Workflow (ang. work flow, „przepływ pracy”) – w szerszym sensie pojęcie to oznacza sposób przepływuinformacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jejprzetwarzaniu. W węższym sensie jest to określenie sposobu przepływudokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewienzalgorytmizowany zespół czynności (tzn. odbywający się według danej liczby scenariuszy)[1][2].
Według koalicjiWFMC(inne języki) (ang.WorkFlow Management Coalition)workflow to:
Automatyzacjaprocesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych.W dostępnej literaturze oprogramowanie workflow jest nazywane również wskróce WFM (Workflow Management).
Pojęcieworkflow jest używane w odniesieniu dooprogramowania, zwłaszcza służącego wspomaganiupracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie, jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Głównymi celami wdrożenia takiego systemu jest przyśpieszenie przetwarzania procesów, obniżenie kosztów i eliminacja błędów popełnianych przez człowieka[2].
Pojęcia systemu workflow zaczęto używać już w latach 90.[3] Oprogramowanie WFM pozwala na określenie, jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów.
Systemy workflow zazwyczaj wykorzystują główniejęzyki proceduralne z graficzną reprezentacją. Procesyworkflow przedstawia się zwykle w postacigrafu.
Jako przykład podaje się realizację obiegu dokumentówdelegacji służbowej. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z podróżą służbową generują dane wejściowe (miejsce, do którego ma dojechać określony pracownik), powstaje dokument zgłoszenia delegacji.Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu itp.), ze zgłoszenia powstaje dokument delegacji. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (np. zezwalają na przelot samolotem z punktu A do punktu B), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie delegacji u klienta, dokument delegacji staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów podróży. Na każdym etapie przetwarzania takiej informacji występuje określony zbiór osób wykonujących określone operacje na dokumentach oraz określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesuworkflow.
Istnieje szereg narzędzikomputerowego wspomagania tworzenia procesówworkflow, włącznie z narzędziami pozwalającymi w sposób graficzny projektować iprogramować gotowesystemy przepływu informacji. Systemy workflow często wykorzystują silniki procesów workflow (ang.workflow process engines(inne języki)), które są kluczowymi komponentami wspierającymi przepływ pracy worganizacjach. Te silniki umożliwiają definiowanie, zarządzanie i monitorowanieprocesów biznesowych w sposób zautomatyzowany. Przykłady popularnych silników procesów workflow to Camunda i Activiti[4][5].
W 2020 roku rynek rozwiązań workflow został oszacowany na 6,85 miliarda amerykańskich dolarów. Według firmy badawczej Grand View Research oczekuje się, że w latach 2021–2028 ten rynek będzie się rozwijać ze średnią roczną stopą wzrostu na poziomie 30,6%[6].
Według firmy badawczejGartner, rozwój oprogramowania workflow w 2021 roku jest tak dynamiczny, że wybór odpowiedniego systemu sprawia firmom trudność. Firma zaleca, aby organizacje wybierające rozwiązania workflow wyszczególniły swoje potrzeby biznesowe przed rozpoczęciem poszukiwań odpowiedniego systemu[7].