Ký hiệu A còng, một phần của địa chỉ Email SMTP.[1]
Thư điện tử hayhòm thư điện tử (email haye-mail) là một phương thức trao đổi tin nhắn giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử. Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng hạn chế trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970 có dạng như ngày nay gọi là email (hay e-mail). Thư điện tử hoạt động qua cácmạng máy tính mà hiện nay chủ yếu là Internet. Một số hệ thống thư điện tử ban đầu yêu cầu người gửi và nhận đều trực tuyến tại cùng thời điểm, giống vớinhắn tin tức thời. Hệ thống thư điện tử ngày nay được dựa trên một mô hình lưu và chuyển tiếp. Các máy chủ thư điện tử chấp nhận, chuyển tiếp, phân phối và lưu tin nhắn. Người dùng cũng như máy tính của không bắt buộc đang trực tuyến cùng lúc; họ cần kết nối trong chốc lát, thường là tới một máy chủ thư điện tử hay một giao diệnemail trên nền web miễn là có chức năng gửi hoặc nhận tin nhắn.Ban đầu thư điện tử được xây dựng với dạng ký tự thuần văn bản trao đổi trung gian, thư điện tử Internet được mở rộng bởi giao thức mở rộng thư điện tử Internet đa mục đích có chứa văn bản dưới nhiều bộ ký tự và nội dungđa phương tiện đính kèm. Thư điện tử quốc tế với những địa chỉ thư điện tử sử dụng UTF-8, đã được chuẩn hóa nhưng tính đến năm 2017 nó vẫn chưa được áp dụng rộng rãi.
Lịch sử các dịch vụ thư điện tử Internet hiện đại truy tính từ ARPANET thời kỳ đầu với những tiêu chuẩn về việc mã hóa các tin nhắn thư điện tử được công bố ngay từ năm 1973 (RFC 561). Một bức thư điện tử được gửi vào đầu những năm 1970 trông rất giống với thư điện tử cơ bản được gửi đi ngày nay. Thư điện tử có vai trò quan trọng trong việc tạo ra Internet, và việc chuyển đổi từ ARPANET sang Internet vào đầu những năm 1980 đã tạo ra cốt lõi cho các dịch vụ hiện tại.
Phần mềm thư điện tử (email software) là loạiphần mềm nhằm hỗ trợ cho người dùng việc chuyển và nhận các mẫu thông tin (thường là dạng chữ). Thông tin có thể đưa vào phần mềm thư điện tử bằng cách thông dụng nhất là gõ chữ bàn phím hay cách phương cách khác ít dùng hơn như là dùng máy quét hình (scanner), dùng máy ghi hình số (digital camera) đặc biệt là cácWebcam. Phần mềm thư điện tử giúp đỡ cho việc tiến hành soạn thảo, gửi, nhận, đọc, in, xoá hay lưu giữ các (điện) thư. Có hai trường hợp phân biệt phần mềm thư điện tử là
Loại phần mềm thư điện tử được cài đặt trên từng máy tính của người dùng gọi làemail client, hayphần mềm thư điện tử (cho)máy khách. Các ví dụ loại phần mềm này bao gồm: Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Netscape Comunicator, hay Eudora. Phần mềm thư điện tử này còn có tên làMUA (từ chữmail user agent) tức làTác nhân sử dụng thư. Một cách gọi tên thông dụng khác của email client làứng dụng thư điện tử (email application) nếu không bị nhầm lẫn
Ngược lại, loại phần mềm thư điện tử không cần phải cài đặt mà nó được cung ứng bởi các máy chủ (web server) trên Internet gọi làWebMail, hayPhần mềm thư điện tử qua Web. Để dùng được các phần mềm loại này thường các máy tính nối vào phải có mộtmáy truy cập tương thích với sự cung ứng của WebMail. Ví dụ loại này là mail.google.com, mail.yahoo.com, hotmail.com.
Nơi cung ứng phần mềm cũng như phương tiện chuyển thư điện tử gọi lànhà cung ứng dịch vụ thư điện tử (email sevice provider).
Máy tính làm việc cung ứng các dịch vụ thư điện tử làMTA (từ chữmail transfer agent) hay làđại lý chuyển thư. Vì đây làmáy chủ nên khi không bị nhầm lẫn với các loại máy chủ khác thì người ta cũng gọi MTA làmáy chủ hay rõ hơn làmáy chủ thư điện tử.
Các dịch vu thư điện tử có thể được cung ứng miễn phí hay có lệ phí tuỳ theo nhu cầu và mục đích của người dùng. Ngày nay, email thường được cung cấp kèm với các phương tiện Internet khi người tiêu dùng ký hợp đồng với các dịch vụ Internet một cách miễn phí.
Đặc điểm của thư điện tử khi so sánh với bưu chính thông thường
Thay vì viết thư bằng giấy mực và bút thì người gửi chỉ cần gõ chữ từ bàn phím của máy tính và biết dùng một phần mềm thư điện tử (email program). Đặc biệt, nếu viết sai trên thư điện tử, người dùng có thể xoá và sửa nội dung.
Lá thư được gửi trên hệ thống bưu chính là vật liệu không cần máy nhận hay máy gửi. Trong khi đó, nếu gửi thư điện tử, chỉ có các tín hiệu điện mã hoá nội dung bức thư điện tử được truyền đi đến máy nhận. Do đó, chỉ có nội dung hay cách trình bày lá thư điện tử là được bảo toàn. Trong khi đó, dùng đường bưu điện người ta có thể gửi đi các vật liệu hàm chứa thêm nội dung hay ý nghĩa khác. Điều này có thể rất quan trọng đối với nhiều người.
Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ không đáng kể so với gửi qua đường bưu điện.
Dùng thư điện tử thì bất kỳ lúc nào cũng có thể mở phần mềm thư điện tử ra đọc nên tiện lợi hơn là việc phải bỏ thư ở các thùng thư. Đồng thời, vì mỗi người dùng thư đều phải nhập mật khẩu vào máy nên thư điện tử sẽ khó bị người ở chung đọc lén so với thư gửi bưu điện. Nhưng ngược lại, các tay tin tặc xa lạ có thể xâm nhập vào hệ thống thư điện tử của cá nhân nếu như các mật mã hay các hệ thống an toàn phần mềm bị bẻ gãy.
Khối lượng gửi và nhận thư điện tử có thể nhiều hơn thư bưu điện rất nhiều lần. Đối với các dịch vụ thư điện tử mới thì dung lượng có thể lên đến hànggigabyte như dịch vụ củaGmail chẳng hạn, hay nhiều hơn. Số thư có thể dự trữ trong dung lượng này tương đương với vài bộ tự điển bách khoa.
Các trường hợp thư phá hoại trên hệ thống bưu điện (như là thư cóbột antrax,thư bom,...) rất hiếm có nhưng có thể gây thương vong. Ngược lại, hệ thống thư điện tử, không thể gây thương tích mà thường rất phải đương đầu với nhiều vấn nạn nhưvirus máy tính, cácthư rác (spam mail), các thư quảng cáo (advertisement mail) và các thư khiêu dụ tình dục (pornography mail), đặc biệt là cho trẻ em, thì lại rất nhiều. Đối với các loại thư độc hại (malicious mail) này người dùng cần phải cài đặt thêm cáctiện ích hay chức năng lọc (sẵn có trong phần mềm hay phải mua thêm) để giảm trừ. Tuy nhiên, một điều chắc chắn là không có công cụ phần mềm nào là tuyệt hảo.
Các dạngchuyển tiếp (chain mail) trong đó người nhận lại chuyển đi nội dung lá thư cho một hay nhiều người khác thường cũng phổ biến trong cả hai hệ thống bưu chính và thư điện tử. Khả năng ảnh hưởng về thông tin của hai loại này là tương đương mặc dù thư điện tử chuyển tiếp có nhiều xác suất gây nhiễm virus máy tính.
Hộp thư là nơi cất giữ các thư từ với địa chỉ hẳn hoi. Tương tự, trong hệ thống thư điện tử, thì hộp thư này tương đương với phần dữ liệu chứa nội dung các email cộng với địa chỉ của người chủ thư điện tử. Điểm khác biệt ở đây là hộp thư điện tử sẽ có nhiều chức năng hơn là việc xoá bỏ các thư cũ. Mỗi người có thể có một hay nhiều địa chỉ email (và phải được đăng ký qua một hệ thống nào đó). Mỗi hộp thư sẽ có một địa chỉ phân biệt không bao giờ trùng với địa chỉ email khác. Như vậy có thể hoàn toàn không nhầm lẫn khi dùng danh từhộp thư điện tử hayhòm thư điện tử (email account) để chỉ một phần mềm email đã được đăng ký dùng để nhận và gửi email cho một cá nhân.
Một địa chỉ thư điện tử sẽ bao gồm ba phần chính có dạngTên_định_dạng_thêm tên_email@tên_miền
Phầntên_định_dạng_thêm: Đây là một dạng tên để cho người đọc có thể dễ dàng nhận ra người gửi hay nơi gửi. Tuy nhiên, trong các thư điện tử người ta có thể không cần cho tên định dạng và lá thư điện tử vẫn được gửi đi đúng nơi. Ví dụ: Trong địa chỉ gửi thư tới viết dưới dạngNguyễn Thị A nguyenthia111@yahoo.com hay viết dưới dạngnguyenthia111@yahoo.com thì phần mềm thư điện tử vẫn hoạt động chính xác và gửi đi đến đúng địa chỉ.
Phầntên_email: Đây là phần xác định hộp thư. Thông thường, cho dễ nhớ, phần này hay mang tên của người chủ ghép với một vài ký tự đặc biệt. Phần tên này thường do người đăng ký hộp thư điện tử đặt ra. Phần này còn được gọi làphần tên địa phương.
Phầntên_miền: Đây làtên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Ngay sau phầntên_email bắt đầu bằng chữ "@", nối liền sau đó là tên miền của nhà cung cấp thư điện tử hay tên miền riêng.
Ngoài chức năng thông thường để nhận và soạn thảo thư điện tử, các phần mềm thư điện tử có thể còn cung cấp thêm những chức năng khác như:
Lịch làm việc (calendar): người sử dụng có thể dùng nó như là một thời khoá biểu. Trong những phần mềm mạnh, chức năng này còn giữ nhiệm vụ thông báo sự kiện đã đăng ký trong lịch làm việc trước giờ xảy ra cho người chủ hộp thư.
Sổ địa chỉ (addresses haycontacts): dùng để ghi nhớ tất cả các địa chỉ cần thiết cho công việc hay cho cá nhân.
Sổ tay (note book haynotes): để ghi chép, hay ghi nhớ bất kì điều gì.
Công cụ tìm kiếm thư điện tử (find haysearch mail).
Để hiểu hết tất cả các chức năng của một phần mềm thư điện tử người dùng có thể dùng chức năng giúp đỡ (thường có thể mở chức năng này bằng cách nhấn nút <F1> bên trong phần mềm thư điện tử).
Những thuật ngữ thường thấy trong một phần mềm thư điện tử bằng Anh ngữ
Đây thực ra chỉ là các ngăn chứa thư từ đã được phân loại theo tình trạng của các email cho tiện dùng. Người chủ thư có thể tự mình xếp loại các mail này hay chúng được xếp một cách tự động (do cài đặt hay do mặc định).
Inbox có nghĩa làHộp thư nhận hayHộp thư vào: Đây là ngăn đựng các thư được nhận.
Outbox có nghĩa làHộp thư gửi hayHộp thư ra: Đây là ngăn đựng các thư đang chờ được gửi đi. Thông thường, nếu hệ thống email hoạt động tốt thì các thư nằm trong hộp này chỉ trong thời gian rất ngắn (vài giây đến vài phút là tối đa). Do đó, ngăn chứa này thường là một ngăn trống.
Draft có nghĩa làNgăn nháp: Để chứa các email chưa hoàn tất hay đã hoàn tất nhưng chủ thư chưa muốn gửi đi.
Trash,Trash can hayDeleted Item có nghĩa làNgăn xóa: Còn có thể gọi làThùng rác hayNgăn thư đã xóa. Đây là chỗ dự phòng tạm thời chứa các email đã xóa bỏ trong một thời gian. Chức năng này tiện lợi để phục hồi hay đọc lại các thư điện tử cần thiết đã lỡ tay bị xóa.
Sent,sent Messages haySent Item có nghĩa làNgăn đã gửi: Nơi này dùng để chứa các thư đã gửi.
Junk hayBulk có nghĩa làNgăn thư linh tinh: Đây là nơi chứa các mail đã được lọc và bị loại ra một cách tự động, còn được gọi làThùng thư rác hayNgăn chứa tạp thư. Thường thì nơi này sẽ chứa các thư quảng cáo, các thư nhũng lạm, các thư được gởi đến một số lượng lớn địa chỉ có cùng một nội dung, hay các loại thư độc hại...
Các mệnh lệnh Anh ngữ thường thấy trong một phần mềm thư điện tử
New haycompose có nghĩa làSoạn thảo thư mới: Đây là mệnh lệnh cho phép bắt đầu soạn thảo một email mới.
Send có nghĩa làGửi: Mệnh lệnh này sẽ tức khắc gửi thư tới các địa chỉ trong phầnTo,CC, vàBCC.
Save as Draft haySave Draft có nghĩa làLưu bản nháp: Mệnh lệnh này sẽ giúp lưu giữ lá thư đang soạn thảo và đưa vào ngăn chứaDarft để có thể dùng lại về sau.
Attach hayAttach Files có nghĩa làĐính kèm: Đây là lệnh để người soạn email có thể gửi đính kèm theo lá thư các tập tin khác. Các tập tin này không giới hạn kiểu cấu trúc của nó, nghĩa là chúng có thể là các loại tập tin hình vẽ, phim, nhạc,... và thậm chí là cảvirus máy tính.
Các thuật ngữ Anh ngữ thông dụng trong một thư điện tử
To có nghĩa làĐến: Chỗ chứa địa chỉ của các người nhận.
CC (từ chữcarbon copies) có nghĩa làGửi kèm: Đây là chỗ chứa thêm địa chỉ gửi kèm, ngoài địa chỉ chính trong phầnTo bên trên. Các hộp thư nhận sẽ đọc được các địa chỉ người gửi và các địa chỉ gửi kèm này.
BCC (từ chữblind carbon copies) có nghĩa làGửi kèm kín: Đây cũng là chỗ ghi các địa chỉ mà lá thư sẽ được gửi kèm tới, nhưng các địa chỉ này sẽ được dấu kín không cho những người trong phầnTo hay phầnCC biết là có sự đính kèm đến các địa chỉ nêu trong phầnBCC.
Subject có nghĩa làĐề mục: Chỗ này thường để tóm tắt ý chính của lá thư hay chỗ ghi ngắn gọn điều quan trọng trong thư.
Phương thức hoạt động của một hệ thống thư điện tử
Hoạt động của hệ thống thư điện tử hiện nay có thể được minh họa qua phân tích một ví dụ như sau
Nguyễn dùngMUA của mình để soạn một lá thư cóđịa chỉ người nhận là Trần với địa chỉ là Tran@b.org. Nguyễn nhấn nútSend và phần mềm thư điện tử của Nguyễn áp dụng SMTP để gửi mẫu thông tin (lá thư) đếnMTA, hay máy chủ thư điện tử, của Nguyễn. Trong ví dụ thì máy chủ này là smtp.a.org được cung cấp từdịch vụ Internet của Nguyễn.
MTA này sẽ đọc địa chỉ chỗ nhận(tran@b.org) và dựa vàophần tên miền nó sẽ tìm hỏi địa chỉ của tên miền này, nơi có máy chủ sẽ nhận email gửi đến, quaHệ thống Tên miền.
Máy chủDNS của b.org là ns.b.org sẽ trả lời về mộtbản ghi trao đổi thư từ, đây là bảng ghi chỉ ra cách thức làm thế nàođịnh tuyến cho email này. Trong ví dụ thì mx.b.org là máy chủ từ dịch vụ cung ứng Internet của Trần.
smtp.a.org gửi mẫu thông tin tới mx.b.org dùng giao thức SMTP, điều này sẽ phân phối lá thư đến hộp thư của Trần.
Khi đọc Trần ra lệnh nhận thư trên máy (MUA) của Trần, điều này tạo ra việc lấy về mẫu thông tin bằng cách áp dụng giao thức POP3.
Trong trường hợp Nguyễn không có MUA mà chỉ dùng Webmail chẳng hạn thì bước 1 sẽ không xảy ra tức làMTA của Nguyễn sẽ làm việc trực tiếp. Tương tự cho trường hợp Trần không có MUA riêng.
Trước đây, nếu một MTA không thể gửi tới đích thì nó có thể ít nhất ngừng lại ở chỗ gần với chỗ nhận. Sự ngừng này sẽ tạo cơ hội để máy đích có thể nhận về các mẫu thông tin trong thời gian trễ hơn. Nhiều MTA sẽ chấp nhận tất cả mẫu thông tin từ người gửi bất kì và tìm mọi cách để phân nó về đến máy đích. Những MTA như vậy gọi là nhữngngưng đọng thư mở (open mail relays). Điều này khá cần thiết vì sự chất lượng liên lạc của hệ thống Internet lúc đó còn yếu. Ngày nay, do việc lợi dụng trên cơ chế hoạt động của hệ thống thư điện tử nhiều người đã gửi ra các loại thư vô bổ. Như là hậu quả, rất ít MTA ngày nay còn chấp nhận các ngưng đọng thư mở. Bởi vì các thư như vậy rất có thể là các loạithư nhũng lạm.
SMTP (từ chữSimple Mail Transfer Protocol) -- hay làgiao thức chuyển thư đơn giản. Đây là mộtgiao thức lo về việc vận chuyển email giữa cácmáy chủ trên đường trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng như là lo việc chuyển thư điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thư điện tử gửi thư qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có thể được lấy ra bởi mộtemail client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP.
IMAP (từ chữInternet Message Access Protocol) -- hay làgiao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này người dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thư mà không cần phải tải các thư về. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tương tự nhưng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thủy được phát triển bởiđại học Standford năm1986.
POP (từ chữPost Office Protocol) -- hay làgiao thức phòng thư. Giao thức này được dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP. Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơnPOP3 có thể được dùng mà không cần tới SMTP.
.svg)
