本発明は、行事の予定を調整する情報処理装置、予定調整方法およびその方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。 The present invention relates to an information processing apparatus for adjusting an event schedule, a schedule adjustment method, and a program for causing a computer to execute the method.
会議等の行事を開催する開催者は、開催する行事の出席予定者の予定（スケジュール）を参照し、自分自身も含めて全ての出席予定者に共通して予定がない期間を見つけ、その期間にその行事のスケジュールを入れる。そして、開催者は、その行事の開催を自分以外の出席予定者に対して通知する。 The organizer who holds an event such as a meeting refers to the schedule (schedule) of the attendees of the event to be held, finds a period during which there is no schedule common to all attendees including himself, and Enter the schedule of the event in. Then, the organizer notifies attendees other than the attendee of the event.
しかしながら、全ての出席予定者に共通してスケジュールがない期間がいつも見つかるとは限らない。その場合、開催者は、各出席予定者に対して、その行事と開催期間が重複する他の行事のスケジュール変更を打診したりする等してスケジュール調整を行う。このようなスケジュール調整作業は、開催者にとって手間がかかり、負担が重い。 However, it is not always possible to find periods when there is no schedule common to all attendees. In that case, the organizer adjusts the schedule for each prospective attendee by, for example, probing the schedule change of another event whose event period overlaps with that event. Such schedule adjustment work is troublesome and burdensome for the organizer.
そこで、出席予定者の所属先に関する情報に基づき、開催期間が重複する行事の優先度を判定し、優先度が低い行事の開催期間の変更を促す情報を出力する装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。 Therefore, there has been proposed a device that determines the priority of an event with an overlapping period of time based on the information about the affiliation of the prospective attendee and outputs information that prompts a change of the period of the event of a low priority (for example, , Patent Document 1).
しかしながら、現実的には、上記の出席予定者の所属先に関する情報のみでは適切に行事の重要度を決めることはできないという問題があった。例えば、重要度が低く設定されている自部署の会議でも、アクションアイテム（誰がいつまでに何をするかという内容の活動項目）の報告が必要な重要な会議もあるからである。 However, in reality, there was a problem that the importance of the event could not be appropriately determined only by the information on the affiliation of the attendees. This is because, for example, there are important meetings that require reporting of action items (activity items that describe who will do what by what time) even in the meetings of their own departments that are set to have low importance.
本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、行事の出席予定者にとっての現実的な重要度を決定し、その重要度に従ってスケジュール調整を行うことができる装置、方法およびプログラムを提供することを目的とする。 The present invention has been made in view of the above problems, and provides an apparatus, a method, and a program capable of determining a practical importance of an event attendee and adjusting a schedule according to the importance. The purpose is to do.
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、行事の予定を調整する情報処理装置であって、開催予定の行事の出席予定者が出席を予定する他の行事の情報と過去に開催された行事の情報とを記憶する記憶部と、開催予定の行事の情報と記憶部に記憶された他の行事の情報とに基づき、開催予定の行事に対して設定された開催期間に重複する他の行事があるか否かを判断する重複判断部と、重複判断部により重複する他の行事があると判断された場合、開催予定の行事の情報と記憶部に記憶された過去に開催された行事の情報とに基づき、開催予定の行事と重複する他の行事の重要度を決定する決定部と、決定部により決定された重要度に基づき、重複する他の行事の開催期間の変更が可能であるか否かを判断する変更判断部と、変更判断部により変更が可能と判断された場合に、重複する他の行事の開催期間を変更する調整処理部とを含む、情報処理装置を提供する。 In order to solve the above-mentioned problems and achieve the object, the present invention is an information processing apparatus for adjusting the schedule of an event, and includes information on other events scheduled to be attended by a prospective attendee. A storage period that stores information about events held in the past, and the duration set for the planned event, based on the information about the planned event and information about other events stored in the storage unit If there is another event that overlaps with the duplication judgment part that determines whether there is another event that overlaps with the other, the information of the event to be held and the past stored in the storage part Based on the information of the event held in the event, the decision unit that determines the importance of other events that overlap with the planned event, and the duration of other overlapping events based on the importance determined by the decision unit Information, including a change determination unit that determines whether or not the change can be made, and an adjustment processing unit that changes the duration of another overlapping event if the change determination unit determines that the change is possible. A processing device is provided.
本発明によれば、行事の出席予定者にとっての現実的な重要度を決定し、その重要度に従ってスケジュール調整を行うことができる。 According to the present invention, it is possible to determine a realistic degree of importance of a person who is going to attend an event and adjust the schedule according to the degree of importance.
図１は、スケジュール管理システムの構成例を示した図である。スケジュール管理システムは、行事の予定（スケジュール）を管理し、その調整を行うシステムである。スケジュール管理システムは、行事の開催者や参加者等のユーザが利用するユーザ端末１０〜１２と、ユーザ端末１０〜１２とネットワーク１３を介して接続される情報処理装置としての管理サーバ１４とを含んで構成される。行事は、いかなる行事であってもよいが、以下、行事を会議として説明する。なお、会議は、社内で行われる会議、社外で行われる会議、出張して行われる会議等、各種の会議が含まれる。 FIG. 1 is a diagram showing a configuration example of a schedule management system. The schedule management system is a system for managing the schedule of an event and adjusting the schedule. The schedule management system includes user terminals 10 to 12 used by users such as event organizers and participants, and a management server 14 as an information processing device connected to the user terminals 10 to 12 via a network 13. Composed of. The event may be any event, but the event will be described as a meeting below. The conference includes various conferences such as a conference held in-house, a conference held outside the company, and a conference held on a business trip.
図１では、ユーザ端末が３つとされているが、これに限られるものではなく、２つであってもよいし、４以上であってもよい。ユーザ端末は、ユーザ自身が出席する予定の会議のスケジュールを入力し、その情報を管理サーバ１４に登録するために使用される。また、ユーザ端末は、開催予定の会議の開催者が、その会議の情報を入力し、その情報を管理サーバ１４に送信してスケジュール調整させるために使用される。 Although the number of user terminals is three in FIG. 1, the number of user terminals is not limited to three, and may be two or four or more. The user terminal is used to input a schedule of a meeting which the user himself/herself will attend and to register the information in the management server 14. Further, the user terminal is used by the organizer of the scheduled conference to input the information of the conference and send the information to the management server 14 to adjust the schedule.
ユーザ端末１０〜１２としては、PC(Personal Computer)、タブレット端末、スマートフォン、PDA(Personal Digital Assistant)等を使用することができる。ユーザ端末１０〜１２は、ユーザが入力したスケジュールに基づき、スケジュール表といったスケジュール情報を作成し、管理サーバ１４に登録する処理を実行するためのプログラムを実装する。 As the user terminals 10 to 12, a PC (Personal Computer), a tablet terminal, a smartphone, a PDA (Personal Digital Assistant), or the like can be used. The user terminals 10 to 12 implement a program for executing a process of creating schedule information such as a schedule table based on the schedule input by the user and registering the schedule information in the management server 14.
ネットワーク１３は、LAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)、インターネット等とすることができ、有線ネットワークと無線ネットワークのいずれであってもよい。また、ネットワーク１３は、２以上のネットワークがルータやプロキシサーバ等の中継装置により接続されたものであってもよい。図１では、ネットワーク１３を介して接続した構成例を示しているが、各ユーザ端末１０〜１２がケーブルおよびハブを使用し、直接接続された構成であってもよい。無線ネットワークは、無線LANのほか、Bluetooth（登録商標）や赤外線を利用したものであってもよい。 The network 13 may be a LAN (Local Area Network), a WAN (Wide Area Network), the Internet, or the like, and may be a wired network or a wireless network. Further, the network 13 may be one in which two or more networks are connected by a relay device such as a router or a proxy server. Although FIG. 1 shows a configuration example in which the user terminals 10 to 12 are connected via the network 13, the user terminals 10 to 12 may be directly connected to each other using a cable and a hub. The wireless network may use wireless LAN, Bluetooth (registered trademark), or infrared rays.
管理サーバ１４は、各ユーザ端末１０〜１２から各ユーザのスケジュール情報を受信して登録し、また、開催予定の会議の情報の入力を受けて、各ユーザのスケジュールを確認し、スケジュール調整を行う。管理サーバ１４が実行する処理の詳細については後述する。なお、管理サーバ１４は、自社運用型（オンプレミス）のサーバであってもよいし、クラウドサーバであってもよい。 The management server 14 receives and registers the schedule information of each user from each of the user terminals 10 to 12, receives the input of the information of the meeting to be held, confirms the schedule of each user, and adjusts the schedule. .. Details of the processing executed by the management server 14 will be described later. The management server 14 may be an in-house operated (on-premises) server or a cloud server.
図２を参照して、管理サーバ１４のハードウェア構成について説明する。管理サーバ１４は、ハードウェアとして、CPU２０、ROM２１、RAM２２、HDD２３、通信I/F２４を含む。CPU２０、ROM２１、RAM２２、HDD２３、通信I/F２４は、バス２５に接続され、バス２５を介して互いに情報のやりとりを行う。なお、ユーザ端末１０〜１２も同様のハードウェア構成とすることができ、さらに、入出力I/F、表示装置、入力装置を備えることができる。これら入出力I/F等は、管理サーバ１４も備えていてもよい。 The hardware configuration of the management server 14 will be described with reference to FIG. The management server 14 includes a CPU 20, a ROM 21, a RAM 22, a HDD 23, and a communication I/F 24 as hardware. The CPU 20, ROM 21, RAM 22, HDD 23, and communication I/F 24 are connected to the bus 25 and exchange information with each other via the bus 25. The user terminals 10 to 12 can also have the same hardware configuration, and can further include an input/output I/F, a display device, and an input device. The input/output I/F and the like may also include the management server 14.
CPU２０は、管理サーバ１４全体を制御し、上記のスケジュール情報を登録する処理、スケジュールを調整する処理を実行する。ROM２１は、管理サーバ１４を起動するためのブートプログラムやファームウェア等を格納する。RAM２２は、CPU２０に対して作業領域を提供し、CPU２０が実行するプログラムや使用するデータ等を保持する。HDD２３は、上記の処理を実現するためのプログラムやその他のアプリケーション、各種のデータ、そのプログラムやその他のアプリケーションとハードウェアとのインタフェースを提供するOS(Operating System)等を格納する。ここでは、HDD２３を使用しているが、SSD(Solid State Drive)等であってもよい。 The CPU 20 controls the entire management server 14 and executes a process of registering the schedule information and a process of adjusting the schedule. The ROM 21 stores a boot program and firmware for starting the management server 14. The RAM 22 provides a work area for the CPU 20 and holds programs executed by the CPU 20, data used, and the like. The HDD 23 stores programs and other applications for implementing the above processing, various data, an OS (Operating System) that provides an interface between the programs and other applications and hardware, and the like. Although the HDD 23 is used here, it may be an SSD (Solid State Drive) or the like.
通信I/F２４は、ネットワーク１３に接続し、ネットワーク１３を介したユーザ端末１０〜１２との通信を制御する。ちなみに、上記の入出力I/Fは、表示装置への情報の出力を制御し、入力装置からの情報の入力を制御する。表示装置は、液晶ディスプレイ、有機EL(Electro-Luminescence)ディスプレイ、CRT(Cathode Ray Tube)等の情報を表示する装置である。入力装置は、マウスやキーボード等の情報を入力するための装置である。 The communication I/F 24 is connected to the network 13 and controls communication with the user terminals 10 to 12 via the network 13. Incidentally, the input/output I/F controls the output of information to the display device and the input of information from the input device. The display device is a device that displays information such as a liquid crystal display, an organic EL (Electro-Luminescence) display, and a CRT (Cathode Ray Tube). The input device is a device for inputting information such as a mouse and a keyboard.
管理サーバ１４は、これらのハードウェアに限定されるものではなく、そのほか、外部記憶装置や、その外部記憶装置を接続し、制御する外部記憶I/F等を備えることができる。外部記憶装置を備える場合、上記の情報を登録し、記憶するための記憶装置として使用することが可能である。 The management server 14 is not limited to these pieces of hardware, and may additionally include an external storage device, an external storage I/F that connects and controls the external storage device, and the like. When an external storage device is provided, it can be used as a storage device for registering and storing the above information.
ユーザ端末１０〜１２は、CPUがHDD等からプログラムを読み出して実行することにより複数の機能部を生成し、それらの機能部により各種の機能を提供する。ユーザ端末１１、１２も、ユーザ端末１０と同じ機能部を備えるため、ここではユーザ端末１０についてのみ説明する。 The user terminals 10 to 12 generate a plurality of functional units by the CPU reading and executing the program from the HDD or the like, and the various functional units provide various functions. Since the user terminals 11 and 12 also have the same functional units as the user terminal 10, only the user terminal 10 will be described here.
図３は、ユーザ端末１０の機能ブロック図である。ユーザ端末１０は、機能部として、ユーザが入力した情報を受け付ける入力受付部３０と、受け付けた情報に基づき、スケジュール情報を生成する生成部３１と、スケジュール情報を管理サーバ１４に送信し、登録させる送信部３２とを備える。入力受付部３０は、情報として、開催予定の会議の情報の入力を受け付けることができ、送信部３２は、その会議の情報を管理サーバ１４に送信することができる。 FIG. 3 is a functional block diagram of the user terminal 10. The user terminal 10 functions as a functional unit, an input reception unit 30 that receives information input by a user, a generation unit 31 that generates schedule information based on the received information, and schedule information that is transmitted to the management server 14 for registration. And a transmitter 32. The input reception unit 30 can receive, as the information, the input of the information of the conference to be held, and the transmission unit 32 can transmit the information of the conference to the management server 14.
ユーザ端末１０は、管理サーバ１４によってスケジュール調整され、調整対象の会議の開催期間の変更を促す通知を受信する受信部３３と、その通知を表示する表示部３４とをさらに備える。その通知を受けたその会議の出席予定者は、この通知に対して応答することができ、その通知を受信部３３が受信し、送信部３２がその応答を管理サーバ１４に送信することができる。また、受信部３３は、スケジュール調整ができない旨の通知を受信することもできる。 The user terminal 10 further includes a receiving unit 33 that receives a notification that is schedule-adjusted by the management server 14 and that prompts a change of the holding period of the conference to be adjusted, and a display unit 34 that displays the notification. The prospective attendee of the conference, which has received the notification, can respond to the notification, the receiving unit 33 can receive the notification, and the transmitting unit 32 can send the response to the management server 14. .. The receiving unit 33 can also receive a notification that the schedule cannot be adjusted.
ユーザ端末１０は、これらの各機能部を制御するために、制御部３５を備えることができる。制御部３５は、生成部３１へのスケジュール情報の生成を指示し、送信部３２に対してスケジュール情報の送信を指示し、上記の応答を生成し、送信部３２に対してその応答の送信を指示することができる。また、制御部３５は、受信部３３が受信した通知を、表示部３４に対して表示するように指示することができる。 The user terminal 10 can include a control unit 35 in order to control each of these functional units. The control unit 35 instructs the generation unit 31 to generate schedule information, instructs the transmission unit 32 to transmit schedule information, generates the above response, and transmits the response to the transmission unit 32. You can give instructions. Further, the control unit 35 can instruct the display unit 34 to display the notification received by the receiving unit 33.
管理サーバ１４は、CPU２０がHDD２３等からプログラムを読み出して実行することにより複数の機能部を生成し、それらの機能部によりスケジュール情報を登録し、スケジュールを調整する機能を提供することができる。図４は、管理サーバ１４の機能ブロック図である。管理サーバ１４は、機能部として、記憶部４０と、重複判断部４１と、決定部４２と、変更判断部４３と、調整処理部４４とを含んで構成される。管理サーバ１４は、少なくともこれらの機能部を備えるが、そのほか、受信部４５、ユーザ検索部４６、送信部４７を備えることができる。 The management server 14 can provide a function of generating a plurality of functional units by the CPU 20 reading a program from the HDD 23 or the like and executing the program, registering schedule information by these functional units, and adjusting a schedule. FIG. 4 is a functional block diagram of the management server 14. The management server 14 is configured to include a storage unit 40, a duplication determination unit 41, a determination unit 42, a change determination unit 43, and an adjustment processing unit 44 as functional units. The management server 14 includes at least these functional units, but may further include a reception unit 45, a user search unit 46, and a transmission unit 47.
記憶部４０は、ユーザ端末１０〜１２から各ユーザが出席を予定する他の会議の情報を含むスケジュール情報を記憶する。スケジュール情報は、例えば図５に示すスケジュール表を一例として挙げることができる。スケジュール情報は、各ユーザのスケジュール表を個別に記憶部４０に記憶することも可能であるが、図５に示すように、全ユーザの会議のスケジュールを一覧表として記憶することができる。ちなみに、図５は、ある日の全ユーザの会議のスケジュールを一覧表として示すものである。スケジュール表内には、社内で行われる会議のほか、出張して行われる打ち合わせ等の会議も「出張」と表記して示している。 The storage unit 40 stores schedule information including information on other meetings that each user plans to attend from the user terminals 10 to 12. As the schedule information, for example, the schedule table shown in FIG. 5 can be cited. As the schedule information, the schedule table of each user can be stored in the storage unit 40 individually, but as shown in FIG. 5, the schedule of the conference of all users can be stored as a list. By the way, FIG. 5 shows a schedule of meetings of all users on a certain day as a list. In the schedule table, in addition to the meetings held within the company, meetings such as meetings held during business trips are also described as “business trips”.
記憶部４０は、スケジュール情報のほか、過去に開催された会議の情報も記憶する。過去に開催された会議の情報としては、過去に開催された会議において作成された議事録を一例として挙げることができる。議事録は、会議名、会議の開催期間（開催日時）、開催場所、出席者の氏名、所属、役職、社外の人であればその会社名、アクションアイテム等の会議の内容を含む。 The storage unit 40 stores, in addition to the schedule information, information on meetings held in the past. As the information of the meetings held in the past, the minutes created in the meetings held in the past can be given as an example. The minutes include the contents of the meeting such as the name of the meeting, the holding period (holding date and time) of the meeting, the place of the meeting, the names of the attendees, the affiliation, the position, the company name of an outside person, the action item, and the like.
記憶部４０は、さらに、ユーザの情報を記憶することができる。ユーザの情報は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報（ユーザID）、ユーザの氏名、個人番号、組織図、メールアドレス等を含むことができる。このメールアドレスを含むことで、メールにより各ユーザに会議の開催等を通知することができる。 The storage unit 40 can further store user information. The user information can include user identification information (user ID) for identifying the user, the user's name, personal number, organization chart, mail address, and the like. By including this e-mail address, it is possible to notify each user of the holding of a meeting or the like by e-mail.
記憶部４０は、業務情報として、業務の成果や結果等のアウトプットや文書等を記憶し、また、ユーザ毎の業務のタグ情報も記憶する。タグ情報は、業務に関して付加される付加情報で、例えば、業務がXという製品の開発である場合、「X」や「開発」等がそれに該当する。 The storage unit 40 stores, as the business information, outputs such as business results and results, documents, and the like, and also stores tag information of the business for each user. The tag information is additional information that is added with respect to the business. For example, when the business is the development of a product called X, "X" or "development" corresponds to it.
受信部４５は、開催予定の会議の情報を、その会議の開催者であるユーザのユーザ端末から受信する。開催予定の会議の情報は、会議名、会議の議題、会議の開催日時を含む。開催日時は、例えば２０１２年１２月１５日１０時から１２時という１つの日時に限られるものではなく、２以上の日時を設定してもよく、また、ある日時からある日時までという許容期間で設定してもよい。 The receiving unit 45 receives information on a conference to be held from the user terminal of the user who is the organizer of the conference. The information about the scheduled conference includes the conference name, the agenda of the conference, and the date and time of the conference. The date and time of the event is not limited to one date and time, for example, 10 to 12 o'clock on December 15, 2012, and two or more dates and times may be set. You may set it.
ユーザ検索部４６は、記憶部４０に記憶された議事録を参照し、開催予定の会議に出席するユーザを検索し、その開催予定の会議の出席予定者として特定する。ユーザ検索部４６は、議事録が出席者の氏名を含むため、開催予定の会議に関連する議事録を検索し、検索した議事録に含まれる出席者を、その開催予定の会議の出席予定者として特定する。 The user search unit 46 refers to the minutes stored in the storage unit 40, searches for a user who attends the scheduled conference, and identifies the users who are scheduled to attend the scheduled conference. Since the minutes include the names of the attendees, the user search unit 46 searches the minutes related to the scheduled meeting and finds the attendees included in the searched minutes as the attendees of the scheduled meeting. Specify as.
開催予定の会議に関連する議事録は、例えば、開催予定の会議の会議名が「第２回○○開発会議」である場合の、回数を除く会議名が同じ「第１回○○開発会議」といった、一定以上のタイトルの文字が同じ議事録である。ここでは、一定以上のタイトルの文字が同じ議事録を、関連する議事録としたが、これに限られるものではなく、例えば特定のキーワードをタイトルや会議の内容に含むもの等としてもよい。この例では、ユーザ検索部４６により出席予定者を特定しているが、これに限られるものではなく、開催者が指定してもよい。 The minutes related to the scheduled conference are, for example, when the conference name of the scheduled conference is “2nd XX development conference”, the same conference name except the number of times is “1st XX development conference”. , Etc. are the same minutes with letters of a certain title or more. Here, the minutes that have the same or more title characters are used as related minutes, but the minutes are not limited to this, and a specific keyword may be included in the title or the contents of the meeting, for example. In this example, the user search unit 46 identifies the prospective attendee, but the present invention is not limited to this, and the organizer may specify the attendee.
重複判断部４１は、開催予定の会議と開催期間が重複する、ユーザ検索部４６により出席予定者として特定されたユーザが出席を予定している他の会議があるかどうかを判断する。重複判断部４１は、その判断にあたって、記憶部４０に記憶されている上記で特定された全ユーザのスケジュール情報を参照する。重複判断部４１は、開催予定の会議と当該全ユーザが出席を予定している他の会議との開催期間が一部でも重複する場合は重複すると判断する。 The duplication determination unit 41 determines whether or not there is another conference scheduled to attend by the user identified as the attendee by the user search unit 46 and having the same period as the scheduled conference. The duplication determination unit 41 refers to the schedule information of all the users stored in the storage unit 40 specified above in the determination. The duplication determination unit 41 determines that the conference scheduled to be held and another conference in which all the users are scheduled to attend will overlap if the held periods partially overlap.
決定部４２は、重複判断部４１により重複する他の会議があると判断された場合、開催予定の会議の情報と、記憶部４０に記憶された議事録とに基づき、開催予定の会議と、重複する他の会議の重要度を決定する。重複する他の会議は、１つの会議に限られるものではなく、複数であってもよい。重要度は、その会議に出席を予定しているユーザにとってその会議がどのくらい重要であるかを示す指標であり、その決定方法については後述する。 When the duplication determination unit 41 determines that there are other overlapping conferences, the determination unit 42 determines a scheduled conference based on the information about the scheduled conference and the minutes stored in the storage unit 40. Determine the importance of other duplicate meetings. The other overlapping conferences are not limited to one conference, and may be multiple conferences. The degree of importance is an index indicating how important the conference is to the users who plan to attend the conference, and a method of determining the importance will be described later.
変更判断部４３は、決定部４２により決定された重要度に基づき、重複する他の会議の開催期間の変更が可能であるか否かを判断する。変更が可能であるか否かは、開催予定の会議の重要度より当該他の会議の重要度が低いか否かにより判断することができる。重複する他の会議が２以上ある場合は、それぞれにつき重要度が低いかどうかを判断する。 The change determination unit 43 determines, based on the importance determined by the determination unit 42, whether or not it is possible to change the holding period of another overlapping meeting. Whether or not the change is possible can be determined by whether or not the importance of the other conference is lower than the importance of the conference to be held. If there are two or more other conferences that overlap, it is judged whether or not the importance is low for each of them.
調整処理部４４は、変更が可能であると判断されたことを受けて、その重複する他の会議の開催期間を変更する処理を実施する。この重複する他の会議は、開催期間が変更され、そのスケジュールが調整される対象の会議であるため、調整対象会議と呼ばれる。１つでも重要度が低い会議があれば、その会議が調整対象会議とされる。 In response to the determination that the change is possible, the adjustment processing unit 44 performs the process of changing the holding period of the other overlapping conference. This overlapping other meeting is a meeting for which the holding period is changed and its schedule is adjusted, and is therefore called a meeting for adjustment. If even one of the conferences has a low importance, the conference is set as the adjustment target conference.
調整処理部４４は、調整対象会議の開催期間の変更を促す通知を、送信部４７を介して送信する。この通知において、調整対象会議の開催期間の変更先の期間を特定し、その期間を提案期間として提案することができる。このため、期間検索部をさらに備えることができる。期間検索部は、調整対象会議の出席予定者であるユーザ全員のスケジュール情報を参照し、いずれにも予定がない期間を提案期間として検索し、特定することができる。これにより、調整対象会議のスケジュール調整の手間を省くことができる。 The adjustment processing unit 44 transmits, via the transmission unit 47, a notification that prompts a change in the holding period of the adjustment target conference. In this notification, it is possible to specify the period to which the holding period of the adjustment-targeted meeting is changed and propose that period as the proposal period. Therefore, a period search unit can be further provided. The period search unit refers to the schedule information of all users who are scheduled to attend the adjustment-targeted conference, and can search and specify a period that has no plans as a proposed period. This can save the trouble of adjusting the schedule of the adjustment target conference.
調整処理部４４は、上記の提案期間への変更を依頼する通知を送信することができる。この通知は、メールとして送信することができ、送信先は、調整対象会議の出席予定者宛である。なお、通知は、メール以外の手段を使用して行ってもよい。調整処理部４４は、出席予定者全員から開催期間の変更を許可する応答を受けた場合、調整対象会議のスケジュールを変更して、スケジュール情報を更新する。 The adjustment processing unit 44 can send a notification requesting a change to the above proposal period. This notification can be sent as an email, and the destination is the prospective attendee of the adjusted conference. Note that the notification may be performed using a means other than the mail. The adjustment processing unit 44 changes the schedule of the adjustment target conference and updates the schedule information when receiving a response permitting the change of the holding period from all the attendees.
また、調整処理部４４は、開催予定の会議への出席を依頼する通知を、送信部４７を介して送信することができる。この通知も、メールとして送信することができ、送信先は、開催予定の会議の出席予定者宛である。調整処理部４４は、開催予定の会議の出席予定者全員から出席を示す応答を受けた場合、開催予定の会議のスケジュールを追加し、スケジュール情報を更新する。なお、出席を示す応答を送信した出席予定者は、開催予定の会議の出席予定者として確定される。 Further, the adjustment processing unit 44 can transmit a notification requesting attendance at a conference to be held via the transmission unit 47. This notification can also be sent as an e-mail, and the destination is to the attendees of the meeting to be held. When the adjustment processing unit 44 receives a response indicating attendance from all the attendees of the scheduled conference, the adjustment processing unit 44 adds the schedule of the scheduled conference and updates the schedule information. The attendees who have sent the response indicating attendance are confirmed as attendees of the conference to be held.
調整処理部４４は、開催予定の会議の開催通知を、その会議の出席予定者全員に対して送信部４７を介して送信する。この通知も、メールとして送信することができる。また、調整処理部４４は、変更判断部４３により変更ができないと判断された場合、スケジュール調整を行うことができない旨のメールを、開催予定の会議の開催者に対して送信部４７を介して送信する。重複する他の会議が複数ある場合は、いずれの会議も変更ができないと判断された場合、このメールを送信する。これを受けて、その開催者は、開催日時を変更する等の対応をとることができる。 The adjustment processing unit 44 transmits a notice of holding a conference scheduled to be held to all attendees of the conference via the transmitting unit 47. This notification can also be sent as an email. Further, when the change determination unit 43 determines that the change cannot be made, the adjustment processing unit 44 sends a mail to the effect that the schedule adjustment cannot be performed to the organizer of the scheduled meeting via the transmission unit 47. Send. If there are multiple overlapping meetings, and if it is determined that none of the meetings can be changed, send this email. In response to this, the organizer can take action such as changing the date and time of the event.
図６を参照して、管理サーバ１４が実行する処理について説明する。会議の開催者がユーザ端末を利用して開催予定の会議の情報を入力する。会議の情報は、会議名、議題、開催日時等を含む。ユーザ端末は、入力された開催予定の会議の情報を管理サーバ１４に送信する。管理サーバ１４は、ステップ６００から処理を開始し、ステップ６０５で、受信部４５がその情報を受信する。 The processing executed by the management server 14 will be described with reference to FIG. The organizer of the conference inputs the information of the conference to be held using the user terminal. The information on the conference includes the conference name, the agenda, the date and time of the conference, and the like. The user terminal transmits the input information about the scheduled conference to the management server 14. The management server 14 starts the process from step 600, and the receiver 45 receives the information in step 605.
ここでは、ユーザ端末から直接、開催予定の会議の情報を受信しているが、これに限られるものではない。例えば、その情報を入力するための画面の取得要求を受け、入力画面を提供し、入力画面に情報が入力されたものを受信してもよい。また、入力画面を提供する際、ユーザIDやパスワード等の入力を要求し、ユーザ認証を行ってもよい。この場合、管理サーバ１４は、認証部をさらに備えることができる。 Here, the information on the conference to be held is received directly from the user terminal, but the information is not limited to this. For example, a request to obtain a screen for inputting the information may be received, the input screen may be provided, and the input screen with the information input may be received. Further, when providing the input screen, user authentication may be performed by requesting input of a user ID, a password and the like. In this case, the management server 14 can further include an authentication unit.
ステップ６１０では、重複判断部４１が、開催予定の会議に対して設定された開催期間に重複する、その会議の出席予定者が出席を予定している他の会議があるかどうかを判断する。このステップ６１０では、ユーザ検索部４６が、受信部４５が受信した開催予定の会議の情報と、記憶部４０に記憶された議事録とを参照し、開催予定の会議に出席するユーザを検索し、その開催予定の会議の出席予定者として特定する。そして、重複判断部４１が、記憶部４０に記憶された、特定されたユーザのスケジュール情報を参照し、上記の開催期間が重複する会議があるかどうかを判断する。開催期間が重複する会議がない場合、開催者が設定した開催日時に開催可能であり、ステップ６３５へ進む。一方、重複する会議がある場合、開催者が設定した開催日時に開催することができないため、ステップ６１５へ進み、スケジュール調整を行う。 In step 610, the duplication determination unit 41 determines whether or not there is another meeting scheduled to be attended by a prospective attendee of the meeting, which overlaps the holding period set for the scheduled meeting. In this step 610, the user search unit 46 refers to the information about the scheduled conference received by the reception unit 45 and the minutes stored in the storage unit 40 to search for a user who attends the scheduled conference. , Identify as the attendees of the upcoming meeting. Then, the duplication determination unit 41 refers to the specified user's schedule information stored in the storage unit 40, and determines whether or not there is a meeting in which the above-mentioned holding periods overlap. If there is no conference with the overlapping period, it can be held at the date and time set by the organizer, and the process proceeds to step 635. On the other hand, if there are overlapping conferences, the conference cannot be held on the date and time set by the organizer, and therefore the process proceeds to step 615 to adjust the schedule.
ステップ６１５では、まず、決定部４２が、開催予定の会議の情報と、記憶部４０に記憶された議事録とに基づき、開催予定の会議と、重複する他の会議の重要度を決定する。 In step 615, the determining unit 42 first determines the importance of the scheduled conference and the overlapping other conferences based on the information on the scheduled conference and the minutes stored in the storage unit 40.
図７は、会議の重要度を決定する方法を説明する図である。開催予定の会議の情報は、開催通知として受け付け、その開催通知には、開催者の氏名や役職、出席予定者全員の氏名、議題、開催日時、出席を要望する度合い（レベル）等が含まれる。このため、評価項目は、この開催通知に対して、「開催者との関係」、「他の出席予定者」、「議題の関連性」、「開催日時までの余裕」、「出席要望レベル」等とすることができる。これは一例であるため、これに限られるものではなく、また、評価項目の数も、この５つに限られるものではなく、１〜４または６以上であってもよい。 FIG. 7 is a diagram illustrating a method of determining the importance of a conference. Information on upcoming meetings will be accepted as a notice, and the notice will include the name and title of the organizer, the names of all attendees, the agenda, the date and time of the event, and the level (level) of the attendance. .. Therefore, the evaluation items are "relationship with the organizer", "other attendees", "relevance of the agenda", "margin until the date and time", and "attendance request level" for this notice. And so on. Since this is an example, the number of evaluation items is not limited to this, and the number of evaluation items is not limited to 5 and may be 1 to 4 or 6 or more.
記憶部４０に記憶されている議事録には、出席予定者の氏名、実際に出席した出席者の氏名、誰がいつまでに何をするかという内容を示すアクションアイテム等が含まれる。このため、評価項目は、この議事録に対して、「出欠の実績」、「発言の有無」、「アクションアイテムの有無」等とすることができる。これも一例であるため、これに限られるものではなく、また、評価項目の数も、この３つに限られるものではなく、１もしくは２または４以上であってもよい。 The minutes stored in the storage unit 40 include the names of prospective attendees, the names of attendees who actually attended, action items indicating what is to be done by whom and when. For this reason, the evaluation items can be "actual attendance record", "whether or not to speak", "whether or not there is action item", etc. for this minutes. Since this is also an example, the number of evaluation items is not limited to this, and the number of evaluation items is not limited to these three, and may be 1 or 2 or 4 or more.
開催通知と議事録からの情報に基づき、これらの各評価項目について評価することができるが、これ以外の評価項目を設けてもよい。図７では、その一例として、「上司／部署の意向」という評価項目が設けられている。 Each of these evaluation items can be evaluated based on the information from the event notice and the minutes, but other evaluation items may be provided. In FIG. 7, as an example thereof, an evaluation item “intention of boss/department” is provided.
各評価項目に対して算出される評価値について、図８および図９を参照して詳細に説明する。図８および図９は、各評価項目に対する評価値を算出する方法を説明する図である。評価値は、定量化されていれば何段階で示してもよい。図８では、0から10までの11段階で評価値を表現し、評価値0が最も低く、評価値10が最も高いことを示している。 The evaluation value calculated for each evaluation item will be described in detail with reference to FIGS. 8 and 9. 8 and 9 are diagrams illustrating a method of calculating an evaluation value for each evaluation item. The evaluation value may be shown in any number of stages as long as it is quantified. In FIG. 8, the evaluation value is expressed in 11 levels from 0 to 10, with the evaluation value 0 being the lowest and the evaluation value 10 being the highest.
会議に対する出席予定者にとっての重要度は、図７に示す各評価項目に対する評価値を、図８および図９に示すテーブルから求め、各評価項目の評価値の合計を算出することにより決定される。 The importance of the attendees to the conference is determined by obtaining the evaluation values for the evaluation items shown in FIG. 7 from the tables shown in FIGS. 8 and 9 and calculating the sum of the evaluation values of the evaluation items. ..
評価項目について詳しく説明すると、上記の「開催者との関係」は、出席予定者に対して開催者の職制がどれくらい上であるか、または、同じもしくは下であるかを示すものである。図８（ａ）では、開催者の職制が上であるほど、一般的に会議の重要度が高いと考えられるので、その評価値が大きくなっている。また、開催者が自部署か、社外や他の部署であるかも示し、自部署より社外や他部署の方が、一般的に会議の重要度が高いと考えられるので、その評価値は大きくなっている。 Explaining the evaluation items in detail, the above-mentioned “relationship with the organizer” indicates to what extent the organizer's job system is above, equal to, or below the attendees. In FIG. 8A, the higher the organization of the organizer, the higher the evaluation value is because the importance of the conference is generally considered to be higher. It also indicates whether the organizer is in his or her own department, or outside or in another department, and it is generally considered that the outside or other department is more important than the own department, so the evaluation value becomes large. ing.
「他の出席予定者」は、自分以外の他の出席予定者が、社外、他部署、自部署であるか、その人数は何人かを示すものである。図８（ｂ）では、自部署の出席予定者のみより社外や他の部署の人がいる方が、その評価値は大きくなっており、また、自部署の出席予定者の数が少なくなるほど、その評価値は大きくなっている。自部署の出席予定者が多いほど、代役がきくので、自分が出席しなくても済み、自分にとってその会議の重要性は低くなるからである。 The “other attendees” indicates whether other attendees other than myself are outside the company, another department, one's own department, and how many people there are. In FIG. 8(b), the evaluation value is larger when there are people outside the company or in other departments than only those who are expected to attend the department, and the smaller the number of people who are planning to attend the department, The evaluation value is large. This is because the more people who plan to attend their own department, the more likely they will be to stand in, so that they do not have to attend and the meeting becomes less important to them.
「議題の関連性」は、記憶部４０に記憶された各ユーザの業務のタグ情報と比較した結果、関連性が高いか、低いか、どちらでもないかを示すものである。図８（ｃ）では、評価値を0、5、10の３段階に分けているが、これに限られるものではなく、２段階でも、４以上の段階であってもよい。関連性は、例えば議題に、タグ情報が含まれているかどうか、その数がいくつであるかにより判断することができる。タグ情報が、３つのキーワードを含む場合、議題に２以上のキーワード全部が含まれるとき、関連性が高い、いずれか１つのとき、どちらでもない、いずれのキーワードも含まないとき、関連性が低いと判断することができる。 “Agenda relevance” indicates whether the relevance is high, low, or neither as a result of comparison with the tag information of the work of each user stored in the storage unit 40. In FIG. 8C, the evaluation value is divided into three stages of 0, 5, and 10, but the evaluation value is not limited to this, and may be two stages or four or more stages. The relevance can be determined, for example, based on whether the agenda includes tag information and how many tags are included. When the tag information includes three keywords, when the agenda includes all two or more keywords, the relevance is high. When the tag information includes one or neither, neither is the relevance is low. Can be determined.
「開催日時までの余裕」は、開催予定の会議の情報に含まれる開催日時が、現在の日時の何日後かを示すものである。図８（ｄ）では、日数が少ないほど、スケジュール変更が難しくなるため、その評価値は大きくなっている。 The “margin until the date and time of the event” indicates how many days after the current date and time the date and time of the event included in the information about the scheduled meeting is. In FIG. 8D, the smaller the number of days, the more difficult it is to change the schedule. Therefore, the evaluation value is large.
「出席要望レベル」は、開催予定の会議の開催者にとって、その出席予定者が、出席必須の人(Must出席者)であるか、出席してもらいたい人(Want出席者)であるか、いずれでもないかというレベルを示すものである。図８（ｅ）では、Must出席者は、絶対に出席してもらいたい人であるため、評価値は大きくなっている。 The "attendance request level" is, for the organizer of the meeting to be held, whether the attendee is a mandatory attendee (Must attendee) or a person who wants to attend (Want attendee). It indicates the level of not being either. In FIG. 8E, the Must attendee is a person who absolutely wants to attend, so the evaluation value is large.
議事録に含まれる「出欠の実績」は、過去の会議において、その出席予定者がどの程度の出席率であるかを示すものである。図９（ａ）では、出席率が高いほど、その出席予定者にとって重要な会議であると考えられるため、その評価値が大きくなっている。 “Attendance record” included in the minutes indicates the attendance rate of the attendees in the past meetings. In FIG. 9A, the higher the attendance rate is, the more important the conference is for the prospective attendees, and the larger the evaluation value is.
「発言の有無」は、議事録で名指し（バイネーム）で発言が記録されている場合の発言の有無を示すものである。ここでは、発言の有無のみを規定しているが、発言の有無に加え、その回数によって評価値を設定することができる。図９（ｂ）では、発言があれば、会議に出席して発言する可能性が高く、その会議は重要と考えられることから、その評価値が大きくなっている。ここでは、発言の有無のみを設定しているが、発言の内容を考慮してもよい。 The “presence or absence of remark” indicates the presence or absence of remark when the remark is recorded by name (by-name) in the minutes. Although only the presence/absence of a statement is specified here, the evaluation value can be set based on the number of times in addition to the presence/absence of a statement. In FIG. 9( b ), if there is a utterance, there is a high possibility of attending the utterance and making a utterance, and since the conference is considered to be important, its evaluation value is large. Although only the presence/absence of a statement is set here, the content of the statement may be taken into consideration.
「アクションアイテムの有無」は、議事録にアクションアイテムがあるか否かを示すものである。図９（ｃ）では、何回か繰り返して行われる会議で、前回の会議で担当するアクションアイテムがある場合、その経過の状況や結果等を報告する必要があると考えられることから、その評価値が大きくなっている。 “Presence/absence of action item” indicates whether or not there is an action item in the minutes. In FIG. 9(c), if there is an action item in charge of the previous meeting in a meeting that is repeated several times, it is considered that it is necessary to report the status and result of the progress of the action item. The value is large.
ある期間において戦略的な指示が上司から下りている場合や部署において決定されている場合、手動でフラグを立てることができる。「上司／部署の意向」は、そのフラグが立っているか否かを示すものである。図９（ｄ）では、フラグが立っている場合、戦略的な指示があることから、その評価値が大きくなっている。フラグは、これに限られるものではないが、戦略的な指示有りというチェックボックスにチェックを入れる等して、立てることができる。 If strategic instructions are coming down from your boss or decided by the department for a period of time, you can manually flag it. The "boss/department's intention" indicates whether or not the flag is set. In FIG. 9D, when the flag is set, the evaluation value is large because there is a strategic instruction. The flag is not limited to this, but can be set by checking a check box indicating that there is a strategic instruction.
図７に示す例では、これらの評価項目に対し、図８および図９に示すテーブルを参照して各評価値を求め、各評価値を合計して28という重要度を算出している。このように評価項目を複数設け、各評価項目に対して評価値を求め、その評価値から重要度を算出することで、会議の出席予定者にとっての現実的な重要度を決定することができる。 In the example shown in FIG. 7, with respect to these evaluation items, the evaluation values are obtained by referring to the tables shown in FIGS. 8 and 9, and the evaluation values are summed to calculate an importance of 28. In this way, a plurality of evaluation items are provided, the evaluation value is calculated for each evaluation item, and the importance is calculated from the evaluation value, so that the actual importance to the attendees of the meeting can be determined. ..
単に部署の情報で重要度を決定してしまうと、自部署内のローカルな打ち合わせの場合、その出席予定者がアクションアイテム担当になっていて、実際には重要度が高くても、一律に低い重要度に決定されてしまう。しかしながら、このような評価項目を設け、各評価項目に対して評価値を求め、その合計を重要度として用いることで、その出席予定者にとっての適切な重要度を決定することができる。 If the importance is simply determined by the department information, in the case of a local meeting within the own department, the attendee is in charge of the action item, and even if the importance is actually high, it is low. It is decided by the degree of importance. However, by providing such evaluation items, obtaining an evaluation value for each evaluation item, and using the total as the importance, it is possible to determine an appropriate importance for the prospective attendee.
組織や企業等では、重視する評価項目が異なることから、各評価項目に対して各係数（重み値）を乗算する等して、各評価項目に重みを付けることで、より適切な重要度を決定することができる。受信部４５は、設定受付部として機能し、各評価項目に対する重み値の設定を受け付け、各評価項目に対して各重み値を設定することができる。 Since the evaluation items to be emphasized are different in organizations and companies, each evaluation item is weighted by multiplying each evaluation item by each coefficient (weight value), thereby giving a more appropriate importance. You can decide. The reception unit 45 functions as a setting reception unit, can receive the setting of the weight value for each evaluation item, and can set each weight value for each evaluation item.
ここでは、予め設定された評価項目に対し、図８および図９に示すテーブルを用いて各評価値を求めているが、この評価項目は、手動で追加したり、削除したりして設定してもよい。受信部４５は、指示受付部として機能し、この評価項目の追加や削除の指示を受け付け、その評価項目の追加や削除を実行することができる。これにより、上司や組織の都合で重要度を制御することができる。なお、ここでは、受信部４５が設定受付部や指示受付部として機能する旨を説明したが、管理サーバ１４は、受信部４５とは別にこれらの機能部を備えていてもよい。 Here, with respect to the preset evaluation item, each evaluation value is obtained using the tables shown in FIGS. 8 and 9, but this evaluation item is set by manually adding or deleting it. May be. The receiving unit 45 functions as an instruction receiving unit, receives an instruction to add or delete the evaluation item, and can add or delete the evaluation item. As a result, the importance can be controlled for the convenience of the superior or the organization. Although it has been described here that the receiving unit 45 functions as a setting receiving unit and an instruction receiving unit, the management server 14 may include these functional units in addition to the receiving unit 45.
再び図６を参照して、ステップ６２０では、変更判断部４３が、決定された重要度に基づき、重複する他の会議の開催期間の変更が可能であるか否かを判断する。重複する他の会議の重要度が高い場合、当該他の会議の方を優先すべきであり、変更は不可と判断する。これに対し、開催予定の会議の重要度の方が高い場合、この開催予定の会議の方を優先すべきであり、変更が可能と判断する。変更が可能である場合、ステップ６２５へ進み、変更が不可である場合、ステップ６０５へ戻り、会議の開催の有無を含め、見直しを求める。このとき、調整処理部４４は、開催予定の会議の開催者に対し、その開催期間の見直しを求める通知を送信することができる。 Referring to FIG. 6 again, in step 620, change determination unit 43 determines whether or not it is possible to change the duration of another overlapping meeting based on the determined importance. If the importance of another overlapping meeting is high, the other meeting should be prioritized and the change cannot be made. On the other hand, if the conference scheduled to be held is of higher importance, the conference scheduled to be held should be prioritized and it is judged that the change is possible. If the change is possible, the process proceeds to step 625. If the change is not possible, the process returns to step 605 to request a review including the presence/absence of the conference. At this time, the adjustment processing unit 44 can send a notice requesting a review of the holding period to the organizer of the scheduled conference.
ステップ６２５では、調整処理部４４が、調整処理として、重複する他の会議を調整対象会議とし、その開催期間の変更を促す通知を送信して、当該会議のスケジュール調整を実施する。通知には、変更先として提案する提案期間を含むことができ、その提案期間で良いかどうかを問い合わせることができる。その手段としては、メールを用いることができる。開催期間の変更は、調整対象会議の出席予定者全員の都合がつき、かつ納期が許す限りにおいて、自動的に実施することも可能である。 In step 625, the adjustment processing unit 44, as the adjustment processing, sets another overlapping meeting as an adjustment target meeting, transmits a notification urging a change of the holding period, and adjusts the schedule of the meeting. The notification can include a proposal period to be proposed as a change destination, and can inquire whether the proposal period is acceptable. Mail can be used as the means. It is also possible to change the holding period automatically as long as it is convenient for everyone who is going to attend the meeting to be adjusted and the deadline allows.
ステップ６３０では、調整が完了したかを判断する。調整が完了しない場合、何らかの事情で調整がつかないことから、ステップ６０５へ戻り、会議の開催の有無を含め、見直しを求める。調整が完了した場合、ステップ６３５で、開催予定の会議の情報に含まれる開催日時にその会議のスケジュールを追加し、調整対象会議のスケジュールを変更し、スケジュール情報を更新する。開催予定の会議および調整対象会議の出席予定者全員のスケジュール情報を更新したところで、ステップ６４０へ進み、この処理を終了する。 In step 630, it is determined whether the adjustment is completed. If the adjustment is not completed, the adjustment cannot be made for some reason, so the process returns to step 605, and a review is requested including the presence or absence of the conference. When the adjustment is completed, in step 635, the schedule of the conference is added to the date and time of the conference included in the information of the conference to be held, the schedule of the conference to be adjusted is changed, and the schedule information is updated. After updating the schedule information of all the attendees of the scheduled conference and the adjustment-targeted conference, the process proceeds to step 640, and this process ends.
図１０を参照して、図６のステップ６２５の調整処理について詳細に説明する。ステップ１０００からこの処理を開始し、ステップ１００５で、調整対象会議の出席予定者全員のスケジュール情報を参照し、その全員が出席可能な別の候補日時があるかどうかを判断する。別の候補日時がある場合、ステップ１０１０へ進み、その候補日時に開催日時を変更する通知を生成し、その会議の出席予定者全員に送信する。この通知の文章は、調整対象会議を先に予定していた日時から候補日時に変更する旨の文章であれば、いかなる文章であってもよい。 The adjustment processing in step 625 of FIG. 6 will be described in detail with reference to FIG. This process is started from step 1000, and in step 1005, the schedule information of all the attendees of the conference to be adjusted is referred to, and it is determined whether or not there is another candidate date/time that all of them can attend. If there is another candidate date and time, the process advances to step 1010 to generate a notification for changing the date and time of the candidate at the candidate date and time, and sends it to all the attendees of the meeting. The text of this notification may be any text as long as it is a text to change the scheduled date and time of the adjustment target meeting to the candidate date and time.
別の候補日時がない場合、ステップ１０１５へ進み、調整対象会議とは別の会議であって、調整対象会議より低い重要度の会議のスケジュールを変更することで、全員が出席可能になるかを判断する。調整対象会議を会議Yとし、会議Yより重要度が低い会議を会議Zとすると、会議Zのスケジュールを変更し、その変更により空いた日時に会議Yのスケジュールを入れることで、全員が出席可能になるかを判断する。この例では、影響の範囲を最小限にするため、会議Zを１つの会議としているが、組織や文化がスケジュール変更に対して寛容である場合は、会議Zは２以上の会議であってもよい。 If another candidate date/time does not exist, the process proceeds to step 1015, and it is determined whether or not all meetings can be attended by changing the schedule of the meeting that is different from the adjustment target meeting and that is lower in importance than the adjustment target meeting. to decide. If the meeting to be adjusted is Meeting Y and the meeting with a lower importance than Meeting Y is Meeting Z, everyone in the meeting can attend by changing the schedule of Meeting Z and putting the schedule of Meeting Y at a vacant date and time. Determine if. In this example, conference Z is considered as one conference in order to minimize the range of impact. However, if the organization or culture is open to schedule changes, conference Z may be two or more conferences. Good.
ステップ１０１５で、可能になると判断した場合、ステップ１０２０で、会議Zのスケジュールが調整可能であるかを判断する。調整可能であるかは、会議Zの出席予定者全員のスケジュール情報を参照し、全員が出席可能な別の候補日時があるかどうかにより判断する。このようにして会議Yより重要度が低い会議Zについての調整処理を再帰的に実行する。調整可能である場合、ステップ１０１０へ進み、会議Yの開催日時を上記の空いた日時とし、その日時に開催日時を変更する旨の通知を生成し、会議Yの出席予定者全員に送信する。 If it is determined in step 1015 that it is possible, it is determined in step 1020 whether the schedule of the conference Z can be adjusted. Whether it is possible to adjust is determined by referring to the schedule information of all the attendees of the meeting Z and whether or not there is another candidate date and time that everyone can attend. In this way, the adjustment process for the conference Z, which is less important than the conference Y, is recursively executed. If it can be adjusted, the process proceeds to step 1010, the date and time of the conference Y is set to the above-mentioned vacant date and time, and a notice that the date and time of the conference is changed is generated and transmitted to all the attendees of the conference Y.
ステップ１０２５では、調整対象会議の出席予定者からの応答に基づき、その候補日時に変更可能であるか否かを判断する。上記の通知に対し、出席予定者は、回答することができる。回答は、Webアンケートのように「OK」、「NG」のいずれか一方を選択する形式のものであってもよいし、期限内の応答の有無であってもよいし、「OKです。」のような自然文によるものであってもよい。出席予定者全員から「OK」である旨の回答が得られた場合、その候補日時に変更可能であると判断する。一方、出席予定者の一人でも「OK」である旨の回答が得られない場合、その候補日時への変更は不可と判断する。 In step 1025, it is determined whether or not the candidate date and time can be changed based on the response from the prospective attendees of the adjustment target conference. The prospective attendee may reply to the above notice. The answer may be in the form of selecting either "OK" or "NG" like a web survey, may be the response within the deadline, or "OK". It may be a natural sentence such as. If all attendees respond with "OK", it is determined that the candidate date and time can be changed. On the other hand, if even one of the attendees does not get an answer saying "OK", it is judged that the candidate date cannot be changed.
ステップ１０２５で変更可能である場合、ステップ１０３０へ進み、調整OKとなり、変更不可である場合、ステップ１０３５へ進み、調整NGとなり、ステップ１０４０でこの調整処理を終了する。なお、ステップ１０１５で全員が出席可能にならない場合、ステップ１０２０で調整不可の場合も、ステップ１０３５へ進み、調整NGとなる。 If the change is possible in step 1025, the process proceeds to step 1030 and the adjustment is OK, and if the change is not possible, the process proceeds to step 1035 and the adjustment is NG, and the adjustment process is ended in step 1040. Note that if not all are ready to attend in step 1015, or if adjustment is not possible in step 1020, the process proceeds to step 1035 and the adjustment fails.
調整OKである場合は、図６に示すステップ６３０で調整処理を終了し、ステップ６３５でスケジュール更新を行う。調整NGである場合は、ステップ６３０で調整処理が終了しないとして、ステップ６０５へ戻り、開催予定の会議の開催者が見直し等を行うことになる。 If the adjustment is OK, the adjustment processing is ended in step 630 shown in FIG. 6 and the schedule is updated in step 635. If the adjustment is NG, it is determined that the adjustment process is not completed in step 630, and the process returns to step 605, and the organizer of the scheduled conference will review.
図１０には、通知を自動生成して送信し、その回答を得て、スケジュールの変更を行う例を示したが、これに限られるものでない。例えば、スケジュール情報に個人の予定がすべて入っており、そのスケジュールに従って各人が行動するような文化がある組織であれば、このような通知を送信し、回答を得ることなく、スケジュールを変更することができる。すなわち、上記で提案した提案期間に調整対象会議の開催期間を自動的に変更することができる。これにより、調整対象会議のスケジュール調整の手間を省くことができる。 FIG. 10 shows an example in which a notification is automatically generated and transmitted, the answer is obtained, and the schedule is changed, but the present invention is not limited to this. For example, if the organization has a schedule where all personal schedules are included and each person behaves according to the schedule, such a notification is sent, and the schedule is changed without getting a response. be able to. That is, it is possible to automatically change the holding period of the adjustment-targeted conference during the proposal period proposed above. This can save the trouble of adjusting the schedule of the adjustment target conference.
これまで本発明を、情報処理装置、予定調整方法およびプログラムとして上述した実施の形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではない。本発明は、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。したがって、本発明は、スケジュール管理システムといった予定管理システム、上記プログラムが記録された記録媒体、そのプログラムを、ネットワークを介して提供する外部機器等も提供することができるものである。 The present invention has been described so far by the above-described embodiments as the information processing device, the schedule adjustment method, and the program, but the present invention is not limited to the above-described embodiments. The present invention can be modified within a range that can be conceived by those skilled in the art, such as other embodiments, additions, changes, and deletions. As long as the operation and effects of the present invention are exhibited in any of the aspects, the present invention It is included in the scope of the invention. Therefore, the present invention can also provide a schedule management system such as a schedule management system, a recording medium in which the above program is recorded, and an external device that provides the program via a network.
１０〜１２…ユーザ端末、１３…ネットワーク、１４…管理サーバ、２０…CPU、２１…ROM、２２…RAM、２３…HDD、２４…通信I/F、２５…バス、３０…入力受付部、３１…生成部、３２…送信部、３３…受信部、３４…表示部、３５…制御部、４０…記憶部、４１…重複判断部、４２…決定部、４３…変更判断部、４４…調整処理部、４５…受信部、４６…ユーザ検索部、４７…送信部10-12... User terminal, 13... Network, 14... Management server, 20... CPU, 21... ROM, 22... RAM, 23... HDD, 24... Communication I/F, 25... Bus, 30... Input accepting section, 31 ...Generation unit, 32... transmission unit, 33... reception unit, 34... display unit, 35... control unit, 40... storage unit, 41... duplication determination unit, 42... determination unit, 43... change determination unit, 44... adjustment processing Part, 45... receiving part, 46... user search part, 47... sending part
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