本発明は、メール文書と一般文書を分けることなく同一のアプリケーションソフトで閲覧可能な電子文書管理システムに関する。 The present invention relates to an electronic document management system that can be browsed with the same application software without separating a mail document and a general document.
近年、インターネットや携帯電話の普及など伴って世界的にメール文書が普及している。また、我が国においても政府ｅ−Ｊａｐａｎ計画に伴って電子申請や電子カルテなどを初め、一般文書の電子化が進んでいる。このようにメール文書や一般文書がインターネット上で頻繁にやり取りがなされている。 In recent years, e-mail documents have spread worldwide with the spread of the Internet and mobile phones. Also in Japan, the digitization of general documents, such as electronic applications and electronic medical records, is progressing with the government e-Japan plan. In this way, mail documents and general documents are frequently exchanged on the Internet.
ところが、ブロードバンド技術が進歩することにより便利になっている一方で、機密情報などがインターネットや不正複写配布により流出する事件が多発しており、漏洩対策、経路解明、事後対策、および法的制定が重要になってきている。 However, while broadband technology has made it more convenient, there have been many incidents where confidential information has been leaked due to the Internet or unauthorized copying and distribution. It is becoming important.
経済産業省の「情報セキュリティガバナンス」では情報技術事故への対策を促すために企業格付け制度の検討に入り、事故予防の指針を立てている。例えば、情報の大量流出を防ぐために、情報はホストコンピュータにのみ保存し、閲覧用のパソコンの記録用ハードディスクは取り除いて情報保存をできなくする対策などが考えられている。 The Ministry of Economy, Trade and Industry's “Information Security Governance” has entered into the examination of a corporate rating system to encourage countermeasures against information technology accidents, and has established guidelines for accident prevention. For example, in order to prevent a large amount of information from leaking, a measure is considered in which information is stored only on a host computer, and a recording hard disk of a viewing personal computer is removed to make it impossible to store information.
また、大手企業の中にはＨＤＤ非搭載モバイル端末を社員に持たせ、データを保存させないことで情報漏洩を抜本的に防いでいる。つまり、社内サーバをストレージとして使うモバイル型シンクライアントを活用し、ＨＤＤを端末に搭載しないことで大量のデータを保存できないようにしておき、盗難や紛失の際の情報漏洩リスクを減らしている。 In addition, some major corporations have drastically prevented information leakage by giving employees non-HDD mobile terminals and not storing data. In other words, by utilizing a mobile thin client that uses an in-house server as storage and not installing an HDD in the terminal, a large amount of data cannot be stored, reducing the risk of information leakage in the case of theft or loss.
さらに、日本で「モバイル」と言えば、外出先のビジネスマンがノートＰＣや携帯電話を操る光景を思い浮かべるが、米国における「モバイルワーカー」は在宅勤務者のことを指している。週に数日以上を在宅で勤務している人は、米国労働者の３割に相当する４５００万人で、さらにその中の３割はフルで在宅勤務しているとみられる。日本のある企業でも全社員を対象に在宅勤務制度を導入することを発表した。その背景にはブロードバンド回線やＩＰ電話など、在宅勤務に適したインフラが安価で普及し始めたことがある。 Furthermore, speaking of “mobile” in Japan, a business man on the go thinks of operating a notebook PC or mobile phone, but “mobile worker” in the United States refers to a telecommuter. There are 45 million people working at home for more than a few days a week, equivalent to 30% of US workers, and 30% of them are expected to work at home. A Japanese company announced that it would introduce a telecommuting system for all employees. The background is that infrastructure suitable for telecommuting, such as broadband lines and IP phones, has begun to spread at low cost.
さらにまた、情報通信業界で社員専用の机や椅子を廃しし、どこに座っても自由なオフィスが登場している。住所不定の意味から「フリーアドレス」と呼ばれる。ただ、自由なオフィス環境だけに部外秘密情報の漏洩の危険が懸念される。 Furthermore, in the information and telecommunications industry, employees' desks and chairs have been abolished, and offices are available wherever they sit. It is called “free address” because the address is indefinite. However, there is concern about the risk of leakage of outside secret information only in a free office environment.
このようにブロードバンド技術の進歩に伴って様々な電子文書を管理する流れがあるが、従来、メール文書はメールソフトで管理する一方、一般文書はメール文書と別に管理するものであったため、電子文書を一括的に管理する際に際して煩雑になり利便性に欠けるとともに、安全性も低下するという問題があった。 As described above, there is a flow of managing various electronic documents with the progress of broadband technology. Conventionally, mail documents are managed by mail software, while general documents are managed separately from mail documents. There is a problem in that it is complicated and inconvenient at the time of batch management, and safety is lowered.
本発明は、上述の問題に鑑みてなされたものであって、電子文書管理において利便性と安全性を向上させることができるシステムの提供を課題とする。 The present invention has been made in view of the above-described problems, and an object of the present invention is to provide a system capable of improving convenience and safety in electronic document management.
本発明は、上記課題を解決するために、電子メールの送受信を行うメールサーバと、本システムを管理する管理サーバと、複数のクライアントの情報端末とを備え、メールサーバおよびクライアント端末と管理サーバとがネットワークを介して通信可能に接続された電子文書管理システムであって、前記管理サーバは、メール文書を保存するメール文書保存部と、一般文書を保存する一般文書保存部とを備え、前記クライアント端末は、前記メール文書保存部に保存されたメール文書と、一般文書保存部に保存された一般文書とをそれぞれ同一ウィンド内に表示するアプリケーションソフトが設けられていることを特徴とする。これによれば、メール文書と一般文書などの電子文書を一括的に管理することができ、電子文書管理において利便性と安全性を向上させることができる。 In order to solve the above problems, the present invention comprises a mail server that transmits and receives electronic mail, a management server that manages the system, and an information terminal of a plurality of clients. Is an electronic document management system that is communicably connected via a network, wherein the management server includes a mail document storage unit that stores a mail document and a general document storage unit that stores a general document, and the client The terminal is provided with application software for displaying the mail document stored in the mail document storage unit and the general document stored in the general document storage unit in the same window. According to this, electronic documents such as mail documents and general documents can be collectively managed, and convenience and safety can be improved in electronic document management.
また、前記アプリケーションソフトにおいて検索条件に関連付けられたフォルダが表示され、前記フォルダがクリックされた場合に当該検索条件に該当するメール文書または一般文書を検索して表示するものであってもよい。 Further, a folder associated with a search condition may be displayed in the application software, and when the folder is clicked, a mail document or a general document corresponding to the search condition may be searched and displayed.
また、前記メール文書および一般文書は圧縮して保存されるものであるのが好ましい。 The mail document and the general document are preferably compressed and stored.
また、前記メール文書および一般文書は暗号化して保存されるものであるのが好ましい。 The mail document and the general document are preferably stored after being encrypted.
また、前記メール文書および一般文書は、所定のキーワードが検出されたＸＭＬ形式のファイルとして保存されるものであってもよい。 The mail document and the general document may be saved as an XML file in which a predetermined keyword is detected.
前記管理サーバに迷惑スパムフィルタ、ウイルスフィルタ、および個人情報フィルタの機能が設けられているのが好ましい。 The management server is preferably provided with functions of an unwanted spam filter, a virus filter, and a personal information filter.
本発明によれば、メール文書と一般文書などの電子文書を一括的に管理することができ、電子文書管理において利便性と安全性を向上させることができる。このため、個人情報保護および機密情報漏洩への対策、個人情報保護および機密情報漏洩への意識向上、企業内電子文書の生産性向上、柔軟なＧＵＩによる導入および教育費用抑制、ＡＳＰによる提供での初期費用の抑制、迷惑メールおよび広告メール対策を図ることが可能となる。 According to the present invention, electronic documents such as mail documents and general documents can be collectively managed, and convenience and safety can be improved in electronic document management. For this reason, personal information protection and countermeasures against leakage of confidential information, protection of personal information and awareness of leakage of confidential information, productivity improvement of electronic documents within the company, introduction of flexible GUI and education costs, provision by ASP It is possible to reduce initial costs and to take measures against spam mails and advertisement mails.
次に本発明の一実施形態について図面を参照しつつ説明する。 Next, an embodiment of the present invention will be described with reference to the drawings.
図１は、本実施形態に係る電子文書管理システムの構成概略図である。 FIG. 1 is a schematic configuration diagram of an electronic document management system according to the present embodiment.
図１において、（１）はネットワークにおけるメールの送受信を行うメールサーバ、（２）は本システムを管理する管理サーバ、（３）は本システムを利用するクライアントの会社での情報端末、（４）は同じくクライアントの自宅での情報端末（以下、クライアント端末という）である。なお、ネットワークは、例えばＴＣＰ／ＩＰプロトコルのインターネットといった通信網であるが、相互に接続可能なものであればどのようなネットワークでも適用可能である。 In FIG. 1, (1) is a mail server that transmits and receives mail on the network, (2) is a management server that manages this system, (3) is an information terminal in a client company that uses this system, and (4) Is an information terminal (hereinafter referred to as a client terminal) at the client's home. The network is a communication network such as the Internet of the TCP / IP protocol, for example, but any network can be applied as long as it is mutually connectable.
前記メールサーバ（１）は、インターネット上に常に接続され、ネットワーク内のユーザの電子メールの送信や受信を行うコンピュータである。他ネットワークのユーザに電子メールを送信するSMTPサーバと、自ネットワーク内のユーザあてに送られてきた電子メールを保管し、ユーザからの受信要求に対応するPOP3サーバやIMAP4サーバなどを含ものであってもよい。 The mail server (1) is a computer that is always connected to the Internet and transmits and receives electronic mail of users in the network. This includes SMTP servers that send e-mails to users on other networks, and POP3 servers and IMAP4 servers that store e-mails sent to users on your network and respond to incoming requests from users. May be.
前記管理サーバ（２）は、図２に示すように、各部を統括的に制御する制御部（２１）と、ネットワークを介してメールサーバ（１）やクライアント端末（３）（４）と通信を実行する通信部（２２）と、メール文書を保存するメール文書保存部（２３）と、一般文書を保存する一般文書保存部（２４）とを備えてなる。 As shown in FIG. 2, the management server (2) communicates with the control unit (21) for overall control of each unit and the mail server (1) and client terminals (3) (4) via the network. A communication unit (22) to be executed, a mail document storage unit (23) for storing a mail document, and a general document storage unit (24) for storing a general document are provided.
このメール文書保存部（２３）は、前記メールサーバ（１）からネットワークを介して送信されてきた受信メールや、クライアント端末（３）（４）からネットワークを介して送信されてきた受信メールのいずれのメールも保存するものである。また、一般文書保存部（２４）は、メール文書に添付された一般文書のほか、メールとは別に一般的に使用される一般文書も保存するものである。これにより管理サーバ（２）は、メール文書や一般文書からなる電子文書を統括的に管理することができ、会社や自宅のクライアント端末（３）（４）からネットワークを介して閲覧可能になる。 The mail document storage unit (23) can receive either the received mail transmitted from the mail server (1) via the network or the received mail transmitted from the client terminals (3) (4) via the network. Is also saved. The general document storage unit (24) also stores general documents that are generally used separately from mail, in addition to general documents attached to mail documents. As a result, the management server (2) can comprehensively manage electronic documents such as mail documents and general documents, and can be browsed via the network from the client terminals (3) and (4) at the office or home.
前記クライアント端末（３）（４）は、デスクトップパソコン、ノートパソコン、ＰＤＡなど、ネットワークに接続可能な情報端末である。このクライアント端末（３）（４）には、本システムを利用するためのアプリケーションソフトがインストールされている。 The client terminals (3) and (4) are information terminals that can be connected to a network, such as desktop personal computers, notebook personal computers, and PDAs. Application software for using this system is installed in the client terminals (3) and (4).
このアプリケーションソフトは、クライアント端末（３）（４）がネットワークを介して管理サーバ（２）にアクセスして各電子文書を閲覧するためのものである。本ソフトは、図３および図４に示すように、一般的なメールソフトと同様に、電子文書が保存されたフォルダを表示するフォルダ表示部（５）と、フォルダ表示部（５）において選択されたフォルダ内の電子文書の一覧を表示する文書一覧表示部（６）と、文書一覧表示部（６）において選択された電子文書の内容を表示する文書内容表示部（７）とを備えてなる。 This application software is for the client terminals (3) and (4) to access the management server (2) via the network and browse each electronic document. As shown in FIG. 3 and FIG. 4, this software is selected in a folder display section (5) for displaying a folder in which an electronic document is stored and a folder display section (5) as in general mail software. A document list display unit (6) for displaying a list of electronic documents in the folder and a document content display unit (7) for displaying the contents of the electronic document selected in the document list display unit (6). .
前記フォルダ表示部（５）には、一般的なメールソフトと同様にメール文書に関する「受信箱」「送信箱」「ゴミ箱」などのフォルダが表示されるとともに、一般文書に関する「一般文書」のフォルダが表示される。 In the folder display section (5), folders such as “inbox”, “outbox”, “trash box” and the like related to mail documents are displayed as well as general mail software, and “general document” folders related to general documents are displayed. Is displayed.
而して、図３に示すように、クライアントがメール文書に関する「受信箱」フォルダをクリックするなどして選択すると、文書一覧表示部（６）には「受信箱」フォルダに区分けされているメール文書の一覧が表示される。このメール文書の一覧は、各メール文書のヘッダ情報（件名、送信者、送信日時など）からなる。また、文書一覧表示部（６）においてメール文書（［Ａ業務］見積書）をクリックするなどして選択すると、文書内容表示部（７）には当該メール文書の内容が表示される。なお、文書内容表示部（７）の下欄には、当該メール文書に添付された添付ファイル（WORD、EXCELなど）も検索表示されるようになっている。 Thus, as shown in FIG. 3, when the client selects a mail document by clicking on the “Inbox” folder or the like, the mail displayed in the “Inbox” folder is displayed in the document list display section (6). A list of documents is displayed. This list of mail documents includes header information (subject name, sender, transmission date, etc.) of each mail document. When a mail document ([A job] estimate) is selected by clicking on the document list display section (6), the contents of the mail document are displayed on the document content display section (7). In the lower column of the document content display section (7), an attached file (WORD, EXCEL, etc.) attached to the mail document is also searched and displayed.
一方、図４に示すように、クライアントが一般文書に関する「見積書」フォルダをクリックするなどして選択すると、文書一覧表示部（６）には「見積書」フォルダに区分けされている一般文書の一覧が表示される。この一般文書の一覧は、また、該文書一覧表示部（６）において某見積もりに関する一般文書をクリックするなどして選択すると、文書内容表示部（７）には当該一般文書の内容が表示される。この一般文書の一覧は、各一般文書のファイル情報（ファイル名、作成者、作成日時など）からなる。なお、この文書内容表示部（７）の下欄には、当該一般文書の元ファイルも表示されるようになっている。 On the other hand, as shown in FIG. 4, when the client selects and clicks the “estimate” folder related to the general document, the document list display unit (6) displays the general document classified in the “estimate” folder. A list is displayed. When the general document list is selected by, for example, clicking on a general document related to wrinkle estimation in the document list display unit (6), the content of the general document is displayed on the document content display unit (7). . The list of general documents includes file information (file name, creator, creation date and time) of each general document. Note that the original file of the general document is also displayed in the lower column of the document content display section (7).
このようにメール文書と一般文書などの電子文書を一括的に管理することができ、電子文書管理において利便性と安全性を向上させることができる。このため、個人情報保護および機密情報漏洩への対策、個人情報保護および機密情報漏洩への意識向上、企業内電子文書の生産性向上、柔軟なＧＵＩによる導入および教育費用抑制、ＡＳＰによる提供での初期費用の抑制、迷惑メールおよび広告メール対策を図ることが可能となる。 In this way, electronic documents such as mail documents and general documents can be managed collectively, and convenience and safety can be improved in electronic document management. For this reason, personal information protection and countermeasures against leakage of confidential information, protection of personal information and awareness of leakage of confidential information, productivity improvement of electronic documents within the company, introduction of flexible GUI and education costs, provision by ASP It is possible to reduce initial costs and to take measures against spam mails and advertisement mails.
なお、前記フォルダ表示部（５）におけるフォルダの管理に際して、各フォルダ内に実際に電子文書を保存するのではなく、各フォルダに所定の検索条件を関連付けておいて、フォルダが選択されると所定の検索条件に該当する電子文書を検索して、その検索された電子文書の一覧を文書一覧表示部（６）に表示するのが好ましい。 When managing folders in the folder display section (5), instead of actually storing electronic documents in each folder, a predetermined search condition is associated with each folder and a predetermined folder is selected. It is preferable to search for an electronic document corresponding to the search condition and display a list of the searched electronic documents on the document list display unit (6).
また、前記メール文書および一般文書は、図５に示すように、ストレージサーバ（９）を介するなどして圧縮して保存されるのが好ましい。 Further, the mail document and the general document are preferably compressed and stored via a storage server (9) as shown in FIG.
また、前記メール文書および一般文書は、暗号化して保存されるのが好ましい。ただ、すべての電子文書を暗号化して保存するのではなく、迷惑メールや広告メールなどは対象外とすることで、スペース効率と処理速度を向上させるる。 The mail document and the general document are preferably stored after being encrypted. However, not all electronic documents are encrypted and stored, but spam mails and advertisement mails are excluded, thereby improving space efficiency and processing speed.
また、所定のキーワードが検出されたＸＭＬ形式のファイルとして保存されるものであってもよい。すなわち、高速かつ柔軟な文書検索システムを提供するために、検索エンジンとしてＸＭＬデータベースを利用し、電子メールや一般文書からキーワードを抽出してＸＭＬし、こうすることにより検索効率とスペース効率を向上させる。 Alternatively, it may be saved as an XML file in which a predetermined keyword is detected. In other words, in order to provide a fast and flexible document search system, an XML database is used as a search engine, keywords are extracted from e-mails and general documents, and XML is generated, thereby improving search efficiency and space efficiency. .
また、管理サーバ（２）に迷惑スパムフィルタ（１１）、ウイルスフィルタ（１２）、および個人情報フィルタ（１３）の各機能を設けることにより各電子文書の安全性をさらに高めるものとしてもよい。 Further, the security of each electronic document may be further enhanced by providing the management server (2) with the functions of an unwanted spam filter (11), a virus filter (12), and a personal information filter (13).
１・・・メールサーバ
２・・・管理サーバ
３、４・・・クライアント端末DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 ... Mail server 2 ... Management server 3, 4 ... Client terminal
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2005217345AJP2007034691A (en) | 2005-07-27 | 2005-07-27 | Electronic document management system |
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| JP2005217345AJP2007034691A (en) | 2005-07-27 | 2005-07-27 | Electronic document management system |
| Publication Number | Publication Date |
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| JP2007034691Atrue JP2007034691A (en) | 2007-02-08 |
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
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| JP2005217345APendingJP2007034691A (en) | 2005-07-27 | 2005-07-27 | Electronic document management system |
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