JP2006270327A - Documentation managing method and documentation management system - Google Patents

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To manage a document even if the duplication of the document is created by a recording medium. <P>SOLUTION: When there are the copy directions of the document, an image forming apparatus 10 reads the picture formed in the recording medium 3, reads the document ID from the picture and transmits to a server 12. The server 12 collates the data memorized by the transmitted document ID and the document database, and judges whether the discard of the document is required. The image forming apparatus 10 accepts the collating result from the server 12, and performs the copying of the recording medium 3 which had picture formed. The server 12 adds the number of the documents copied to the total number of the documents. A Shredder 16 reads the picture formed in the recording medium 3 of a reader 160, reads the document ID in the picture, transmits to the server 12, and cuts finely and discards the recording medium 3 when there are the discard directions. The server 12 subtracts the number of the documents discarded from the total number of the documents. <P>COPYRIGHT: (C)2007,JPO&INPIT

Description

Translated fromJapanese

本発明は、記録媒体に作成される文書を管理する文書管理方法及び文書管理システムに関するものである。  The present invention relates to a document management method and a document management system for managing a document created on a recording medium.

複数の文書を管理する文書管理システムとして、電子文書及び紙文書の管理情報をサーバが記憶し、電子文書及び紙文書に対して同一のインターフェイスで検索をすることができるようにしたものは公知である（特許文献１参照）。  As a document management system for managing a plurality of documents, a server in which management information of electronic documents and paper documents is stored by a server, and the electronic document and paper documents can be searched with the same interface is known. Yes (see Patent Document 1).

特開平１１−１５８９９号公報Japanese Patent Laid-Open No. 11-15899

しかしながら、上記従来例においては、紙文書の複製が作成された場合、紙文書の複製を管理することができないという問題があった。  However, the conventional example has a problem that when a paper document copy is created, the paper document copy cannot be managed.

そこで、本発明は、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書を管理することができる文書管理方法及び文書管理システムを提供することを目的とする。  SUMMARY An advantage of some aspects of the invention is that it provides a document management method and a document management system capable of managing a document even if a copy of the document is created on a recording medium.

上記目的を達成するため、本発明の第１の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録し、識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報を記憶手段に記憶し、前記記録媒体から識別子が読取られた場合に、記憶手段に記憶された情報に応じて、当該記録媒体を廃棄するか否かを判定する文書管理方法にある。即ち、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取ることにより、識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報に応じて記録媒体を廃棄するか否かを判定するので、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書を管理することができる。  In order to achieve the above object, a first feature of the present invention is that a document content and an identifier corresponding to the document content are recorded on a recording medium, and information relating to discarding of the document content corresponding to the identifier is stored. When the identifier is read from the recording medium, the document management method determines whether or not to discard the recording medium according to the information stored in the storage means. That is, by reading the identifier from the recording medium in which the identifier is recorded, it is determined whether or not the recording medium is to be discarded according to the information regarding the discarding of the document content corresponding to the identifier. Even if created, the document can be managed.

また、本発明の第２の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容が複製であることを示す識別子を記録媒体に記録することにより文書の複製を作成し、識別子に対応する文書内容の廃棄に関して、文書内容の複製元とは異なる情報を記憶手段に記憶し、前記記録媒体から識別子が読取られた場合に、記憶手段に記憶された情報に応じて、当該記録媒体を廃棄するか否かを判定する文書管理方法にある。したがって、文書の複製に対し、文書内容の複製元とは異なる管理をすることができる。  The second feature of the present invention is that a document copy is created by recording a document content and an identifier indicating that the document content is a copy on a recording medium, and the document content corresponding to the identifier is recorded. Whether to store information different from the document content copy source in the storage means, and discard the recording medium according to the information stored in the storage means when the identifier is read from the recording medium. There is a document management method for determining whether or not. Therefore, document duplication can be managed differently from the document content duplication source.

また、本発明の第３の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録することにより文書を作成し、作成した文書の複製作成又は廃棄ごとに記録媒体から識別子を読取り、識別子を読取った回数に応じて文書の複製数を計数する文書管理方法にある。したがって、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書の複製数を管理することができる。  The third feature of the present invention is that a document is created by recording the document content and an identifier corresponding to the document content on the recording medium, and each time the created document is duplicated or discarded, the recording medium is recorded. In the document management method, the identifier is read from the document and the number of copies of the document is counted according to the number of times the identifier is read. Therefore, even if a copy of the document is created on the recording medium, the number of copies of the document can be managed.

また、本発明の第４の特徴とするところは、文書内容と固有の識別子とを記録媒体に記録することにより文書を作成し、作成した文書に対応する固有の識別子を記憶手段に記憶し、前記文書が廃棄される場合に記録媒体から固有の識別子を読取り、読取られた固有の識別子と記憶手段に記憶された固有の識別子とを対応付ける文書管理方法にある。したがって、固有の識別子によって文書ごとに廃棄されたか否かを判定することができるので、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書を管理することができる。  According to a fourth feature of the present invention, a document is created by recording the document content and a unique identifier on a recording medium, and a unique identifier corresponding to the created document is stored in the storage means. In the document management method, when the document is discarded, the unique identifier is read from the recording medium, and the read unique identifier is associated with the unique identifier stored in the storage unit. Therefore, since it can be determined whether or not each document is discarded by the unique identifier, the document can be managed even if a copy of the document is created on the recording medium.

また、本発明の第５の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録する記録手段と、この記録手段が記録した識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報を記憶する記憶手段と、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った識別子、及び前記記憶手段に記憶された情報に応じて、文書内容及び識別子が記録された記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段とを有する文書管理システムにある。  The fifth feature of the present invention relates to recording means for recording document contents and an identifier corresponding to the document contents on a recording medium, and discarding of the document contents corresponding to the identifier recorded by the recording means. According to the storage means for storing information, the reading means for reading the identifier from the recording medium on which the identifier is recorded, the identifier read by the reading means, and the information stored in the storage means, the document content and the identifier are The document management system includes a determination unit that determines whether or not to discard the recorded recording medium.

また、本発明の第６の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容が複製であることを示す識別子を記録媒体に記録することにより、文書の複製を作成する複製作成手段と、この複製作成手段が作成した文書に記録された識別子に対応する文書内容の廃棄に関して、文書内容の複製元とは異なる情報を記憶する記憶手段と、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った識別子、及び前記記憶手段に記憶された情報に応じて、文書内容及び識別子が記録された記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段とを有する文書管理システムにある。  A sixth feature of the present invention is that a copy creation means for creating a copy of a document by recording the document content and an identifier indicating that the document content is a copy on a recording medium, and Concerning the disposal of the document content corresponding to the identifier recorded in the document created by the copy creation means, storage means for storing information different from the document content copy source, and reading for reading the identifier from the recording medium on which the identifier is recorded And a determination unit for determining whether to discard the recording medium on which the document content and the identifier are recorded, according to the identifier read by the reading unit and the information stored in the storage unit In the system.

また、本発明の第７の特徴とするところは、文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録することにより文書を作成する文書作成手段と、この文書作成手段が作成した文書の複製を作成する複製作成手段と、前記文書作成手段が作成した文書を廃棄する廃棄手段と、前記複製作成手段又は前記廃棄手段によって、前記文書作成手段が作成した文書の複製作成又は廃棄ごとに記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が識別子を読取った回数に応じて文書の複製数を計数する計数手段とを有する文書管理システムにある。  The seventh feature of the present invention is that a document creation means for creating a document by recording the document content and an identifier corresponding to the document content on a recording medium, and a document created by the document creation means. A copy creation unit for creating a copy of the document, a discard unit for discarding the document created by the document creation unit, and for each copy creation or discard of the document created by the document creation unit by the copy creation unit or the discard unit The document management system includes a reading unit that reads an identifier from a recording medium, and a counting unit that counts the number of copies of the document according to the number of times the reading unit has read the identifier.

また、本発明の第８の特徴とするところは、文書内容と固有の識別子とを記録媒体に記録することにより文書を作成する文書作成手段と、この文書作成手段が作成した文書に対応する固有の識別子を記憶する記憶手段と、前記文書作成手段が作成した文書が廃棄される場合に記録媒体から固有の識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った固有の識別子と前記記憶手段が記憶する固有の識別子とを対応付ける対応付け手段とを有する文書管理システムにある。  The eighth feature of the present invention is that a document creating means for creating a document by recording the document content and a unique identifier on a recording medium, and a unique corresponding to the document created by the document creating means. Storage means for storing the identifier, reading means for reading the unique identifier from the recording medium when the document created by the document creation means is discarded, the unique identifier read by the reading means, and the storage means The document management system has an association means for associating the unique identifier.

本発明によれば、文書の複製が記録媒体に作成されても、文書を管理することができる。  According to the present invention, a document can be managed even if a copy of the document is created on a recording medium.

次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１において、本発明の実施形態に係る文書管理システム１の概要が示されている。文書管理システム１は、例えば隔離された空間である事業所２内に配置された画像形成装置１０、サーバ１２、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１４、シュレッダ１６及び電子錠１８を有する。Next, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.
FIG. 1 shows an outline of adocument management system 1 according to an embodiment of the present invention. Thedocument management system 1 includes, for example, animage forming apparatus 10, aserver 12, a PC (personal computer) 14, ashredder 16, and an electronic lock 18 that are arranged in anoffice 2 that is an isolated space.

画像形成装置１０は、例えばプリンタ、複写機及びファクシミリ等の機能を有する複合機（ＭＦＰ）である。例えば画像形成装置１０は、サーバ１２を介してＰＣ１４から入力される画像データに応じて用紙などの記録媒体３に画像を印刷すると共に、ユーザの操作に応じて画像を記録媒体３に複写する。つまり、画像形成装置１０は、記録媒体３に画像を形成することにより、文書の作成、及び文書の複製の作成を行う。
サーバ１２は、図示しないＣＰＵ及びメモリなどを有し、例えば文書管理システム１において作成された文書に関する文書データベース（図４及び図６を用いて後述）を記憶して、文書管理システム１を構成する各部を管理・制御する。ＰＣ１４は、入力装置及び表示装置を有し、サーバ１２を介して画像形成装置１０に対する印刷指示などを行う。Theimage forming apparatus 10 is a multifunction peripheral (MFP) having functions such as a printer, a copier, and a facsimile. For example, theimage forming apparatus 10 prints an image on a recording medium 3 such as paper according to image data input from the PC 14 via theserver 12 and copies the image to the recording medium 3 according to a user operation. That is, theimage forming apparatus 10 creates a document and creates a document copy by forming an image on the recording medium 3.
Theserver 12 includes a CPU and a memory (not shown), and stores a document database (described later with reference to FIGS. 4 and 6) related to a document created in thedocument management system 1, for example, thereby configuring thedocument management system 1. Manage and control each part. The PC 14 has an input device and a display device, and issues a print instruction to theimage forming apparatus 10 via theserver 12.

シュレッダ１６は、例えば記録媒体３を細かく切断して廃棄することができるようにされている。また、シュレッダ１６には、廃棄する記録媒体３に付された情報を読取るスキャナなどの読取り装置１６０が設けられており、読取り装置１６０が読取った情報をサーバ１２に対して出力するようにされている。
電子錠１８は、事業所２の出入り口２０に設けられた扉２００に対して、サーバ１２の処理に応じて施錠及び開錠を行うようにされている。電子錠１８は、ユーザが事業所２に対して入退室しようとする場合、例えば図示しない無線のＩＤカード読取り装置を用いたユーザの認証が成功することにより開錠するようにされている。また、電子錠１８は、ユーザが事業所２に対して入退室した後には施錠するようにされている。For example, theshredder 16 can be cut into pieces and discarded. Theshredder 16 is provided with areading device 160 such as a scanner for reading information attached to the recording medium 3 to be discarded, and the information read by thereading device 160 is output to theserver 12. Yes.
The electronic lock 18 is configured to lock and unlock thedoor 200 provided at the entrance /exit 20 of theoffice 2 according to the processing of theserver 12. When the user tries to enter or leave theoffice 2, the electronic lock 18 is unlocked by successful user authentication using a wireless ID card reader (not shown), for example. The electronic lock 18 is locked after the user enters and exits theoffice 2.

次に、画像形成装置１０の詳細について説明する。
図２は、画像形成装置１０の構成を示す構成図である。画像形成装置１０は、表示装置及びキーボードなどを含むユーザインタフェース装置（ＵＩ装置）１００、スキャナなどの画像読取り装置１０２、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記憶装置１０４、印刷装置１０６、ネットワークインターフェイスを具備する通信装置１０８並びに制御装置１１０などから構成される。制御装置１１０は、ＣＰＵ１１２及びメモリ１１４などを含み、画像形成装置１０を構成する各部を制御する。
このように、画像形成装置１０は、コンピュータとしての機能を有し、記憶媒体１１６又は通信装置１０８を介して供給されるソフトウェアに応じて動作する。Next, details of theimage forming apparatus 10 will be described.
FIG. 2 is a configuration diagram illustrating the configuration of theimage forming apparatus 10. Theimage forming apparatus 10 includes a user interface device (UI device) 100 including a display device and a keyboard, animage reading device 102 such as a scanner, astorage device 104 such as an HDD / CD device, aprinting device 106, and a communication including a network interface. Thedevice 108 and thecontrol device 110 are included. Thecontrol device 110 includes aCPU 112, a memory 114, and the like, and controls each part constituting theimage forming apparatus 10.
As described above, theimage forming apparatus 10 has a function as a computer and operates in accordance with software supplied via thestorage medium 116 or thecommunication device 108.

図３は、画像形成装置１０がプリンタとして動作する場合に、制御装置１１０の制御により形成される画像３０の画像例である。
図３に示すように、画像形成装置１０は、プリンタとして動作する場合、例えばＰＣ１４から入力された画像データに応じて画像３０を記録媒体３に形成する。画像３０は、ＰＣ１４から入力された画像データに対応する画像本体３００と、この画像本体３００に対応する識別子（文書ＩＤ）３０２とを有する。なお、識別子３０２は、例えば電子透かしとして画像本体３００に付加されてもよいし、記録媒体３に付されたＩＣタグに記録されるものであってもよい。
このように、画像形成装置１０は、ＰＣ１４から画像データが入力されると、画像データに応じた画像本体３００、及び識別子３０２を記録媒体３に形成し、文書を作成する。FIG. 3 is an image example of theimage 30 formed under the control of thecontrol device 110 when theimage forming apparatus 10 operates as a printer.
As illustrated in FIG. 3, when theimage forming apparatus 10 operates as a printer, theimage forming apparatus 10 forms animage 30 on the recording medium 3 according to image data input from the PC 14, for example. Theimage 30 includes an imagemain body 300 corresponding to the image data input from thePC 14 and an identifier (document ID) 302 corresponding to the imagemain body 300. Theidentifier 302 may be added to the imagemain body 300 as a digital watermark, for example, or may be recorded on an IC tag attached to the recording medium 3.
As described above, when the image data is input from the PC 14, theimage forming apparatus 10 forms the imagemain body 300 and theidentifier 302 corresponding to the image data on the recording medium 3, and creates a document.

次に、サーバ１２が記憶する文書データベース１２０の構成について説明する。
図４は、サーバ１２が記憶する文書データベース１２０の第一例の構成を示す図であって、（Ａ）はサーバ１２に設けられた記憶領域を示すメモリマップであり、（Ｂ）はサーバ１２の記憶領域に記憶されるデータ例である。
図４（Ａ）に示すように、文書データベース１２０の第一例は、文書ＩＤ（識別子）記憶領域１２２、廃棄指定日記憶領域１２４、合計文書数記憶領域１２６及び複写履歴記憶領域１２８を有する。Next, the configuration of thedocument database 120 stored in theserver 12 will be described.
FIG. 4 is a diagram showing a configuration of a first example of thedocument database 120 stored in theserver 12, where (A) is a memory map showing storage areas provided in theserver 12, and (B) is aserver 12. This is an example of data stored in the storage area.
As shown in FIG. 4A, the first example of thedocument database 120 has a document ID (identifier)storage area 122, a discard designateddate storage area 124, a total documentnumber storage area 126, and a copyhistory storage area 128.

文書ＩＤ記憶領域１２２は、図４（Ｂ）に示したように複数の文書ＩＤ（識別子）データを記憶する。なお、文書ＩＤは、例えばＰＣ１４によって画像データの内容（画像本体３００）ごとに設定され、文書を特定する識別子になっている。例えば、記録媒体３に画像が形成されることによって画像データから作成された文書に対して複製が作成された場合には、文書の複製元（原文書）及び複製（複製文書）の画像本体３００が同一であるので、原文書の文書ＩＤと同一の文書ＩＤが複製文書に付される。  The documentID storage area 122 stores a plurality of document ID (identifier) data as shown in FIG. The document ID is set for each content of the image data (image body 300) by the PC 14, for example, and serves as an identifier for identifying the document. For example, when a copy is created for a document created from image data by forming an image on the recording medium 3, theimage body 300 of the document's copy source (original document) and copy (copy document). Therefore, the same document ID as the document ID of the original document is attached to the duplicate document.

廃棄指定日記憶領域１２４は、文書ＩＤごとに指定された廃棄指定日データを記憶する。合計文書数記憶領域１２６は、画像本体３００が同一の文書（原文書及び複製文書）が存在する合計数を文書ＩＤごとに記憶する。複写履歴記憶領域１２８は、画像形成装置１０が文書の複写を形成した履歴を記憶する。  The discard designateddate storage area 124 stores discard designated date data designated for each document ID. The total documentnumber storage area 126 stores the total number of documents having the same image main body 300 (original document and duplicate document) for each document ID. The copyhistory storage area 128 stores a history that theimage forming apparatus 10 formed a copy of a document.

次に、文書管理システム１の全体動作例について説明する。
図５は、文書管理システム１の全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
図５に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、画像形成装置１０は、画像を形成された記録媒体３などの文書の複写指示を受入れたか否か判定し、文書の複写指示を受入れた場合にはＳ１０２の処理に進み、受入れていない場合にはＳ１１２の処理に進む。Next, an example of the overall operation of thedocument management system 1 will be described.
FIG. 5 is a flowchart showing an overall operation example (S10) of thedocument management system 1.
As shown in FIG. 5, in step 100 (S100), theimage forming apparatus 10 determines whether or not an instruction for copying a document such as the recording medium 3 on which an image is formed is received, and the instruction for copying the document is received. If not, the process proceeds to S112.

ステップ１０２（Ｓ１０２）において、画像形成装置１０は、画像読取り装置１０２によって記録媒体３に形成された画像を読取り、画像から識別子（文書ＩＤ）３０２を読取ってサーバ１２に対し送信する。  In step 102 (S102), theimage forming apparatus 10 reads an image formed on the recording medium 3 by theimage reading apparatus 102, reads an identifier (document ID) 302 from the image, and transmits it to theserver 12.

ステップ１０４（Ｓ１０４）において、サーバ１２は、画像形成装置１０から送信された識別子３０２と文書データベース１２０に記憶されたデータとを照合し、照合日と文書ＩＤに対応する廃棄指定日を比較することにより、画像形成装置１０から送信された識別子３０２に対応する文書の廃棄が必要であるか否かを判定する。廃棄が必要な場合にはＳ１１０の処理に進み、廃棄が必要でない場合にはＳ１０６の処理に進む。  In step 104 (S104), theserver 12 collates theidentifier 302 transmitted from theimage forming apparatus 10 with the data stored in thedocument database 120, and compares the collation date with the designated disposal date corresponding to the document ID. Thus, it is determined whether or not the document corresponding to theidentifier 302 transmitted from theimage forming apparatus 10 needs to be discarded. If disposal is necessary, the process proceeds to S110. If disposal is not necessary, the process proceeds to S106.

ステップ１０６（Ｓ１０６）において、画像形成装置１０は、サーバ１２から照合結果を受入れて、画像を形成された記録媒体３の複写（文書の複写）を行う。  In step 106 (S106), theimage forming apparatus 10 accepts the collation result from theserver 12 and performs copying (document copying) of the recording medium 3 on which the image is formed.

ステップ１０８（Ｓ１０８）において、サーバ１２は、合計文書数記憶領域１２６に記憶された文書の合計数に複写された文書数を加算し、合計文書数記憶領域１２６の数値を更新する。  In step 108 (S108), theserver 12 adds the number of copied documents to the total number of documents stored in the total documentnumber storage area 126, and updates the value in the total documentnumber storage area 126.

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、画像形成装置１０は、文書の複製元（原文書）を廃棄すべき指示を例えばＵＩ装置１００の表示装置に表示する。  In step 110 (S110), theimage forming apparatus 10 displays an instruction to discard the document copy source (original document) on the display device of theUI device 100, for example.

ステップ１１２（Ｓ１１２）において、シュレッダ１６は、例えば読取り装置１６０に対する入力の有無などにより、画像を形成された記録媒体３などの文書の廃棄指示を受入れたか否かを判定し、文書の廃棄指示を受入れた場合にはＳ１１４の処理に進み、受入れていない場合には処理を終了する。  In step 112 (S112), theshredder 16 determines whether or not an instruction for discarding the document such as the recording medium 3 on which the image is formed has been received based on, for example, whether there is an input to thereading device 160, and issues an instruction to discard the document. If accepted, the process proceeds to S114, and if not accepted, the process ends.

ステップ１１４（Ｓ１１４）において、シュレッダ１６は、読取り装置１６０によって記録媒体３に形成された画像を読取り、画像から識別子（文書ＩＤ）３０２を読取ってサーバ１２に対し送信する。  In step 114 (S114), theshredder 16 reads an image formed on the recording medium 3 by thereading device 160, reads an identifier (document ID) 302 from the image, and transmits it to theserver 12.

ステップ１１６（Ｓ１１６）において、シュレッダ１６は、画像を形成された記録媒体３を細かく切断して廃棄する。  In step 116 (S116), theshredder 16 cuts and discards the recording medium 3 on which the image is formed.

ステップ１１８（Ｓ１１８）において、サーバ１２は、合計文書数記憶領域１２６に記憶された文書の合計数から廃棄された文書数を減算し、合計文書数記憶領域１２６の数値を更新する。  In step 118 (S118), theserver 12 subtracts the number of discarded documents from the total number of documents stored in the total documentnumber storage area 126, and updates the value in the total documentnumber storage area 126.

このように、文書管理システム１において、文書データベース１２０の第一例が用いられることにより、ユーザは、同一の文書（原文書及び複製文書）が存在する合計数及び廃棄すべき文書の存在などを把握することができる。  As described above, in thedocument management system 1, by using the first example of thedocument database 120, the user can determine the total number of the same documents (original documents and duplicate documents), the existence of documents to be discarded, and the like. I can grasp it.

次に、サーバ１２が記憶する文書データベース１２０の第二例について説明する。
図６は、サーバ１２が記憶する文書データベース１２０の第二例の構成を示す図であって、（Ａ）はサーバ１２に設けられた記憶領域を示すメモリマップであり、（Ｂ）はサーバ１２の記憶領域に記憶されるデータ例である。
図６（Ａ）に示すように、文書データベース１２０の第二例は、原文書ＩＤ記憶領域１３０、原文書廃棄指定日記憶領域１３２、複写文書ＩＤ記憶領域１３４、複写文書廃棄指定日記憶領域１３６及び複写文書廃棄フラグ記憶領域１３８を有する。Next, a second example of thedocument database 120 stored in theserver 12 will be described.
FIG. 6 is a diagram showing a configuration of a second example of thedocument database 120 stored in theserver 12, where (A) is a memory map showing a storage area provided in theserver 12, and (B) is aserver 12. This is an example of data stored in the storage area.
As shown in FIG. 6A, the second example of thedocument database 120 includes an original documentID storage area 130, an original document discard specifieddate storage area 132, a copy documentID storage area 134, and a copy document discard specifieddate storage area 136. And a copy document discardflag storage area 138.

原文書ＩＤ記憶領域１３０は、図６（Ｂ）に示したように複数の原文書ＩＤ（識別子）データを記憶する。なお、原文書ＩＤを有する文書は、１つの原文書に限られている。原文書廃棄指定日記憶領域１３２は、原文書ＩＤに対応する文書に対して指定された原文書廃棄指定日データを記憶する。  The original documentID storage area 130 stores a plurality of original document ID (identifier) data as shown in FIG. Note that a document having an original document ID is limited to one original document. The original document disposal designationdate storage area 132 stores original document disposal designation date data designated for the document corresponding to the original document ID.

複写文書ＩＤ記憶領域１３４は、複写により作成された文書ごとに付される固有の複写文書ＩＤデータを記憶する。なお、複写文書ＩＤデータは、文書の複製元（原文書）に対応付けられている。複写文書廃棄指定日記憶領域１３６は、複写文書ＩＤそれぞれに対応する文書に対して指定された複写文書廃棄指定日データを記憶する。なお、複写文書廃棄指定日は、原文書廃棄指定日と同じにされてもよいし、図６（Ｂ）に示したように原文書廃棄指定日よりも早い時期に設定されるなど、原文書廃棄指定日とは異なるようにされてもよい。また、原文書廃棄指定日が設定されず、複写文書廃棄指定日のみが設定されてもよい。  The copy documentID storage area 134 stores unique copy document ID data assigned to each document created by copying. The copy document ID data is associated with the document copy source (original document). The copy document discard designationdate storage area 136 stores copy document discard designation date data designated for the document corresponding to each copy document ID. The copy document disposal designated date may be the same as the original document disposal designated date, or may be set earlier than the original document disposal designated date as shown in FIG. 6B. The date may be different from the designated disposal date. Also, the original document disposal designated date may not be set, and only the copy document disposal designated date may be set.

複写文書廃棄フラグ記憶領域１３８は、複写により作成された文書ごとに付された複写文書ＩＤに対応する文書が廃棄されたか否かを示す複写文書廃棄フラグデータを記憶する。例えば、複写文書廃棄フラグ記憶領域１３８は、複写により文書が作成されて複写文書ＩＤが記憶された場合にフラグ”０”を記憶し、複写文書ＩＤに対応する文書が廃棄された場合にフラグ”１”を記憶する。  The copy document discardflag storage area 138 stores copy document discard flag data indicating whether or not the document corresponding to the copy document ID assigned to each document created by copying has been discarded. For example, the copy document discardflag storage area 138 stores a flag “0” when a document is created by copying and a copy document ID is stored, and a flag “when a document corresponding to the copy document ID is discarded”. 1 "is memorized.

このように、原文書ＩＤと複写文書ＩＤとをそれぞれ設定し、原文書廃棄指定日と複写文書廃棄指定日とをそれぞれ独立させることにより、ユーザは、廃棄すべき文書の存在及び文書固有の廃棄指定日などを把握することができる。  In this way, by setting the original document ID and the copy document ID, respectively, and making the original document discard designation date and the copy document discard designation date independent, the user can determine the existence of the document to be discarded and the document specific discard. The designated date can be grasped.

本発明の実施形態に係る文書管理システムの概要を示す構成図である。It is a block diagram which shows the outline | summary of the document management system which concerns on embodiment of this invention.画像形成装置の構成を示す構成図である。1 is a configuration diagram illustrating a configuration of an image forming apparatus.画像形成装置がプリンタとして動作する場合に、制御装置の制御により形成される画像例である。7 is an example of an image formed by control of a control device when the image forming apparatus operates as a printer.サーバが記憶する文書データベースの第一例の構成を示す図であって、（Ａ）はサーバに設けられた記憶領域を示すメモリマップであり、（Ｂ）はサーバの記憶領域に記憶されるデータ例である。It is a figure which shows the structure of the 1st example of the document database which a server memorize | stores, Comprising: (A) is a memory map which shows the storage area provided in the server, (B) is the data memorize | stored in the storage area of a server It is an example.文書管理システムの全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the example of whole operation | movement (S10) of a document management system.サーバが記憶する文書データベースの第二例の構成を示す図であって、（Ａ）はサーバに設けられた記憶領域を示すメモリマップであり、（Ｂ）はサーバの記憶領域に記憶されるデータ例である。It is a figure which shows the structure of the 2nd example of the document database which a server memorize | stores, Comprising: (A) is a memory map which shows the memory area provided in the server, (B) is the data memorize | stored in the memory area of a server It is an example.

符号の説明Explanation of symbols

１・・・文書管理システム
１０・・・画像形成装置
１００・・・ＵＩ装置
１０２・・・画像読取り装置
１０４・・・記憶装置
１０６・・・印刷装置
１０８・・・通信装置
１１０・・・制御装置
１２・・・サーバ
１２０・・・文書データベース
１４・・・ＰＣ
１６・・・シュレッダ
１６０・・・読取り装置
１８・・・電子錠
２・・・事業所
３・・・記録媒体
３０・・・画像
３００・・・画像本体
３０２・・・識別子（文書ＩＤ）DESCRIPTION OFSYMBOLS 1 ...Document management system 10 ...Image forming apparatus 100 ...UI apparatus 102 ...Image reading apparatus 104 ... Memory |storage device 106 ...Printing apparatus 108 ...Communication apparatus 110 ...Control Device 12 ...Server 120 ...Document database 14 ... PC
16 ...shredder 160 ... reading device 18 ...electronic lock 2 ... office 3 ... recordingmedium 30 ...image 300 ...image body 302 ... identifier (document ID)

Claims (8)

Translated fromJapanese

文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録し、識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報を記憶手段に記憶し、前記記録媒体から識別子が読取られた場合に、記憶手段に記憶された情報に応じて、当該記録媒体を廃棄するか否かを判定することを特徴とする文書管理方法。  Document content and an identifier corresponding to the document content are recorded on a recording medium, information on discarding the document content corresponding to the identifier is stored in a storage unit, and when the identifier is read from the recording medium, the storage unit stores A document management method for determining whether or not to discard the recording medium in accordance with stored information. 文書内容、及び該文書内容が複製であることを示す識別子を記録媒体に記録することにより文書の複製を作成し、識別子に対応する文書内容の廃棄に関して、文書内容の複製元とは異なる情報を記憶手段に記憶し、前記記録媒体から識別子が読取られた場合に、記憶手段に記憶された情報に応じて、当該記録媒体を廃棄するか否かを判定することを特徴とする文書管理方法。  A document copy is created by recording the document content and an identifier indicating that the document content is a copy on a recording medium, and information regarding the disposal of the document content corresponding to the identifier is different from the document content copy source. A document management method characterized in that, when an identifier is read from a recording medium stored in a storage unit, whether or not the recording medium is to be discarded is determined according to information stored in the storage unit. 文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録することにより文書を作成し、作成した文書の複製作成又は廃棄ごとに記録媒体から識別子を読取り、識別子を読取った回数に応じて文書の複製数を計数することを特徴とする文書管理方法。  The document is created by recording the document content and the identifier corresponding to the document content on the recording medium, and the identifier is read from the recording medium every time the created document is duplicated or discarded. A document management method for counting the number of copies of a document. 文書内容と固有の識別子とを記録媒体に記録することにより文書を作成し、作成した文書に対応する固有の識別子を記憶手段に記憶し、前記文書が廃棄される場合に記録媒体から固有の識別子を読取り、読取られた固有の識別子と記憶手段に記憶された固有の識別子とを対応付けることを特徴とする文書管理方法。  A document is created by recording the document content and a unique identifier on a recording medium, the unique identifier corresponding to the created document is stored in a storage means, and the unique identifier from the recording medium when the document is discarded A document management method characterized by associating the read unique identifier with the unique identifier stored in the storage means. 文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録する記録手段と、この記録手段が記録した識別子に対応する文書内容の廃棄に関する情報を記憶する記憶手段と、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った識別子、及び前記記憶手段に記憶された情報に応じて、文書内容及び識別子が記録された記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段とを有することを特徴とする文書管理システム。  Recording means for recording document contents and an identifier corresponding to the document contents on a recording medium, storage means for storing information relating to discarding of the document contents corresponding to the identifier recorded by the recording means, and an identifier are recorded Reading means for reading an identifier from a recording medium, an identifier read by the reading means, and information stored in the storage means determine whether to discard the recording medium on which the document content and the identifier are recorded And a document management system. 文書内容、及び該文書内容が複製であることを示す識別子を記録媒体に記録することにより、文書の複製を作成する複製作成手段と、この複製作成手段が作成した文書に記録された識別子に対応する文書内容の廃棄に関して、文書内容の複製元とは異なる情報を記憶する記憶手段と、識別子が記録されている記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った識別子、及び前記記憶手段に記憶された情報に応じて、文書内容及び識別子が記録された記録媒体を廃棄するか否かを判定する判定手段とを有することを特徴とする文書管理システム。  Corresponding to a copy creation means for creating a copy of the document by recording the document content and an identifier indicating that the document content is a copy, and an identifier recorded in the document created by the copy creation means Storage means for storing information different from the document content replication source, reading means for reading the identifier from the recording medium on which the identifier is recorded, the identifier read by the reading means, and the storage A document management system comprising: determination means for determining whether or not to discard a recording medium on which document contents and identifiers are recorded, in accordance with information stored in the means. 文書内容、及び該文書内容に対応する識別子を記録媒体に記録することにより文書を作成する文書作成手段と、この文書作成手段が作成した文書の複製を作成する複製作成手段と、前記文書作成手段が作成した文書を廃棄する廃棄手段と、前記複製作成手段又は前記廃棄手段によって、前記文書作成手段が作成した文書の複製作成又は廃棄ごとに記録媒体から識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が識別子を読取った回数に応じて文書の複製数を計数する計数手段とを有することを特徴とする文書管理システム。  Document creation means for creating a document by recording the document content and an identifier corresponding to the document content on a recording medium, copy creation means for creating a copy of the document created by the document creation means, and the document creation means A discarding unit for discarding the document created by the user, a reading unit for reading the identifier from the recording medium every time a copy of the document created by the document creating unit is created or discarded by the copy creating unit or the discarding unit, and the reading unit A document management system comprising counting means for counting the number of copies of a document according to the number of times the identifier is read. 文書内容と固有の識別子とを記録媒体に記録することにより文書を作成する文書作成手段と、この文書作成手段が作成した文書に対応する固有の識別子を記憶する記憶手段と、前記文書作成手段が作成した文書が廃棄される場合に記録媒体から固有の識別子を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った固有の識別子と前記記憶手段が記憶する固有の識別子とを対応付ける対応付け手段とを有することを特徴とする文書管理システム。  Document creation means for creating a document by recording document content and a unique identifier on a recording medium, storage means for storing a unique identifier corresponding to the document created by the document creation means, and the document creation means Reading means for reading a unique identifier from a recording medium when the created document is discarded, and association means for associating the unique identifier read by the reading means with the unique identifier stored in the storage means Document management system characterized by

Images