terechtkomt. Of wellicht komt de mail wel aan, maar zonder de bijlage waar nu net de bestelling in stond. Veel virussen infecteren immers Word-bestanden of andere bijlagen.Het is helaas nog onduidelijk of zo'n mail nu toch als ontvangen beschouwd moet worden.
