JP7295758B2 - Sales support system - Google Patents
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Description
Translated fromJapanese本発明は、営業活動に際して必要な情報を本部と支店との間で授受する営業支援システムに関する。 The present invention relates to a sales support system for exchanging information necessary for sales activities between a head office and a branch office.
ネットワークを用いて商品の管理や商品の販売を行うための営業支援システムが広く用いられている。特に金融機関、証券会社等において商品となる各種の金融商品（証券等）の販売に際しては、他の商品とはその性質が大きく異なり、その売買に際しては多くの複雑な手続きや制限条件が課される。このため、このような商品の販売に際しては、顧客と支店、支店と本部、支店間、及び支店内では特に多くの情報のやりとりが必須となる。 2. Description of the Related Art Sales support systems are widely used for managing and selling products using networks. In particular, the sale of various financial products (securities, etc.), which are commodities at financial institutions, securities companies, etc., is very different from other products in nature, and many complicated procedures and restrictive conditions are imposed on the sale of such products. be. Therefore, when selling such products, it is essential to exchange a large amount of information particularly between customers and branches, between branches and headquarters, between branches, and within branches.
例えば、金融商品の販売に際しては、営業員が顧客に対してコンプライアンス違反となるような言動を行っていないことが要求される。特許文献２には、営業員と顧客との間の通話記録を通話情報として記憶し、この通話情報が本部側と支店側で共有される顧客対応管理システムが記載されている。 For example, when selling financial products, it is required that the salesperson does not behave in a way that violates compliance with the customer.
また、営業支援システムはネットワークを用いて人事情報システムと連携し、人事情報を記憶する。なお、人事情報には例えば役職名、部署名、旧部署名を保持する。 Also, the sales support system uses a network to cooperate with the personnel information system and stores personnel information. Note that the personnel information holds, for example, the title, department name, and former department name.
また、例えば、このように単一の情報を本部側と支店側で共通に認識するのではなく、例えば、本部から支店に対してある問い合わせを行い、支店側でこれに対する回答を行った上で、本部側でこの回答を集計する場合もある。この回答は、例えば支店側で得られた営業上の重要事項である。この際、この問い合わせはファイルの送付という形で行われ、本部から複数の支店にこのファイルを送付する際には、このファイルを適切な単位（支店、営業担当者等）毎に分割して送付することが好ましい場合もある。その後、本部側では、全ての支店から入手した入力結果を認識する。特許文献２には、特にこのような動作の
際に、分割を適正に行い、かつその後の回答（記入後のファイルの返送）の有無を適正に認識した後で各支店から入手したファイルを統合することにより、各支店側から得られた回答の内容を本部側で容易に認識できるシステムが記載されている。In addition, for example, instead of recognizing a single piece of information in common between the head office and the branch, for example, the head office makes an inquiry to the branch, and the branch responds to the inquiry , Headquarters may aggregate the responses. This reply is, for example, an important business matter obtained from the branch office. At this time, this inquiry is made in the form of sending a file, and when sending this file from the headquarters to multiple branches, divide this file into appropriate units (branch offices, sales representatives, etc.) and send In some cases it is preferable to After that, the headquarters side recognizes the input results obtained from all the branch offices. In
本部側から発せられる問い合わせの案件の数が複数である場合には、送信された内容と回答後の（受信した）内容との対応関係を適正に認識することが要求される。また、このような問い合わせを支店側で複数種類受信した場合には、その回答の進捗管理も要求される。従来は、この管理は支店側の営業担当者や支店側責任者によって行われていたため、特に問い合わせの数や種類が多い場合には、この進捗管理が容易ではない、あるいはこの管理においてミスが多く発生した。また、人事異動により支店側責任者に変更が発生した場合にその回答がなされないことが発生した。このため、営業活動において本部側から行われる問い合わせの数が多い場合に、その管理を適正に行うことができる営業支援システムが望まれた。 When there are a plurality of inquiries from the head office, it is necessary to properly recognize the correspondence between the transmitted content and the (received) content after the reply. In addition, when a branch office receives a plurality of such inquiries, it is required to manage the progress of the responses. In the past, this management was done by sales representatives and branch managers, so when the number and types of inquiries are particularly large, it is not easy to manage progress, or there are many mistakes in this management. Occurred. In addition, when there was a change in the person in charge on the branch side due to personnel changes, there was a case where no response was made. For this reason, there is a demand for a sales support system that can appropriately manage the number of inquiries from the head office during sales activities.
本発明は、このような状況に鑑みなされたもので、上記課題を解決することを目的とする。 The present invention has been made in view of such circumstances, and an object thereof is to solve the above problems.
本発明は、本部側から複数の支店側への問い合わせ、及び当該問い合わせに対する前記支店から前記本部側への回答をネットワークを介して行わせる営業支援システムであって、複数の前記問い合わせの各々に対して識別番号を付与した上で内容を特定した報告作成情報を記憶する記憶部と、前記報告作成情報の内容を表示し、前記本部側に設けられた表示部と、前記報告作成情報に基づき前記報告作成情報に対応する前記問い合わせを前記支店側に行い、前記支店側から得られた前記回答を前記識別番号によって認識することにより前記識別番号と前記回答の内容を特定した報告回答情報を作成し前記記憶部に記憶させ、前記支店側から得られた前記回答を前記識別番号によって認識することにより前記回答が前記問い合わせに対するものであることを認識した上で、前記回答が前記問い合わせに対する回答として不備があるか否かを判定し、不備があると判定した場合には、ネットワークを介して人事情報システムから当該支店の人事情報を入手し、当該人事情報に基づいて、前記回答の回答者が当該支店に在籍しているか否かを判定し、在籍していると判定した場合は当該回答者に再回答依頼を送信し、在籍していないと判定した場合には、前記支店に在籍する者であって当該回答者以外の者に再回答依頼を送信する制御部と、を具備する。
また、前記記憶部は、前記問い合わせの際に添付する添付ファイルを、前記問い合わせを送信する前記支店毎に前記識別番号に対応させて特定する情報である報告添付ファイル管理情報を記憶し、前記制御部は、前記報告添付ファイル管理情報及び前記報告作成情報に基づき前記添付ファイルを添付して前記問い合わせを複数の前記支店側に一括送信してもよい。
また、前記制御部は、過去に行われた前記問い合わせ及び前記回答に対応する前記報告作成情報、前記報告回答情報、及び前記報告添付ファイル管理情報を前記記憶部に記憶させ、当該報告作成情報、当該報告回答情報、及び当該報告添付ファイル管理情報の内容を前記表示部に表示させ、操作者による検索条件の指定により、当該内容中の検索が行われてもよい。
また、前記制御部は、予め指定された日時に前記報告作成情報に基づき前記報告作成情報に対応する前記問い合わせを前記支店側に行ってもよい。
また、前記制御部は、前記支店側から得られた前記回答を前記識別番号によって認識することにより、前記支店から前記問い合わせに対応する前記回答が得られたか否かの判定を行い、前記支店から前記問い合わせに対する前記回答が得られていないと認識した場合には、前記表示部に警告を表示すると共に、前記支店側に督促を送信してもよい。
また、前記制御部は、システムの起動時、又は予め定められた時刻に、前記支店から前記問い合わせに対応する前記回答が得られたか否かを判定してもよい。The present invention is a sales support system in which inquiries from a head office side to a plurality of branch offices and responses to the inquiries from the branch offices to the head office side are performed via a network, wherein each of the plurality of inquiries a storage unit that stores report creation information whose content is specified after giving an identification number to it; a display unit that displays the content of the report creation information andis provided on the headquarters side ; The inquiry corresponding to the report preparation information is made to the branch, and the reply obtained from the branch is recognized by the identification number, thereby creating report reply information specifying the identification number and the contents of the reply.By storing the answer in the storage unit and recognizing the answer obtained from the branch by the identification number, the answer is inadequate as an answer to the inquiry after recognizing that the answer is for the inquiry. If it is determined that there is a deficiency, the personnel information of the branch is obtained from the personnel information system via the network, and based on the personnel information, the respondent of the above answer It is determined whether or not the respondent is enrolled at the branch, and if it is determined that the respondent is enrolled, a re-answer request is sent to the respondent, and if it is determined that the respondent is not enrolled, the respondent is enrolled at the branch. and a control unitfor transmitting a re-answer request to a person other than the respondent.
Further, the storage unit stores report attachment file management information, which is information for specifying an attachment file to be attached at the time of the inquiry in correspondence with the identification number for each branch office to which the inquiry is sent, and The department may attach the attached file based on the report attachment file management information and the report creation information and collectively transmit the inquiry to the plurality of branch offices.
Further, the control unit causes the storage unitto store the report creation information, the report reply information, and the report attachment file management information corresponding to the inquiry and the reply made in the past, and stores the report creation information, Contents of the report reply information and the report attachment file management information may be displayed on the display unit, and the contentsmay be searched by specifying search conditions by the operator.
Further, the control unit may make the inquiry corresponding to the report creation information to the branch office on a date and time specified in advance based on the report creation information.
Further, the control unit determines whether or not the reply corresponding to the inquiry has been obtained from the branch by recognizing the reply obtained from the branch by the identification number. When it is recognized that the answer to the inquiry has not been obtained, a warning may be displayed on the display unit and a reminder may be sent to the branch.
Further, the control unit may determine whether or not the answer corresponding to the inquiry has been obtained from the branch when the system is started or at a predetermined time.
本発明によると、営業活動において本部側から行われる問い合わせの数が多い場合に、その管理を適正に行うことができる。 According to the present invention, when a large number of inquiries are made from the headquarters side in sales activities, it is possible to properly manage the inquiries.
次に、本発明を実施するための形態を図面を参照して具体的に説明する。ここで本発明の実施の形態に係る営業支援システムは、営業活動に際して本部と複数の支店との間で多くの情報（ファイル）のやりとりを行うことが有効となる商品、例えば金融商品の営業活動のために用いられる。 Next, embodiments for carrying out the present invention will be specifically described with reference to the drawings. Here, in the sales support system according to the embodiment of the present invention, it is effective to exchange a large amount of information (files) between the head office and a plurality of branches during sales activities, such as financial products. used for
図１は、本発明の実施の形態に係る営業支援システム１が用いられる際の構成全体を示す図である。この営業支援システム１は、本部側の責任者によって操作される本部システム１０と、本部システム１０とネットワークＮを介して接続され支店毎に設けられる支店ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１００を具備する。また、このネットワークＮには、電子メールを配送するためのメールサーバ２００も接続され、本部システム１０、支店ＰＣ１００間でやり取りされる電子メールはこのメールサーバ２００を介して送受信される。また、ネットワークＮには、本部や各支店における担当者、責任者等の人事情報(最新の所属部署等）を管理する人事情報システム３００も接続されるため、本部システム１０等は、この人事情報も入手することができる。支店ＰＣ１００は通常のパーソナルコンピュータであり、少なくとも情報を表示するディスプレイである表示部、操作者による操作を受け付ける操作部、全体の制御を行うＣＰＵを具備する制御部が設けられる。 FIG. 1 is a diagram showing the overall configuration when a
本部システム１０は、動作の主体となるＷｅｂサーバ２０、データの蓄積（記憶）・管理を主に行う第１データサーバ３０（記憶部）、第２データサーバ４０を具備する。第１データサーバ３０、第２データサーバ４０で記憶されるデータ（情報）は、主にＷｅｂサーバ２０から支店ＰＣ１００にネットワークＮを介して送信された、あるいは支店ＰＣ１００からＷｅｂサーバ２０に送信されたデータ、あるいはこのデータに付随してＷｅｂサーバ２０で作成されたデータ、あるいは人事情報である。このようなデータの送信は、周知のファイル送信（転送）手法を用いることができる。 The
図２は、本部システム１０側の構成を示すブロック図である。ここで、Ｗｅｂサーバ２０においては、Ｗｅｂサーバ２０全体の制御を行う制御部２１が設けられる。また、Ｗｅｂサーバ２０に対する責任者（本部側責任者）の操作を受け付けるための操作部２２、この際に各種の情報を表示するディスプレイである表示部２３が設けられる。また、ネットワークＮを介してデータの送受信を行うネットワーク接続部２４、電子メール等の文字情報からなるファイル中の文字列を認識する文字情報認識部２５も設けられる。Ｗｅｂサーバ２０の操作は、権限のある本部側責任者によってのみ行われることが好ましいため、制御部２１は、操作部２２による予め設定されたパスワードの入力を認識した場合にのみ、これより後の操作を受け付けるように設定される。 FIG. 2 is a block diagram showing the configuration of the
図２においては、第１データサーバ３０、第２データサーバ４０についての記載は簡略化されているが、これらも実際にはＷｅｂサーバ２０と同様の構成を具備する。第１データサーバ３０、第２データサーバ４０は、それぞれがデータを記憶、蓄積することを主目的としており、これらが記憶するデータ（ファイル）の内容については後述する。 Although the description of the
図３は、この営業支援システム１の動作を示すフローチャートである。ここで、この動作は、本部システム１０においては責任者（本部側責任者）、支店ＰＣ１００においては営業担当者あるいは支店側責任者により行われる。ここでは、まず、本部側責任者は、支店に対して回答を要求する事項の内容を特定する情報（報告作成情報）、及びこの際に添付ファイルがある場合にはこれを指定する報告添付ファイル管理情報を作成する（Ｓ１）。 FIG. 3 is a flow chart showing the operation of this
図４は、この際の報告作成情報の具体的な例である。ここでは、本部側から支店側に対して、（１）顧客に対して興味のある製品のアンケートを行うことの依頼、（２）顧客に配布するカレンダーの必要な本数の問い合わせ、が行われている。ここでは、問い合わせの「タイトル」として、（１）に対しては、「アンケート」、（２）に対しては「カレンダー」が設定され、その内容が「依頼内容」に記載され、各々の回答期限が設定されている。この問い合わせの識別のために、制御部２１は、案件毎に報告管理ＩＤ（識別番号）を（１）に対して１、（２）に対して２を付与する。この報告作成情報は、第１データサーバ３０に記憶される。以降は、本部側から支店側に対して行われる問い合わせは、上記の報告管理ＩＤで識別される。図４の内容は、例えば制御部２１が表示部２３にＣＳＶ形式のファイルを表示させ、操作者（本部側責任者）に報告管理ＩＤ以外の項目を入力させることによって設定させることができる。 FIG. 4 is a specific example of report creation information at this time. Here, the head office side makes a request to the branch side to (1) ask the customer to conduct a questionnaire about products of interest, and (2) inquire about the required number of calendars to be distributed to the customer. there is Here, as the "title" of the inquiry, "questionnaire" is set for (1), and "calendar" is set for (2). A deadline is set. To identify this inquiry, the
また、図５は、この際に作成される報告添付ファイル管理情報の具体的な例である。ここでは、この情報は、添付ファイル毎に作成され、前記の（１）（報告管理ＩＤ＝１）の件についてのみ添付ファイルが４つ指定されている。後述するように、報告添付ファイル管理情報には、本部から支店側への問い合わせ時に添付するファイルだけでなく、支店から本部側への回答時に添付されたファイルも登録されるが、ここでは問い合わせ時のもののみが記載されている。図５において、全てのファイルに対して「状態区分」は、このような問い合わせ時におけるものであることを意味する「依頼」とされている。「ファイル区分」は、この添付ファイルがどの目的のものであるかを指定する項目であり、「配布」は全ての支店（支店ＰＣ１００）に対して同時に配布するものであることを意味し、「支店」は、指定された支店（支店ＰＣ１００）に対してのみ送付するものであることを意味する。「報告依頼宛先シーケンス」は、これに対応して、「０」が全支店に対して送信することを意味し、「１」は支店Ａのみ、「２」は支店Ｂのみ、「３」は支店Ｃのみに送付することを意味する。「ファイル名」においては、送信するファイル名が指定される。ここで送信される添付ファイルとしては、添付対象商品のリストに対応する「商品一覧．ｘｌｓｘ」が全支店に対して、対応する顧客のリストに対応する「Ａ＿顧客一覧．ｘｌｓｘ」、「Ｂ＿顧客一覧．ｘｌｓｘ」、「Ｃ＿顧客一覧．ｘｌｓｘ」が、それぞれ支店Ａ、Ｂ、Ｃに対して設定される。ここで指定される添付ファイルは、第２データサーバ４０における予め定められたフォルダに記憶させる、あるいはファイルのパスを「ファイル名」の項目で指定してもよい。ここでは、使用されたファイルに対して、「報告管理ＩＤ」、「状態区分」、「報告依頼宛先シーケンス」が紐づけられて記憶される。制御部２１は、報告作成情報と同様に、この報告添付ファイル管理情報を操作者（本部側責任者）に作成させ、第１データサーバ３０に記憶させることができる。 FIG. 5 is a specific example of report attachment file management information created at this time. Here, this information is created for each attached file, and four attached files are specified only for the case of (1) (report management ID=1). As will be described later, in the report attachment file management information, not only files attached when the head office makes an inquiry to the branch, but also files attached when the branch answers the head office are registered. Only those of are described. In FIG. 5, the "state category" for all files is "request", which means that it is at the time of such an inquiry. "File classification" is an item that specifies the purpose of this attached file, and "distribution" means that it is to be distributed to all branches (branch PCs 100) at the same time. "Branch" means that the mail is sent only to a designated branch (branch PC 100). "Report request destination sequence" corresponds to this, "0" means send to all branches, "1" means branch A only, "2" means branch B only, and "3" means It means to send to branch C only. In "file name", the name of the file to be transmitted is specified. As attached files to be sent here, "product list.xlsx" corresponding to the list of products to be attached is sent to all branches, and "A_customer list.xlsx" and "B_customer list.xlsx" corresponding to the corresponding customer list are sent to all branches. list.xlsx” and “C_customer list.xlsx” are set for branches A, B, and C, respectively. The attached file specified here may be stored in a predetermined folder in the
実際には図３のフローチャートは、報告作成情報における案件（報告管理ＩＤ）毎に行われる。ここでは、この動作は、上記の（１）（報告管理ＩＤ＝１）について行われるものとする。報告作成情報及び報告添付ファイル管理情報が第１データサーバ３０に記憶されたら、Ｗｅｂサーバ２０（制御部２１）は、これに基づいた問い合わせを支店側に行う（Ｓ２）。この問い合わせは、全ての支店（支店ＰＣ１００）に対して例えばメールサーバ２００を介した電子メールによって行われる。この際に、制御部２１は、報告添付ファイル管理情報を参照し、支店毎に設定された添付ファイルを添付することができる。この際、制御部２１は、この電子メールの内容に、報告作成情報（図４）の内容（報告管理ＩＤ（＝１）、タイトル、依頼内容、回答期限）を明記する。また、この際の添付ファイルは、支店に応じて図５に示されたとおりとされる。このため、この電子メールを受信した支店（支店ＰＣ１００）側では、上記の（１）の問い合わせ内容、及びこれに関連して対象商品、対象となる顧客を認識することができる。これによって、各支店側の営業担当者あるいは支店側責任者は、（１）の問い合わせに対して指定された顧客に対するアンケートを行うことによって回答を作成することができる（Ｓ３）。この際、ＣＳＶ形式の添付ファイルを受領した場合には、この添付ファイル中に回答を記入することもできる。 Actually, the flowchart in FIG. 3 is performed for each case (report management ID) in the report creation information. Here, it is assumed that this operation is performed for the above (1) (report management ID=1). After the report creation information and the report attachment file management information are stored in the
その後、支店側の営業担当者あるいは支店側責任者は、上記の問い合わせに対する回答を本部（Ｗｅｂサーバ２０）側に電子メールで行うことができる（Ｓ４）。この際、この回答を前記の問い合わせの電子メール（Ｓ２）の返信として行うことができ、この際に上記のように回答が記入されたファイルを添付ファイルとすることができる。Ｗｅｂサーバ２０は、この電子メール（回答）を受信する。 After that, the sales person at the branch or the person in charge at the branch can reply to the inquiry by e-mail to the head office (Web server 20) (S4). At this time, this reply can be sent as a reply to the e-mail (S2) for the inquiry, and at this time, the file in which the reply is written as described above can be made an attached file. The
制御部２１は、受信された回答を認識し、その中の報告管理ＩＤ（＝１）を認識することにより、この回答が（１）の問い合わせに対するものであることを認識することができる（Ｓ５）。制御部２１は、問い合わせに対して回答に不備がある場合（Ｓ６：Ｎｏ）、例えば回答と認識される文字列は存在するが記載が不十分である場合には、この回答者に対して再回答依頼の電子メールを送信することができる。ただし、再回答依頼の電子メールを送信する前には、制御部２１は、該当する回答者及び依頼内容を表示部２３で表示させ、かつこの回答者に再回答の電子メールを実際に送信するか否かを操作者（管理者）に承認させた上で、再回答の電子メールを送信させることができる。この際、制御部２１で人事情報システム３００からネットワークＮを介して人事情報を入手することができる。このとき、この回答者が退職または異動によりこの支店に在籍していないと認識された場合（Ｓ７：Ｎｏ）には、該当する回答者ではなく、この支店（支店ＰＣ１００）内の上司等に対して再回答依頼の電子メールを送信する（Ｓ８）。この回答者が回答した支店（ＰＣ１００）に在籍したままと認識された場合（Ｓ７：Ｙｅｓ）にはこの回答者に対して再回答依頼の電子メールを送信する（Ｓ９）。このような再回答依頼の電子メールを受信した支店あるいは回答者は、不備を認識した上で再度回答を作成（Ｓ３）、送信（Ｓ４）することができる。この動作は、不備が確認されなくなるまで（Ｓ６：Ｙｅｓ）、繰り返される。 By recognizing the received reply and recognizing the report management ID (=1) therein, the
このようにして不備のない回答を得た（Ｓ６：Ｙｅｓ）後、制御部２１は、第１データサーバ３０において報告回答情報を作成あるいは更新し、前記の報告添付ファイル管理情報を更新し、かつ添付ファイルを第２データサーバ４０に記憶させる（Ｓ１０）。報告回答情報は、前記の問い合わせに対する回答内容を記載した情報であり、図６は、これにより作成された報告回答情報の具体的な例である。ここでは、（１）に対して送信先の支店Ａ、Ｂ、Ｃ毎に回答結果が記載され、支店Ａのみから回答が来ているために、「状態区分」がＡに対して「回答済」で、「回答者氏名」に回答者の氏名が記載され、「回答者コメント」に回答内容が記載され、Ｂ、Ｃに対しては「状態区分」が「未回答」とされ、「回答者コメント」はブランクとされている。ここで、受信した電子メールで上記の報告管理ＩＤが記載されていれば、制御部２１は、この電子メールがどの問い合わせに対する回答であるかを認識できるため、制御部２１は、このような報告回答情報を作成することができる。 After obtaining a complete reply in this way (S6: Yes), the
また、ここで、上記の問い合わせ（１）に対しての支店Ａからの回答に際しては、ファイルが添付されていた場合、制御部２１は、この添付ファイルを前記の報告添付ファイル管理情報（図５）に追記する。図７は、このように更新された報告添付ファイル管理情報の例である。ここでは、添付されたファイルが「Ａ＿顧客一覧（回答）．ｘｌｓｘ」であることが、「ファイル名」で示され、このファイルは（１）の問い合わせに対する支店Ａからの回答であることが、「報告管理ＩＤ」が「１」であり「ファイル区分」が「回答」であり、「報告依頼宛先」が「１」であることによって認識できる。制御部２１は、回答の電子メールに応じてこのように報告添付ファイル管理情報に追記をすることができる。その後、制御部２１は、このような報告回答情報、報告添付ファイル管理情報を第１データサーバ３０に記憶させ、認識された添付ファイルを第２データサーバ４０に記憶させることができる。添付ファイルは、案件毎（報告管理ＩＤ）毎のフォルダに記憶させることが好ましい。 If a file is attached to the reply from the branch office A to the inquiry (1), the
また、制御部２１は、問い合わせに対して回答をしていない支店があると認識された場合（Ｓ１１：Ｎｏ）には、この支店（支店ＰＣ１００）に対して、回答依頼（督促）の電子メールを送信することができる（Ｓ１２）。督促の電子メールを送信する前には、制御部２１は、該当する支店及び警告（督促）の内容を表示部２３で表示させ、かつこの支店に督促の電子メールを実際に送信するか否かを操作者（管理者）に承認させた上で、督促の電子メールを送信させる。また、回答依頼（督促）の電子メールを送信する（Ｓ１２）際には、前記の場合と同様に、制御部２１で人事情報システム（Ｓ３００）から人事情報を入手し、この回答者が退職または異動によりこの支店に在籍していないと認識された場合には、該当する回答者ではなく、この支店（支店ＰＣ１００）内の上司等に対して回答依頼（督促）の電子メールを送信し、この回答者が回答した支店（ＰＣ１００）に在籍したままと認識された場合にはこの回答者に対して回答依頼（督促）の電子メールを送信することができる。 If the
実際には、問い合わせの送信（Ｓ２）から回答の受信（Ｓ４）までに要する時間間隔は不定である。このため、上記のような回答の内容の確認（Ｓ５）は、１日１回、例えばシステムの起動時（ログイン時）や、定められた時刻に、回答の内容の確認（Ｓ５）を行わせることができる。これに応じて、上記の判定（Ｓ６等）やこれに応じた督促の送信も、この時点で行われる。あるいは、このような回答の内容の確認（Ｓ５）を、Ｗｅｂサーバ２０が電子メールを受信する度に行うことができる。 In practice, the time interval required from sending an inquiry (S2) to receiving an answer (S4) is indefinite. For this reason, confirmation of the content of the answer (S5) as described above is performed once a day, for example, at system startup (login) or at a predetermined time. be able to. In response to this, the above determination (S6, etc.) and the transmission of the reminder corresponding to this are also performed at this time. Alternatively, confirmation of the contents of such a response (S5) can be performed each time the
その後、この督促を受信した支店においては、この回答のための作業を行い（Ｓ３）、回答を本部側に送信することができる（Ｓ４）。この操作は、全ての支店から回答を受信する（Ｓ１１：Ｙｅｓ）まで繰り返される。 After that, the branch office that received this reminder can work for this reply (S3), and can transmit the reply to the headquarters side (S4). This operation is repeated until responses are received from all branches (S11: Yes).
全ての回答が得られたら（Ｓ１１：Ｙｅｓ）、制御部２１は、その旨を表示部２３で表示させる。あるいは、本部側責任者の保持する携帯端末にその旨の電子メールを送信することにより、本部側責任者は、全ての回答が得られたことを認識することができる。これにより、本部側責任者は、得られた回答の集計作業をすることができる（Ｓ１３）。この際、各支店側から添付ファイルとして入手したＣＳＶファイルを統合して演算処理をＷｅｂサーバ２０で行うことにより、対象とした全ての顧客に対するアンケート結果を得ることができる。 When all answers have been obtained (S11: Yes), the
また、前記のように、図３の動作は、案件毎に行われるため、問い合わせ（２）に対しても同様の動作を並行して行うことができる。この際は、上記の（２）のように依頼の際には添付ファイルは用いられない場合でも、回答時に添付ファイルを用いることができ、この場合には前記と同様に報告添付ファイル管理情報に追記が行われる。また、制御部２１が、得られた回答中の「カレンダー」の本数と「手帳」の本数を文字認識して集計し、それぞれの必要な総数を認識することができる。 Further, as described above, since the operation in FIG. 3 is performed for each case, the same operation can be performed in parallel for inquiry (2). In this case, even if the attached file is not used at the time of request as in (2) above, the attached file can be used at the time of reply. An addendum is made. In addition, the
このように、（１）と（２）に対する問い合わせ送信後に一定の回答が得られた際に、制御部２１は、その進捗状況を表示部２３で表示させることができる。図８は、この場合の表示の例である。この表示は、報告作成情報、報告回答情報（図４、図６）等に基づいて行われる。ここでは、上記の問い合わせ（１）に関しては図６のとおりの結果が、案件（２）に関してはここに記載されたとおりの回答が各支店から得られ、集計までが終了したものとする。また、案件（２）よりも下側には、これよりも以前に依頼が行われ集計が行われた全ての問い合わせに関しての情報が履歴として同様に記載されている。ここで、集計まで終了した案件については、報告回答情報等が更新されることはないため、管理報告ＩＤが使用されず、まだ集計が行われていない案件である上記の（１）の管理報告ＩＤのみが記載される。ただし、管理報告ＩＤ（識別番号）としては、システム運用開始時からのシリアルナンバーを使用してもよい。この場合には、図８においても、全ての案件で管理報告ＩＤが表示され、集計が終了した全ての問い合わせも、管理報告ＩＤで識別することができる。 In this way, when a certain answer is obtained after sending the inquiries for (1) and (2), the
この画面においては、例えば上記の（１）についての各支店からの回答の有無（進捗）や、回答がない場合の督促の有無、回答がなかった場合における督促の有無及び督促の日付等が一覧化されて表示される。これによって、現在まだ集計の行われていない案件については、その進捗状況を管理者が容易に確認することができる。また、（１）についてまだ回答のない支店については、図示されるようにハッチングされて強調表示される。 On this screen, for example, whether or not there is a response (progress) from each branch regarding (1) above, whether or not there is a reminder when there is no response, whether or not there is a reminder when there is no response, and the date of the reminder, etc. displayed as As a result, the manager can easily check the progress of matters that have not yet been aggregated. Branches that have not yet responded to (1) are highlighted by hatching as shown.
また、図８において、「Ｌｉｎｋ」とされた項目は、選択されることによって、該当の内容が表示されるように設定される。すなわち、これによって、依頼内容（図４）や、使用された添付ファイル（図７）のリストあるいはその内容が表示される。このように、この表示を用いて、特に過去に行われた問い合わせに際しての結果や、使用された添付ファイルを容易に確認することができるため、これを用いて新たに報告作成情報を作成することもできる。 Also, in FIG. 8, the item labeled "Link" is set so that the corresponding content is displayed by being selected. That is, this displays the contents of the request (FIG. 4) and the list of attachment files used (FIG. 7) or their contents. In this way, by using this display, it is possible to easily check the results of inquiries made in the past and the attached files used, so it is possible to create new report preparation information using this display. can also
このため、制御部２１が図８の表示を行わせるに際しては、検索機能を設け、本部側責任者が所望の項目を容易にみつけることができる構成とすることが好ましい。これにより、例えば、「タイトル」として「アンケート」を指定した案件や、「回答者コメント」に「カレンダー」が含まれる案件、支店Ｃに対して行われた問い合わせ等を容易に認識することができ、これを新たな問い合わせを行う（報告作成情報を作成する）際に用いることができる。 Therefore, when the
上記の例においては、支店側に対して行われた問い合わせが報告作成情報（図４）における報告管理ＩＤで識別され、これに対する回答の内容（報告回答情報：図６）、使用された添付ファイル（報告添付ファイル管理情報：図７）は、いずれもこの報告管理ＩＤで識別される。このため、全ての回答が得られていない場合に、どの支店から回答が得られていないかを制御部２１が容易に認識することができ（Ｓ１１）、回答していない支店側に迅速に回答依頼をする（Ｓ１２）ことができる。 In the above example, the inquiry made to the branch side is identified by the report management ID in the report creation information (Fig. 4), the content of the reply (report reply information: Fig. 6), the attached file used (Report attached file management information: FIG. 7) are all identified by this report management ID. Therefore, when not all responses have been obtained, the
また、報告添付ファイル管理情報（図７）においては、ファイルが依頼時に使用されたものか、回答時に使用されたものかが「ファイル区分」によって識別されるため、集計の際に必要となるファイルの認識も容易である。また、報告添付ファイル管理情報（図７）では、依頼時の添付ファイルと回答時の添付ファイルの対応関係も、報告管理ＩＤとファイル区分により認識することができる。このため、例えば回答時の添付ファイルが誤ったものである場合（例えば異なる案件に関するものである場合）には、制御部２１がこれを認識することも容易である。 In addition, in the report attachment file management information (Fig. 7), whether the file was used at the time of request or at the time of reply is identified by "file classification". is also easy to recognize. In addition, in the report attached file management information (FIG. 7), the correspondence relationship between the attached file at the time of request and the attached file at the time of reply can also be recognized by the report management ID and the file classification. For this reason, for example, when the attached file at the time of answering is incorrect (for example, when it relates to a different matter), it is easy for the
また、上記の構成においては、問い合わせや回答が行われる度に報告作成情報、報告添付ファイル管理情報、報告回答情報は更新（追記）されて第１データサーバ３０に記憶され、かつ使用された添付ファイルも第２データサーバ４０に記憶される。このため、これらの内容を参照することにより、過去に行われた問い合わせ、回答の履歴を容易に認識することができる。また、添付ファイルとして、過去に依頼の際に添付したものを再度用いること、あるいは過去に回答時に添付されたものを修正して新たに依頼時に用いることも容易である。 In the above configuration, each time an inquiry or reply is made, the report creation information, the report attachment file management information, and the report reply information are updated (added) and stored in the
なお、上記の例では、全ての支店に対して同内容で添付ファイルのみが異なる問い合わせが行われるために、報告作成情報（図３）においては、宛先の指定が行われていない。しかしながら、報告添付ファイル管理情報（図４）と同様に、報告依頼宛先シーケンスを用いて宛先を報告作成情報に含ませることにより、宛先を指定してもよい。この場合には、報告添付ファイル管理情報における報告依頼宛先シーケンスは、報告作成情報における報告依頼宛先シーケンスの範囲内に限定される。 In the above example, since inquiries with the same contents but different attached files are sent to all branches, the destination is not specified in the report creation information (FIG. 3). However, as with the report attachment file management information (FIG. 4), the destination may be specified by including the destination in the report creation information using the report request destination sequence. In this case, the report request destination sequence in the report attachment file management information is limited within the scope of the report request destination sequence in the report creation information.
なお、上記の報告作成情報、報告添付ファイル管理情報が作成されて第１データサーバ３０に記憶された（Ｓ１）後で、これに応じた電子メールを発信させる（Ｓ２）前に、制御部２１は、これらの最終的な内容を表示部２３で表示させて、操作者（本部側責任者）に確認させた後に上記の問い合わせのための電子メールを送信させることが好ましい。同様に、制御部２１は、回答の電子メールから上記の報告回答情報を作成、報告添付ファイル管理情報を更新した（Ｓ１０）後で、これらの最終的な内容を表示部２３で表示させて確認作業を行わせることが好ましい。 It should be noted that after the report creation information and the report attachment file management information are created and stored in the first data server 30 (S1) and before sending an e-mail corresponding to them (S2), the
また、上記の例では、報告作成情報（図３）が作成されてから（Ｓ１）、支店側に問い合わせが行われる（Ｓ２）ものとしたが、問い合わせを行うタイミングは、目的に応じて適宜設定することができ、例えば、定期的に問い合わせを行わせることもできる。このような場合には、報告管理イベント情報が報告作成情報と共に用いられ、この具体的な例を図９に示す。ここでは、前記の（２）の問い合わせを定期的に行うものとしている。このため、ここでは、前記の報告管理ＩＤとは別の「イベントＩＤ」として１が付与されたイベントとして、上記の（２）の問い合わせ（報告管理ＩＤ＝２）が設定され、「連絡日」として、毎年１０／２６が設定されている。同様に、他の問い合わせも、２以降のイベントＩＤを付与して登録することができる。報告管理イベント情報も、前記と同様に第１データサーバ３０に記憶される。 In the above example, after the report creation information (Fig. 3) is created (S1), the branch office is contacted (S2). can be used, for example, to be queried on a regular basis. In such cases, report management event information is used along with report generation information, a specific example of which is shown in FIG. Here, it is assumed that the above inquiry (2) is performed periodically. Therefore, here, the above inquiry (2) (report management ID = 2) is set as an event with 1 as an "event ID" different from the report management ID, and the "contact date" is set. 10/26 is set every year. Similarly, other inquiries can be registered with an event ID of 2 or later. Report management event information is also stored in the
制御部２１は、例えば、１日１回の定められた時刻（例えば始業時等）やシステムの起動時に、この報告管理イベント情報を読み出す設定とすることができる。当日が、この「連絡日」に該当する場合には、図３のＳ２以降の動作を行わせ、カレンダー、手帳が要求される総数を本部側で認識することができる。この際、この例では添付ファイルは使用されないが、添付ファイルがある場合にも、上記と同様に添付ファイルが指定されて添付される。なお、このように報告管理イベント情報を用いて報告作成情報に基づく問い合わせを行った場合には、図４における回答期限は無視される、あるいはこの回答期限は別途設定される。 For example, the
なお、上記の例では、本部から支店側への問い合わせ、支店から本部側への回答は電子メールを用いて行われるものとしたが、Ｗｅｂサーバと支店ＰＣとの間の連絡手段として用いることができる限りにおいて、このために用いられる手段は任意である。 In the above example, inquiries from the head office to the branch office and responses from the branch office to the head office are sent using e-mail. As far as possible, the means used for this are arbitrary.
また、報告作成情報（図４）においては、報告管理ＩＤ（識別番号）以外の項目は、上記の例における項目以外にも、問い合わせ内容、商品に応じて適宜設定が可能である。これに応じて、報告回答情報における項目も同様に適宜設定が可能である。 In addition, in the report creation information (FIG. 4), items other than the report management ID (identification number) can be appropriately set according to the content of the inquiry and the product, in addition to the items in the above example. Correspondingly, the items in the report reply information can also be appropriately set.
以上、本発明を実施形態をもとに説明した。この実施形態は例示であり、それらの各構成要素の組み合わせにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。 The present invention has been described above based on the embodiments. It should be understood by those skilled in the art that this embodiment is an example, and that various modifications can be made to the combination of each component, and that such modifications are within the scope of the present invention.
１ 営業支援システム
１０ 本部システム
２０ Ｗｅｂサーバ
２１ 制御部
２２ 操作部
２３ 表示部
２４ ネットワーク接続部
２５ 文字情報認識部
３０ 第１データサーバ
４０ 第２データサーバ
１００ 支店ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
２００ メールサーバ
３００ 人事情報システム
Ｎ ネットワーク1 Sales support
200
Claims (6)
Translated fromJapanese複数の前記問い合わせの各々に対して識別番号を付与した上で内容を特定した報告作成情報を記憶する記憶部と、
前記報告作成情報の内容を表示し、前記本部側に設けられた表示部と、
前記報告作成情報に基づき前記報告作成情報に対応する前記問い合わせを前記支店側に行い、前記支店側から得られた前記回答を前記識別番号によって認識することにより前記識別番号と前記回答の内容を特定した報告回答情報を作成し前記記憶部に記憶させ、
前記支店側から得られた前記回答を前記識別番号によって認識することにより前記回答が前記問い合わせに対するものであることを認識した上で、前記回答が前記問い合わせに対する回答として不備があるか否かを判定し、
不備があると判定した場合には、ネットワークを介して人事情報システムから当該支店の人事情報を入手し、当該人事情報に基づいて、前記回答の回答者が当該支店に在籍しているか否かを判定し、
在籍していると判定した場合は当該回答者に再回答依頼を送信し、
在籍していないと判定した場合には、前記支店に在籍する者であって当該回答者以外の者に再回答依頼を送信する制御部と、
を具備することを特徴とする営業支援システム。A sales support system for making inquiries from a head office side to a plurality of branch sides and responses to the inquiries from the branch offices to the head office side via a network,
a storage unit that stores report creation information that specifies the content after assigning an identification number to each of the plurality of inquiries;
a display unitthat displays the content of the report creation information and is provided on the side of the headquarters ;
The inquiry corresponding to the report preparation information is made to the branch office based on the report preparation information, and the identification number and the content of the answer are specified by recognizing the answer obtained from the branch office by the identification number. create report reply information and store it in the storage unit;
After recognizing that the answer is for the inquiry by recognizing the answer obtained from the branch by the identification number, it is determined whether or not the answer is incomplete as an answer to the inquiry. death,
If it is determined that there is a deficiency, the personnel information of the branch will be obtained from the personnel information system via the network, and based on the personnel information, whether or not the respondent of the above answer is enrolled at the branch judge,
If it is determined that the respondent is enrolled, a re-answer request is sent to the respondent,
a control unit that transmits a re-answer request to a person other than the respondent who is enrolled in the branch office when it is determined that the respondent is not enrolled;
A sales support system comprising:
前記制御部は、前記報告添付ファイル管理情報及び前記報告作成情報に基づき前記添付ファイルを添付して前記問い合わせを複数の前記支店側に一括送信することを特徴とする請求項１に記載の営業支援システム。The storage unit stores report attachment file management information, which is information for identifying an attachment file to be attached at the time of the inquiry in correspondence with the identification number for each branch office to which the inquiry is sent,
2. The sales support according to claim1 , wherein said control unit attaches said attached file based on said report attached file management information and said report creation information, and collectively transmits said inquiry to said plurality of branch offices. system.
操作者による検索条件の指定により、当該内容中の検索が行われることを特徴とする請求項２に記載の営業支援システム。The control unit causes the storage unitto store the report creation information, the report reply information, and the report attachment file management information corresponding to the inquiry and the reply made in the past, and stores the report creation information and the report causing the display unit to display the response information and the contents of the report attachment file management information;
3. The sales support system according to claim2 , wherein a searchis performed in the contents by specifying a search condition by the operator.
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