【０００１】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、文書作成システ
ム、文書テンプレート登録装置及び方法、そのためのプ
ログラム、並びに文書テンプレート登録データに関し、
特に実質的に同内容の文書テンプレートが重複して蓄積
されるのを抑えることができるものに関する。The present invention relates to a document creation system, a document template registration device and method, a program therefor, and document template registration data,
Particularly, the present invention relates to a document template capable of suppressing the accumulation of duplicate document templates having substantially the same content.
【０００２】[0002]
【従来の技術】ビジネス文書では、定型文が利用される
場合が多い。また、個人間でやりとりされる文書でも、
季節の挨拶状などには定型文が利用される場合がある。
そこで、特にこのような定型文の作成を容易にするた
め、予めデータベースなどに格納されたデータを検索
し、抽出されたデータを基にして文書の作成を行うこと
ができるものとして、例えば、特開２０００−５７０６
６号公報、特開２０００−３０５８７２号公報、特開平
５−３４６９１９号公報（以下、それぞれ従来例１、
２、３という）などがある。2. Description of the Related Art In business documents, fixed phrases are often used. Also, for documents that are exchanged between individuals,
Fixed phrases may be used for seasonal greeting cards.
Therefore, in particular, in order to facilitate the creation of such a fixed phrase, it is possible to search data stored in advance in a database or the like and create a document based on the extracted data. Open 2000-5706
No. 6, JP-A No. 2000-305872, and JP-A No. 5-346919 (hereinafter referred to as Conventional Example 1,
A few).
【０００３】従来例１では、受信した電子メールの質問
内容を解読し、その解読内容に基づいて回答データ蓄積
部から回答データを検索する。回答データが検索された
場合には、その回答データを含む返信メールを自動的に
作成する。一方、回答データが検索されなかった場合
は、新たな回答データを入力して返答文を作成すると共
に、入力した回答データを回答データ蓄積部に蓄積させ
る。In the conventional example 1, the inquiry content of the received electronic mail is deciphered, and the answer data is retrieved from the answer data storage section based on the deciphered content. When the answer data is searched, a reply mail including the answer data is automatically created. On the other hand, when the answer data is not retrieved, new answer data is input to create an answer sentence, and the entered answer data is stored in the answer data storage unit.
【０００４】従来例２では、電子メールでの問い合わせ
及びその対応状況が複数のクライアントにおいて共通の
対応記録データベースに登録されている。各クライアン
トにおいて受信した電子メールに対する返信メールを作
成する場合に、共通の対応記録データベースにアクセス
し、そこに登録された対応状況に基づいて返信メールを
作成することができる。新たな内容の返答をした場合な
どには、それが対応記録データベースに登録されるもの
となる。In the conventional example 2, the inquiry by e-mail and its response status are registered in a common response record database in a plurality of clients. When creating a reply mail to an email received by each client, it is possible to access a common correspondence record database and create a reply mail based on the correspondence status registered therein. When a reply with new contents is made, it is registered in the correspondence record database.
【０００５】従来例３では、例えば、ビジネス文書を構
成するパーツとして、頭語、時候、…、結語といった構
成部分（パーツ）に分類しておき、パーツ毎に分類して
パーツメモリに複数種類のデータを記憶している。そし
て、パーツデータメモリからパーツ毎に選び出したデー
タを組み合わせることで、ビジネス文書を作成すること
ができるようにしている。In the conventional example 3, for example, as parts forming a business document, constituent parts (parts) such as acronyms, weather signs, ..., Conjunctions are classified, and each part is classified into a plurality of parts memory. It stores data. Then, by combining the data selected for each part from the part data memory, a business document can be created.
【０００６】[0006]
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記し
た従来例には、それぞれ次のような問題があった。すな
わち、従来例１と２とでは、返答文の作成に際して適切
なデータが記憶されていなかった場合に新たに登録され
ることとなるデータは、その一部が既存のデータとは異
なっているものの、他の部分は内容的に同じであるとい
う場合もあり得る。このように内容が重複した部分を有
するデータがいくつも存在すると、データ全体を記憶す
るために必要な容量が大きくなってしまうという問題が
あった。また、記憶されたデータを整理する場合にも、
そのメンテナンス効率が悪いという問題があった。However, the above-mentioned conventional examples have the following problems, respectively. That is, in the conventional examples 1 and 2, although some of the data to be newly registered when appropriate data is not stored when the response sentence is created is different from the existing data. In some cases, other parts are the same in content. If there are many data having overlapping contents, the capacity required to store the entire data becomes large. Also, when organizing the stored data,
There was a problem that the maintenance efficiency was poor.
【０００７】一方、従来例３では、パーツ毎に分類して
データを記憶しているので、一部のパーツだけ僅かに異
なるデータがいくつも記憶されてしまうということは防
ぐことができる。しかし、例えば本文のように比較的長
い内容となるパーツでは、同じ分類に属するパーツのデ
ータ間で、内容の一部重複ということが発生し得る。こ
のような状態が発生した場合は、やはり従来例１及び２
と同じ問題が生じてしまうこととなっていた。On the other hand, in the conventional example 3, since the data is classified and stored for each part, it is possible to prevent the storage of a number of data that are slightly different for some parts. However, in the case of a part having a relatively long content such as the text, a part of the content may overlap between data of parts belonging to the same classification. When such a situation occurs, the conventional examples 1 and 2 are also required.
It was supposed to cause the same problem as.
【０００８】本発明は、複数の文書テンプレートにおい
て内容的に重複した部分が重ねて文書テンプレート記憶
手段（データベース）に蓄積されるのを抑えることがで
きる文書作成システム、文書テンプレート登録装置及び
方法、そのためのプログラム、並びに文書テンプレート
登録データを提供することを目的とする。The present invention is directed to a document creation system, a document template registration device and a method, which can prevent overlapping of contents of a plurality of document templates in a document template storage means (database). The purpose is to provide the program and document template registration data.
【０００９】[0009]
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の第１の観点にかかる文書作成システムは、
複数の文書テンプレートを記憶した文書テンプレート記
憶手段と、前記文書テンプレート記憶手段に記憶された
複数の文書テンプレートのうちのいずれか１以上を用い
て文書を作成する文書作成手段と、新たな文書テンプレ
ートを前記文書テンプレートに登録させる新規文書テン
プレート登録手段とを備え、前記文書テンプレート記憶
手段に記憶された各文書テンプレートは、それぞれ１ま
たは複数の部分を含み、前記文書テンプレート記憶手段
は、他の文書テンプレートと内容が重複する部分を含ん
でいる文書テンプレートについて該重複部分を前記他の
テンプレートを指し示すポインタで置き換えたものを記
憶しており、前記新規文書テンプレート登録手段は、少
なくとも１の部分を含む新たな文書テンプレートを入力
して、前記文書テンプレート記憶手段に記憶させる新規
テンプレート入力手段と、前記新規テンプレート入力手
段から入力させた新たな文書テンプレートの各部分と、
前記文書テンプレート記憶手段に既に記憶されていた文
書テンプレートの各部分とで、内容の重複する部分を検
索する重複部分検索手段と、前記重複部分検索手段の検
索結果に従って、新たな文書テンプレートに含まれる部
分及び既存の文書テンプレートに含まれる部分のうちの
少なくとも１つの部分を、他の文書テンプレートを指し
示すポインタに置換させて、前記文書テンプレート記憶
手段を最適化する最適化手段とを備えることを特徴とす
る。In order to achieve the above object, the document creating system according to the first aspect of the present invention is
A document template storage unit that stores a plurality of document templates, a document creation unit that creates a document using any one or more of the plurality of document templates stored in the document template storage unit, and a new document template. A new document template registration unit for registering the document template, each of the document templates stored in the document template storage unit includes one or a plurality of portions, and the document template storage unit includes another document template. A document template including a portion having overlapping contents is stored by replacing the overlapping portion with a pointer pointing to the other template, and the new document template registration means stores a new document including at least one portion. Enter the template and enter the document A new template input means to be stored in the plate storage unit, and each part of the new document template is inputted from the new template input means,
A new document template is included according to a duplicated portion search means for searching a duplicated portion of the content of each of the document templates already stored in the document template storage means, and a search result of the duplicated portion search means. At least one of the portion and the portion included in the existing document template is replaced with a pointer that points to another document template, and the document template storage means is optimized. To do.
【００１０】上記文書作成システムでは、文書テンプレ
ート記憶手段に新たな文書テンプレートを記憶させる
と、この新たな文書テンプレートに含まれる部分で既存
の文書テンプレートに含まれる部分と内容の重複がある
場合に、そのような部分を他の文書テンプレートを指し
示すポインタで置き換えることにより、実質的に同じ内
容の部分を文書テンプレート記憶手段に記憶させなくて
もよいようにしている。このように実質的に同じ内容の
部分は文書テンプレート記憶手段に最小限だけ記憶して
おけばよいことから、必要となる記憶容量を小さくする
ことができる。In the above document creation system, when a new document template is stored in the document template storage means, if a portion included in the new document template has a content overlapping with a portion included in the existing document template, By replacing such a portion with a pointer pointing to another document template, it is not necessary to store a portion having substantially the same content in the document template storage means. As described above, since the portions having substantially the same contents need only be stored in the document template storage means to a minimum, the required storage capacity can be reduced.
【００１１】上記文書作成システムにおいて、前記新規
文書テンプレート登録手段は、前記文書作成手段による
文書の作成の際に用いることができる文書テンプレート
がない場合、新たな文書テンプレートを利用者に入力さ
せ、文書テンプレート記憶手段に登録させ、前記文書作
成手段は、前記新規文書テンプレート登録手段によって
新たに登録された文書テンプレートを用いて文書を作成
するものとすることができる。In the above document creating system, the new document template registering means causes the user to input a new document template when there is no document template that can be used when the document is created by the document creating means. The document may be registered in the template storage unit, and the document creation unit may create a document using the document template newly registered by the new document template registration unit.
【００１２】文書作成に用いることができる文書テンプ
レートがない場合というのは、一般的に利用者が最も新
たな文書テンプレートの登録を行いたいと考える場合で
ある。また、新たな文書テンプレートの登録は、一般的
に作成中の文書における必要性に基づいて行われたもの
である。このため、ここで示したように新規文書テンプ
レート登録手段と文書作成手段を構成することによっ
て、文書作成システムとしての使い勝手がよくなる。The case where there is no document template that can be used for creating a document is a case where the user generally wants to register the newest document template. The registration of the new document template is generally performed based on the necessity of the document being created. Therefore, by constructing the new document template registration means and the document creation means as shown here, the usability of the document creation system is improved.
【００１３】上記目的を達成するため、本発明の第２の
観点にかかる文書テンプレート登録装置は、それぞれが
１または複数の部分を含む複数の文書テンプレートであ
って、他の文書テンプレートと内容が重複する部分を含
んでいる文書テンプレートについて該重複部分を前記他
のテンプレートを指し示すポインタで置き換えたものを
記憶する文書テンプレート記憶手段と、少なくとも１の
部分を含む新たな文書テンプレートを入力して、前記文
書テンプレート記憶手段に記憶させる新規テンプレート
入力手段と、前記新規テンプレート入力手段から入力さ
せた新たな文書テンプレートの各部分と、前記文書テン
プレート記憶手段に既に記憶されていた文書テンプレー
トの各部分とで、内容の重複する部分を検索する重複部
分検索手段と、前記重複部分検索手段の検索結果に従っ
て、新たな文書テンプレートに含まれる部分及び既存の
文書テンプレートに含まれる部分のうちの少なくとも１
つの部分を、他の文書テンプレートを指し示すポインタ
に置換させて、前記文書テンプレート記憶手段を最適化
する最適化手段とを備えることを特徴とする。In order to achieve the above object, the document template registration apparatus according to the second aspect of the present invention is a plurality of document templates each including one or a plurality of parts, and the content overlaps with other document templates. The document template storing means for storing the document template including a portion to be replaced with a pointer pointing to the other template, and a new document template including at least one portion, and inputting the document. The contents of the new template input means stored in the template storage means, each part of the new document template input from the new template input means, and each part of the document template already stored in the document template storage means Duplicate part search means to search for duplicate parts of According to the search results of the overlapped portion retrieval means, at least one of the parts included in the partial and existing document template that is included in the new document templates
And an optimizing means for optimizing the document template storage means by replacing one part with a pointer pointing to another document template.
【００１４】上記文書テンプレート登録装置では、文書
テンプレート記憶手段に新たな文書テンプレートを記憶
させると、この新たな文書テンプレートに含まれる部分
で既存の文書テンプレートに含まれる部分と内容の重複
がある場合に、そのような部分を他の文書テンプレート
を指し示すポインタで置き換えることにより、実質的に
同じ内容の部分を文書テンプレート記憶手段に記憶させ
なくてもよいようにしている。このように実質的に同じ
内容の部分は文書テンプレート記憶手段に最小限だけ記
憶しておけばよいことから、必要となる記憶容量を小さ
くすることができる。In the above document template registration device, when a new document template is stored in the document template storage means, if a portion included in the new document template has a content overlapping with a portion included in the existing document template. By replacing such a portion with a pointer pointing to another document template, it is not necessary to store a portion having substantially the same content in the document template storage means. As described above, since the portions having substantially the same contents need only be stored in the document template storage means to a minimum, the required storage capacity can be reduced.
【００１５】上記文書テンプレート登録装置において、
前記最適化手段は、前記重複部分検索手段による検索の
結果、前記新たな文書テンプレートの一部分と既存の特
定の文書テンプレートの全部分とが内容的に重複してい
る場合、前記新たな文書テンプレートの当該部分を、前
記特定の文書テンプレートを指し示すポインタに置換さ
せるものとすることができる。In the above document template registration device,
As a result of the search by the overlapping portion search means, the optimizing means determines, when a part of the new document template and the entire part of the existing specific document template are contently overlapping, the new document template The part may be replaced with a pointer pointing to the specific document template.
【００１６】また、前記最適化手段は、前記重複部分検
索手段による検索の結果、前記新たな文書テンプレート
の全部分と既存の特定の文書テンプレートの一部分とが
内容的に重複している場合、前記特定の文書テンプレー
トの当該部分を、前記新たな文書テンプレートを指し示
すポインタに置換させるものとすることができる。[0016] Further, when the whole of the new document template and a part of the existing specific document template are contently duplicated as a result of the search by the overlapping portion searching means, the optimizing means is operable to: The relevant part of the specific document template may be replaced with a pointer pointing to the new document template.
【００１７】また、前記最適化手段は、前記重複部分検
索手段による検索の結果、前記新たな文書テンプレート
の一部分と既存の特定の文書テンプレートの一部分とが
内容的に重複している場合、該内容的に重複した部分を
切り出して該切り出した部分を全内容とする文書テンプ
レートを生成し、前記新たな文書テンプレートの当該部
分と前記特定の文書テンプレートの当該部分とを、前記
切り出した部分を内容とする文書テンプレートを指し示
すポインタに置換させるものとすることができる。In addition, when the part of the new document template and the part of the existing specific document template overlap in content as a result of the search by the overlapping part searching part, the optimizing part determines the contents. To generate a document template having the extracted content as the entire content, and the relevant part of the new document template and the relevant part of the specific document template as the content. It may be replaced with a pointer pointing to the document template to be created.
【００１８】ここで、前記最適化手段は、前記既存の文
書テンプレートの前記一部分に他の文書テンプレートを
指し示すポインタが含まれていた場合には、前記切り出
した部分を内容とする文書テンプレートが前記他の文書
テンプレートを指し示すポインタを含むように、前記切
り出した部分を内容とする文書テンプレートを生成する
ものとすることができる。Here, when the part of the existing document template includes a pointer pointing to another document template, the optimizing means determines that the document template containing the cut-out part is the other one. It is possible to generate a document template having the cutout portion as a content so as to include a pointer pointing to the document template.
【００１９】上記文書テンプレート登録装置は、前記最
適化手段によって前記新たな文書テンプレートに置換さ
れたポインタが複数含まれる場合に、そのうちの少なく
とも２つのポインタと同じポインタ構造を有するさらに
他の文書テンプレートを前記文書テンプレート記憶手段
から検索する検索手段と、前記検索手段による検索で同
じポインタ構造を有する文書テンプレートが抽出された
場合に、前記新たな文書テンプレートからのポインタを
前記同じポインタ構造を有する文書テンプレートを指し
示すポインタにさらに置換する再最適化手段とをさらに
備えるものとすることができる。When the new document template is replaced with a plurality of pointers by the optimizing means, the document template registering device further includes another document template having the same pointer structure as at least two pointers. When a document template having the same pointer structure is extracted by the search unit that searches the document template storage unit and a document template that has the same pointer structure as the document template having the same pointer structure is extracted by the search by the search unit. Reoptimizing means for further replacing the pointing pointer may be further provided.
【００２０】上記目的を達成するため、本発明の第３の
観点にかかる文書テンプレート登録方法は、それぞれが
１または複数の部分を含む複数の文書テンプレートであ
って、他の文書テンプレートと内容が重複する部分を含
んでいる文書テンプレートについて該重複部分を前記他
のテンプレートを指し示すポインタで置き換えたものを
記憶する文書テンプレート記憶手段に、少なくとも１の
部分を含む新たな文書テンプレートを登録するための方
法であって、少なくとも１の部分を含む新たな文書テン
プレートを外部から入力させ、前記文書テンプレート記
憶手段に記憶させるステップと、前記入力させた新たな
文書テンプレートの各部分と、前記文書テンプレート記
憶手段に既に記憶されていた文書テンプレートの各部分
とで、内容の重複する部分を検索するステップと、前記
重複部分の検索結果に従って、新たな文書テンプレート
に含まれる部分及び既存の文書テンプレートに含まれる
部分のうちの少なくとも１つの部分を、他の文書テンプ
レートを指し示すポインタに置換させて、前記文書テン
プレート記憶手段を最適化するステップとを含むことを
特徴とする。In order to achieve the above object, the document template registration method according to the third aspect of the present invention is a plurality of document templates each including one or a plurality of parts, and the content overlaps with other document templates. A method for registering a new document template including at least one portion in a document template storage means for storing a document template including a portion to be replaced with the overlapping portion replaced with a pointer pointing to the other template. And a step of inputting a new document template including at least one portion from the outside and storing the new document template in the document template storage means, each portion of the input new document template, and the document template storage means. Duplication of content with each part of the stored document template And searching at least one part among the part included in the new document template and the part included in the existing document template according to the search result of the overlapping part. Substituting and optimizing the document template storage means.
【００２１】上記目的を達成するため、本発明の第４の
観点にかかるプログラムは、それぞれが１または複数の
部分を含む複数の文書テンプレートであって、他の文書
テンプレートと内容が重複する部分を含んでいる文書テ
ンプレートについて該重複部分を前記他のテンプレート
を指し示すポインタで置き換えたものを記憶する文書テ
ンプレート記憶手段を有するコンピュータ装置を、少な
くとも１の部分を含む新たな文書テンプレートを入力し
て、前記文書テンプレート記憶手段に記憶させる新規テ
ンプレート入力手段、前記新規テンプレート入力手段か
ら入力させた新たな文書テンプレートの各部分と、前記
文書テンプレート記憶手段に既に記憶されていた文書テ
ンプレートの各部分とで、内容の重複する部分を検索す
る重複部分検索手段、及び、前記重複部分検索手段の検
索結果に従って、新たな文書テンプレートに含まれる部
分及び既存の文書テンプレートに含まれる部分のうちの
少なくとも１つの部分を、他の文書テンプレートを指し
示すポインタに置換させて、前記文書テンプレート記憶
手段を最適化する最適化手段として機能させることを特
徴とする。In order to achieve the above-mentioned object, a program according to a fourth aspect of the present invention is a plurality of document templates each including one or a plurality of parts, and has a part overlapping with other document templates. The computer device having a document template storage unit for storing the document template containing the document template storing unit in which the overlapping portion is replaced with a pointer pointing to the other template is input with a new document template including at least one portion, and The contents of the new template input means stored in the document template storage means, each part of the new document template input from the new template input means, and each part of the document template already stored in the document template storage means Duplicate part search hand to find duplicate parts of , And replacing at least one of the part included in the new document template and the part included in the existing document template with a pointer pointing to another document template according to the search result of the overlapping part search means. , And functioning as an optimizing means for optimizing the document template storage means.
【００２２】上記目的を達成するため、本発明の第５の
観点にかかる文書テンプレート登録データは、複数の文
書テンプレートを含み、そのうちの１の文書テンプレー
トの一部分が、他の文書テンプレートの全部分を内容的
に包含している場合に、前記１の文書テンプレートの当
該部分を前記他の文書テンプレートを指し示すポインタ
で置換したデータ構造を有することを特徴とする。In order to achieve the above object, the document template registration data according to the fifth aspect of the present invention includes a plurality of document templates, one of which is a part of the other document template. In the case of including the contents, the data structure has a data structure in which the corresponding part of the one document template is replaced with a pointer pointing to the other document template.
【００２３】上記文書テンプレート登録データは、前記
他の文書テンプレートの一部分が、さらに他のテンプレ
ートを内容的に包含している場合に、前記他の文書テン
プレートの当該部分を前記さらに他の文書テンプレート
を指し示すポインタで置換した階層的なデータ構造を有
するものであってもよい。In the document template registration data, when a part of the other document template contains another template in content, the part of the other document template is stored in the other document template. It may have a hierarchical data structure that is replaced with a pointing pointer.
【００２４】このような構造を有する文書テンプレート
登録データでは、実質的に同一の内容の部分は、１つの
文書テンプレートだけに登録しておけば、他の文書テン
プレートに当該部分が必要であっても、そこをポインタ
に置き換えて持たせて置けばよい。このため、全体とし
てのデータ量が小さくなり、これを記憶するための記憶
装置の容量が少なくて済む。また、このようなデータ構
造を有する文書テンプレートデータに新たな文書テンプ
レートを追加した場合には、新たなテンプレートに含ま
れる部分と既存のテンプレートに含まれる部分とで内容
の重複する部分を探し出し、このような部分についてポ
インタへの置き換えを行うことができる。このポインタ
への置き換えによって、文書テンプレート登録データと
して必要な全体のデータ量を最小のものに保っておくこ
とができるようになる。In the document template registration data having such a structure, if the portions having substantially the same contents are registered in only one document template, even if the portions are necessary for other document templates. , You can replace it with a pointer and hold it. Therefore, the amount of data as a whole is small, and the capacity of the storage device for storing this is small. Further, when a new document template is added to the document template data having such a data structure, a portion whose content is duplicated between the portion included in the new template and the portion included in the existing template is searched for, Such a part can be replaced with a pointer. By replacing with this pointer, it becomes possible to keep the total amount of data required as the document template registration data to a minimum.
【００２５】[0025]
【発明の実施の形態】以下、添付図面を参照して、本発
明の実施の形態について説明する。BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION Embodiments of the present invention will be described below with reference to the accompanying drawings.
【００２６】図１は、この実施の形態にかかる返信メー
ル作成システムの構成を示すブロック図である。この文
書作成システムは、ＣＰＵ、記憶装置（主記憶及び補助
記憶を含む）、入力装置、表示装置及び通信装置を備え
る汎用コンピュータ装置によって構成され、図示するよ
うに、メール受信部１と、メール解析部２と、回答テン
プレートデータベース３と、返信メール作成部４と、新
規テンプレート登録部５と、メール返信部６とを備えて
いる。返信メール作成部４は、回答検索部４１と、回答
選択部４２と、回答加工部４３とを含む。FIG. 1 is a block diagram showing the configuration of a reply mail creating system according to this embodiment. This document creation system is configured by a general-purpose computer device including a CPU, a storage device (including a main storage and an auxiliary storage), an input device, a display device, and a communication device, and as shown in the figure, a mail reception unit 1 and a mail analysis unit. It includes a unit 2, a reply template database 3, a reply mail creation unit 4, a new template registration unit 5, and a mail reply unit 6. The reply mail creation unit 4 includes an answer search unit 41, an answer selection unit 42, and an answer processing unit 43.
【００２７】メール受信部１は、インターネットなどを
介して送られてきた、返信メールの作成対象となる往信
の電子メール（往信メール）を受信する。メール解析部
２は、メール受信部１が受信した往信メールを形態素解
析し、構文解析する。回答テンプレートデータベース３
は、返信メールを作成する際に選択可能な回答テンプレ
ートを登録したデータベースである。回答テンプレート
データベース３及びそこに登録される回答テンプレート
の詳細については後述する。The mail receiving unit 1 receives an outgoing e-mail (outgoing mail) which is a target for creating a reply mail and is sent via the Internet or the like. The mail analysis unit 2 morphologically analyzes and syntactically analyzes the outgoing mail received by the mail reception unit 1. Answer template database 3
Is a database in which answer templates that can be selected when creating a reply mail are registered. Details of the answer template database 3 and the answer template registered therein will be described later.
【００２８】返信メール作成部４は、受信メールの内容
に対して回答した返信の電子メール（返信メール）を作
成する。返信メール作成部４において、回答検索部４１
は、まずメール解析部２の解析結果から特徴情報を抽出
し、この特徴情報を用いて回答テンプレートデータベー
ス３を検索して、１以上の回答テンプレートを抽出す
る。回答選択部４２は、例えば利用者の選択に従って、
回答検索部４１が抽出した回答テンプレートの中から返
信メールの作成に用いる回答テンプレートを選択する。
回答検索部４１が回答テンプレートを抽出できなかった
場合、及び回答選択部４２で回答テンプレートを選択し
ない場合には、その旨が新規テンプレート登録部５に通
知される。回答加工部４３は、利用者からの入力に基づ
いて回答選択部４２が選択した回答テンプレートを加工
して、返信メールを作成する。The reply mail creating unit 4 creates an electronic mail (reply mail) for replying to the contents of the received mail. In the reply mail creation unit 4, the answer search unit 41
First, the characteristic information is extracted from the analysis result of the mail analysis unit 2, the response template database 3 is searched using this characteristic information, and one or more response templates are extracted. The answer selection unit 42, for example, according to the selection of the user,
The answer template used for creating the reply mail is selected from the answer templates extracted by the answer search unit 41.
When the answer search unit 41 cannot extract the answer template and when the answer selection unit 42 does not select the answer template, the fact is notified to the new template registration unit 5. The response processing unit 43 processes the response template selected by the response selection unit 42 based on the input from the user and creates a reply mail.
【００２９】新規テンプレート登録部５は、返信メール
を作成するための処理の中で、或いは任意のタイミング
での利用者からの指示によって、回答テンプレートデー
タベース３に新たな回答テンプレートを登録する。この
際、新たな回答テンプレートが既存の回答テンプレート
と内容的に重複するかどうかを判定し、重複状況に応じ
て回答テンプレートの格納単位及び格納構造を最適化す
る。メール返信部６は、返信メール作成部４が作成した
返信メールを、その作成の元となった往信メールの送信
元アドレスを送信先アドレスとして、インターネットな
どを介して送信する。The new template registration unit 5 registers a new answer template in the answer template database 3 in the process for creating a reply mail or according to an instruction from the user at an arbitrary timing. At this time, it is determined whether or not the new answer template overlaps the existing answer template in terms of content, and the storage unit and the storage structure of the answer template are optimized according to the duplication status. The mail reply unit 6 sends the reply mail created by the reply mail creation unit 4 via the Internet or the like, with the sender address of the outgoing mail that is the origin of the reply mail as the destination address.
【００３０】なお、メール解析部２、返信メール作成部
４、及び新規テンプレート登録部５は、主としてプログ
ラムを実行するＣＰＵによって実現される。返信メール
作成部４の回答検索部４１、回答選択部４２、回答加工
部４３は、入力装置からの情報の入力を受け付け、表示
装置に処理した情報を表示させる機能も、ＣＰＵのプロ
グラム実行により実現させている。メール受信部１及び
メール返信部６は、ＣＰＵのプログラム実行により制御
される通信装置によって実現される。回答テンプレート
データベース３は、記憶装置内の所定の領域に格納され
る。The mail analysis unit 2, the reply mail creation unit 4, and the new template registration unit 5 are mainly realized by the CPU that executes the program. The reply search unit 41, the reply selection unit 42, and the reply processing unit 43 of the reply mail creation unit 4 also realize the function of receiving the input of information from the input device and displaying the processed information on the display device by executing the program of the CPU. I am letting you. The mail receiving unit 1 and the mail replying unit 6 are realized by a communication device controlled by executing a program by the CPU. The answer template database 3 is stored in a predetermined area in the storage device.
【００３１】図２は、回答テンプレートデータベース３
に登録される回答テンプレートの例を示す図である。図
示するように、回答テンプレート３０は、タグ（<templ
ate>及び</template>）３ａによって、その始まりと終
わりとが示されている。タグ３ａによって囲まれた範囲
には、回答テンプレート３０の回答部分３ｂ、３ｃ、３
ｄが含まれている。FIG. 2 shows the answer template database 3
It is a figure which shows the example of the answer template registered into. As shown, the response template 30 includes tags (<templ
ate> and </ template>) 3a indicate its beginning and end. In the range surrounded by the tag 3a, the answer parts 3b, 3c, 3 of the answer template 30 are included.
d is included.
【００３２】回答部分３ｂ、３ｄは、その内容を示す文
字列からなるもので、タグ（<text>及び</text>）によ
って、その始まりと終わりとが示される。この部分は、
予め構文解析されて構文木の形で回答テンプレートデー
タベース３に格納されていてもよい。回答部分３ｃは、
他の回答テンプレートを指し示すポインタによって構成
されるもので、タグ（<pointer>及び</pointer>）の中
に、ポインタとしての参照先テンプレート名が記入され
ている。回答テンプレート３０は、回答検索部４１によ
って回答テンプレートデータベース３から抽出される場
合、回答部分３ｃは、参照先テンプレート名で示す他の
回答テンプレートの内容に置き換えられる。The answer parts 3b and 3d are composed of a character string indicating the contents thereof, and the start and end thereof are indicated by tags (<text> and </ text>). This part is
It may be pre-parsed and stored in the answer template database 3 in the form of a syntax tree. The answer part 3c is
It is composed of a pointer pointing to another answer template, and the reference destination template name as a pointer is entered in the tags (<pointer> and </ pointer>). When the answer template 30 is extracted from the answer template database 3 by the answer search unit 41, the answer part 3c is replaced with the content of another answer template indicated by the reference destination template name.
【００３３】図３は、回答テンプレートデータベース３
の構造を示す図である。ここでは、説明を簡単にするた
め、６つの回答テンプレート３１〜３６のみを示してい
る。これらの回答テンプレート３１〜３６のうちで、回
答テンプレート３１、３２は４つの回答部分を、回答テ
ンプレート３３は３つの回答部分を、回答テンプレート
３４は２つの回答部分を、回答テンプレート３５、３６
は１つの回答部分を含んでいる。FIG. 3 shows the answer template database 3
It is a figure which shows the structure of. Here, for simplicity of explanation, only six answer templates 31 to 36 are shown. Of these answer templates 31 to 36, the answer templates 31 and 32 have four answer parts, the answer template 33 has three answer parts, the answer template 34 has two answer parts, and the answer templates 35 and 36.
Contains one answer part.
【００３４】回答テンプレート３１の上から２番目及び
３番目の回答部分は、回答テンプレート３４と内容が重
複しており、回答テンプレートデータベース３におい
て、この部分が回答テンプレート３４を指し示すポイン
タに置き換えられている。回答テンプレート３２の上か
ら３番目及び４番目の回答部分も、回答テンプレート３
４と内容が重複しており、回答テンプレートデータベー
ス３において、この部分も回答テンプレート３４を指し
示すポインタに置き換えられている。つまり、回答テン
プレート３４は、回答テンプレート３１と３２とから指
し示されている。The second and third answer parts from the top of the answer template 31 have the same contents as the answer template 34, and in the answer template database 3, this part is replaced with a pointer pointing to the answer template 34. . The third and fourth answer parts from the top of the answer template 32 are also the answer template 3
4 and the contents are duplicated, and in the answer template database 3, this part is also replaced with a pointer pointing to the answer template 34. That is, the answer template 34 is indicated by the answer templates 31 and 32.
【００３５】また、回答テンプレート３３の上から２番
目の回答部分は、回答テンプレート３５と内容が重複し
ており、回答テンプレートデータベース３において、こ
の部分が回答テンプレート３５を指し示すポインタに置
き換えられている。回答テンプレート３４の下の回答部
分も、回答テンプレート３５と内容が重複しており、回
答テンプレートデータベース３において、この部分も回
答テンプレート３５を指し示すポインタに置き換えられ
ている。つまり、回答テンプレート３５は、回答テンプ
レート３３と３４とから指し示されている。また、回答
テンプレート３４は、回答テンプレート３１と３２とか
ら指し示されている他に、回答テンプレート３５を指し
示すものとなっている。The second answer part from the top of the answer template 33 has the same contents as the answer template 35, and this part is replaced with a pointer pointing to the answer template 35 in the answer template database 3. The answer part below the answer template 34 also has the same content as the answer template 35, and this part is also replaced with a pointer pointing to the answer template 35 in the answer template database 3. That is, the answer template 35 is indicated by the answer templates 33 and 34. The answer template 34 indicates not only the answer templates 31 and 32 but also the answer template 35.
【００３６】また、回答テンプレート３３の１番下の回
答部分は、回答テンプレート３６と内容が重複してい
る。回答テンプレートデータベース３において、この部
分が回答テンプレート３６を指し示すポインタに置き換
えられている。つまり、回答テンプレート３６は、回答
テンプレート３３から指し示されている。また、回答テ
ンプレート３３は、回答テンプレート３５と３６との２
つを、指し示すものとなっている。The lowermost answer portion of the answer template 33 has the same content as the answer template 36. In the answer template database 3, this part is replaced with a pointer pointing to the answer template 36. That is, the response template 36 is pointed to by the response template 33. In addition, the response template 33 is 2 of the response templates 35 and 36.
It is one that points to you.
【００３７】なお、このような構造で回答テンプレート
３１〜３６を格納した回答テンプレートデータベース３
から、例えば回答テンプレート３１を抽出する場合、次
のようにして抽出が行われる。すなわち、回答テンプレ
ート３１には、回答テンプレート３４を指し示すポイン
タが含まれているので、この部分を回答テンプレート３
４の内容で置換する。回答テンプレート３４の内容で置
換を行った回答テンプレート３１には、さらに回答テン
プレート３５を指し示すポインタが含まれていることと
なる。そこでこの部分を回答テンプレート３５の内容で
置換して他の回答テンプレートを指し示すポインタがな
くなった状態で、回答テンプレート３１として抽出する
ものとなる。Incidentally, the answer template database 3 storing the answer templates 31 to 36 in such a structure.
From this, for example, when extracting the answer template 31, the extraction is performed as follows. That is, since the response template 31 includes the pointer pointing to the response template 34, this part is included in the response template 3
Replace with the contents of 4. The answer template 31, which has been replaced with the content of the answer template 34, further includes a pointer pointing to the answer template 35. Therefore, this portion is replaced with the contents of the answer template 35, and is extracted as the answer template 31 in a state where there is no pointer pointing to another answer template.
【００３８】以下、この実施の形態にかかる返信メール
作成システムにおける処理について説明する。図４は、
この実施の形態にかかる返信メール作成システムにおけ
る全体的な処理の流れを示すフローチャートである。The processing in the reply mail creating system according to this embodiment will be described below. Figure 4
It is a flow chart which shows the flow of the whole processing in the reply mail composition system concerning this embodiment.
【００３９】まず、メール受信部１が、返信メールの作
成対象となる電子メール（往信メール）を受信する（ス
テップＳ１０１）。次に、メール解析部２は、受信メー
ルの本文を形態素解析し、さらに構文解析して構文木を
生成する（ステップＳ１０２）。次に、回答検索部４１
は、ステップＳ１０２で生成された構文木に基づいて特
徴情報を抽出し、抽出した特徴情報に基づいて回答テン
プレートデータベース３を検索する（ステップＳ１０
３）。この検索によって、回答テンプレートデータベー
ス３から抽出された回答テンプレートがあったかどうか
を判定する（ステップＳ１０４）。First, the mail receiving unit 1 receives an electronic mail (outgoing mail) for which a reply mail is to be created (step S101). Next, the mail analysis unit 2 morphologically analyzes the text of the received mail and further parses it to generate a syntax tree (step S102). Next, the answer search unit 41
Extracts feature information based on the syntax tree generated in step S102 and searches the answer template database 3 based on the extracted feature information (step S10).
3). By this search, it is determined whether there is an answer template extracted from the answer template database 3 (step S104).
【００４０】検索された回答テンプレートがあった場合
には、回答選択部４２は、抽出された回答テンプレート
の一覧を表示装置に表示させ、この一覧の中から所望の
回答テンプレートを利用者に選択させる。或いは、選択
すべき回答テンプレートがないことを利用者に指示させ
る（ステップＳ１０５）。ここで、利用者が選択すべき
回答テンプレートがないことを指示したかどうかを判定
する（ステップＳ１０６）。いずれかの回答テンプレー
トが選択された場合には、ステップＳ１０９の処理に進
む。If there is a retrieved answer template, the answer selecting section 42 displays a list of the extracted answer templates on the display device, and allows the user to select a desired answer template from this list. . Alternatively, the user is instructed that there is no answer template to be selected (step S105). Here, it is determined whether the user has instructed that there is no answer template to be selected (step S106). If any answer template is selected, the process proceeds to step S109.
【００４１】また、ステップＳ１０４で抽出された回答
テンプレートがなかった場合、またはステップＳ１０６
で選択すべき回答テンプレートがないことが指示された
場合には、新規テンプレート登録部５は、新たな回答テ
ンプレートの登録を行うかどうかを利用者に指示させる
（ステップＳ１０７）。新たな回答テンプレートの登録
を行わないと利用者から指示された場合には、ステップ
Ｓ１０９の処理に進む。If there is no answer template extracted in step S104, or in step S106.
When it is instructed that there is no answer template to be selected, the new template registration unit 5 makes the user instruct whether to register a new answer template (step S107). When the user instructs not to register a new answer template, the process proceeds to step S109.
【００４２】新たな回答テンプレートの登録を行うと利
用者から指示された場合には、新規テンプレート登録部
５は、詳細を後述する回答テンプレート登録処理を行っ
て、新たな回答テンプレートを回答テンプレートデータ
ベース３に登録する（ステップＳ１０８）。そして、ス
テップＳ１０３の処理に戻り、回答検索部４１に、新た
な回答テンプレートが登録された回答テンプレートデー
タベース３を検索させる。When the user gives an instruction to register a new answer template, the new template registering section 5 performs an answer template registration process, which will be described in detail later, to store the new answer template in the answer template database 3 (Step S108). Then, the process returns to step S103, and the answer search unit 41 is caused to search the answer template database 3 in which the new answer template is registered.
【００４３】ステップＳ１０９では、回答加工部４３
は、回答テンプレートが選択されていればこの回答テン
プレートを元に利用者に情報を入力させ、回答テンプレ
ートが選択されていなければ白紙のシートに情報を入力
させることで、回答文を生成する。生成された回答文
は、返信メール作成部４からメール返信部６に渡される
（ステップＳ１０９）。In step S109, the answer processing unit 43
Generates a response sentence by prompting the user to input information based on this response template if the response template is selected, or by inputting information on a blank sheet if the response template is not selected. The generated reply text is passed from the reply mail creation unit 4 to the mail reply unit 6 (step S109).
【００４４】そして、メール返信部６は、返信メール作
成部４から渡された回答を本文とし、往信メールの発信
元のアドレスを宛先とした返信メールを、インターネッ
トなどを介して送信する（ステップＳ１１０）。これに
より、受信メールの発信者に、返信メールが届けられる
こととなる。以上でこの実施の形態にかかる返信メール
作成装置における一連の処理が終了する。Then, the mail reply unit 6 sends a reply mail addressed to the address of the originator of the outgoing mail via the Internet or the like, with the answer passed from the reply mail creation unit 4 as the text, (step S110). ). As a result, the reply mail is delivered to the sender of the received mail. This is the end of the series of processes in the reply mail creating apparatus according to this embodiment.
【００４５】次に、ステップＳ１０８の回答テンプレー
ト登録処理について、詳細に説明する。図５は、ステッ
プＳ１０８の回答テンプレート登録処理を詳細に示すフ
ローチャートである。図６〜図８は、回答テンプレート
登録処理における新たな回答テンプレートの登録を説明
する図である。Next, the reply template registration process of step S108 will be described in detail. FIG. 5 is a flowchart showing in detail the reply template registration process of step S108. 6 to 8 are diagrams for explaining registration of a new answer template in the answer template registration process.
【００４６】新規テンプレート登録部５は、新たに登録
しようとする回答テンプレートを利用者に入力装置から
入力させる（ステップＳ２０１）。次に、この新たに登
録された回答テンプレートと同じ名称の回答テンプレー
トが回答テンプレートデータベース３に既に登録されて
いるかどうかを判定する（ステップＳ２０２）。同じ名
称の回答テンプレートが未だ登録されていなければ、ス
テップＳ２０４の処理に進む。The new template registration unit 5 causes the user to input the answer template to be newly registered from the input device (step S201). Next, it is determined whether or not an answer template having the same name as the newly registered answer template has already been registered in the answer template database 3 (step S202). If an answer template with the same name is not yet registered, the process proceeds to step S204.
【００４７】同じ名称の回答テンプレートが既に登録さ
れていた場合には、利用者に登録しようとする回答テン
プレートの名称を変更させる（ステップＳ２０３）。そ
して、ステップＳ２０２の処理に戻り、未だ登録されて
いない名称に変更されるまでこの処理を繰り返させ、未
だ登録されていない名称に変更されたと判定することに
よって、ステップＳ２０４の処理に進む。If an answer template with the same name has already been registered, the user is allowed to change the name of the answer template to be registered (step S203). Then, returning to the processing of step S202, this processing is repeated until the name is not registered yet, and it is determined that the name has not been registered yet, and thus the processing proceeds to step S204.
【００４８】ステップＳ２０４では、新規テンプレート
登録部５は、ステップＳ２０１で入力された新たな回答
テンプレートを回答テンプレートデータベース３に登録
する。その後、新規テンプレート登録部５は、回答テン
プレートデータベース３から内容が重複する回答テンプ
レートを抽出し、回答テンプレートの格納単位・格納階
層を最適化するための処理を行う。In step S204, the new template registration unit 5 registers the new answer template input in step S201 in the answer template database 3. After that, the new template registration unit 5 extracts an answer template whose content is duplicated from the answer template database 3 and performs a process for optimizing the storage unit / storage hierarchy of the answer template.
【００４９】回答テンプレートの格納単位・格納階層を
最適化するための処理として、新規テンプレート登録部
５は、変数ｎに０を代入する（ステップＳ２０５）。次
に、新規テンプレート登録部５は、図６（ａ）に示すよ
うに回答テンプレートデータベース３に既に登録されて
いる回答テンプレートの各回答部分であって、新たに登
録された回答テンプレートの各回答部分と内容が重複す
るものを全て検索する。ここで重複部分が検索された数
についてのカウントを行っている（ステップＳ２０
６）。As a process for optimizing the storage unit / storage hierarchy of the answer template, the new template registration unit 5 substitutes 0 for the variable n (step S205). Next, the new template registration unit 5 is each answer part of the answer template already registered in the answer template database 3 as shown in FIG. 6A, and each answer part of the newly registered answer template. Search for all the items whose contents are duplicate. Here, the number of times the duplicated portion is searched is counted (step S20).
6).
【００５０】次に、新規テンプレート登録部５は、重複
部分が検索された数についてのカウント値が変数ｎの値
より大きいかどうかを判定する（ステップＳ２０７）。
カウント値が変数ｎの値より大きい場合には、新規テン
プレート登録部５は、回答テンプレートデータベース３
内の回答テンプレートの分割・統廃合を行う（ステップ
Ｓ２０８）。ここで、最初にステップＳ２０８が実行さ
れる場合の変数ｎの値は０なので、１つでも重複部分が
検索されれば、ステップＳ２０８の処理に進んで回答テ
ンプレートの分割・統廃合が行われることとなる。Next, the new template registration unit 5 determines whether or not the count value for the number of times the duplicated portion is searched is larger than the value of the variable n (step S207).
When the count value is larger than the value of the variable n, the new template registration unit 5 determines that the response template database 3
The answer templates in the above are divided / consolidated (step S208). Here, since the value of the variable n is 0 when step S208 is first executed, if at least one duplicate part is searched, the process proceeds to step S208, and the answer template is divided / consolidated. Become.
【００５１】回答テンプレートの分割・統廃合は、次の
ように行われる。新たな回答テンプレートの一部の回答
部分が既存の回答テンプレートの全体と内容が重複すれ
ば、図６（ｂ）に示すように、新たな回答テンプレート
に含まれる内容の重複する回答部分を削除し、その部分
に既存の回答テンプレートを指し示すポインタを挿入す
る。新たな回答テンプレートに含まれる複数の回答部分
が、それぞれ別の既存の回答テンプレートを内容的に包
含する場合には、それぞれの回答部分について、対応す
る既存の回答テンプレートを指し示すポインタへの置換
が行われる。The division / consolidation of answer templates is performed as follows. If a part of the answer part of the new answer template overlaps with the whole of the existing answer template, as shown in FIG. 6B, the answer part having the overlapping contents included in the new answer template is deleted. , Insert a pointer to the existing answer template in that part. If the multiple answer parts included in the new answer template contain different existing answer templates in content, each answer part is replaced with a pointer pointing to the corresponding existing answer template. Be seen.
【００５２】また、新たな回答テンプレートの全体が既
存の回答テンプレートの一部の回答部分と内容が重複す
れば、図６（ｃ）に示すように、既存の回答テンプレー
トに含まれる内容の重複する回答部分を削除し、その部
分に新たな回答テンプレートを指し示すポインタを挿入
する。新たな回答テンプレートと内容が重複する回答部
分を有する既存の回答テンプレートが複数あれば、その
複数の回答テンプレートの対応する回答部分のそれぞれ
について、新たな回答テンプレートを指し示すポインタ
への置換が行われる。If the content of the new answer template as a whole overlaps with that of a part of the answer template of the existing answer template, the content included in the existing answer template will be duplicated as shown in FIG. 6C. The answer part is deleted, and a pointer pointing to a new answer template is inserted in that part. If there are a plurality of existing answer templates each having an answer part whose content is the same as that of the new answer template, each corresponding answer part of the plurality of answer templates is replaced with a pointer pointing to the new answer template.
【００５３】また、新たな回答テンプレートの一部の回
答部分と既存の回答テンプレートの一部の回答部分との
内容が重複すれば、図６（ｄ）に示すように、その内容
が重複する回答部分を切り出し、切り出した回答部分を
含む回答テンプレート（適当に名称を付与する）を生成
して回答テンプレートデータベース３に登録する。そし
て、新たな回答テンプレートに含まれる内容の重複する
回答部分と、既存の回答テンプレートに含まれる内容の
重複する回答部分とを削除し、それぞれの部分に、切り
出した回答部分を含む回答テンプレートを指し示すポイ
ンタを挿入する。Further, if the contents of a part of the answer template of the new answer template and the contents of a part of the answer template of the existing answer template are duplicated, as shown in FIG. The part is cut out, an answer template (appropriately named) including the cut out answer part is generated and registered in the answer template database 3. Then, the answer part with the overlapping contents included in the new answer template and the answer part with the overlapping contents included in the existing answer template are deleted, and the answer template including the cut-out answer part is indicated in each part. Insert a pointer.
【００５４】ところで、図７（ａ）に示すように、回答
テンプレート３Ａ、３Ｂ、３Ｃが既に回答テンプレート
データベース３に登録されている状態で、新たに回答テ
ンプレート３Ｎが回答テンプレートデータベース３に登
録される場合を考える。回答テンプレート３Ａの上の回
答部分、回答テンプレート３Ｂの中の回答部分は、回答
テンプレート３Ｃと内容が重複しており、回答テンプレ
ート３Ｃを指し示すポインタに置き換えられて登録され
ている。また、新たな回答テンプレート３Ｎの下２つの
回答部分は、回答テンプレート３Ａの上２つの回答部分
と内容が重複する。By the way, as shown in FIG. 7A, the answer template 3N is newly registered in the answer template database 3 while the answer templates 3A, 3B, 3C are already registered in the answer template database 3. Consider the case. The answer part on the answer template 3A and the answer part on the answer template 3B have the same contents as the answer template 3C, and are registered by being replaced with a pointer pointing to the answer template 3C. Further, the contents of the lower two answer portions of the new answer template 3N are the same as those of the upper two answer portions of the answer template 3A.
【００５５】この場合には、図７（ｂ）に示すように、
新たな回答テンプレート３Ｎと既存の回答テンプレート
３Ａの内容が重複した部分を切り出して全内容とした回
答テンプレート３ＥＸが生成される。この回答テンプレ
ート３ＥＸは、回答部分Ｘの他に、回答テンプレート３
Ｃと内容的に重複する部分が含まれる。そこで、回答テ
ンプレート３ＥＸのこの部分は、回答テンプレート３Ｃ
を指し示すポインタに置き換えられて、回答テンプレー
トデータベース３に登録される。In this case, as shown in FIG.
An answer template 3EX is generated by cutting out a portion where the contents of the new answer template 3N and the existing answer template 3A are duplicated and having the entire contents. This answer template 3EX includes an answer template 3 in addition to the answer part X.
A part that overlaps in content with C is included. Therefore, this part of the answer template 3EX is the answer template 3C.
Is registered in the response template database 3 by being replaced with a pointer pointing to.
【００５６】上記したようにして、重複部分の１つにつ
いて回答テンプレートの分割・統廃合の処理が行われる
と、新規テンプレート登録部５は、変数ｎの値を１だけ
インクリメントし（ステップＳ２０９）、ステップＳ２
０７の処理に戻る。こうしてステップＳ２０６で検索さ
れた全ての重複部分について、回答テンプレートの分割
・統廃合のための処理が行われることとなる。When the process of dividing / consolidating the answer template is performed on one of the overlapping parts as described above, the new template registration unit 5 increments the value of the variable n by 1 (step S209), and the step S2
Returning to the processing of 07. In this way, the processing for dividing / consolidating the answer template is performed for all the overlapping portions searched in step S206.
【００５７】ステップＳ２０７で検索された重複部分の
数が変数ｎの値以下となった場合には、新規テンプレー
ト登録部５は、新たな回答テンプレートにおいてポイン
タに置換された部分が複数あるかどうかを判定する（ス
テップＳ２１０）。新たな回答テンプレートにおいてポ
インタに置換された部分が複数なければ、そのままテン
プレート登録処理を終了する。When the number of duplicated parts retrieved in step S207 becomes less than or equal to the value of the variable n, the new template registration unit 5 determines whether or not there are a plurality of parts replaced by pointers in the new answer template. The determination is made (step S210). If there are not a plurality of parts replaced with pointers in the new answer template, the template registration processing is ended as it is.
【００５８】なお、図８（ａ）において、Ｘ，Ａ，Ｂ，
Ｙという４つの部分を含む回答テンプレート３ｎを新た
に回答テンプレートデータベース３に登録した場合、Ａ
の部分だけの回答テンプレート３ａとＢの部分だけの回
答テンプレート３ｂとが既に存在していた場合、図８
（ｂ）に示すように、回答テンプレート３ｎ中のＡの部
分とＢの部分とは、それぞれ回答テンプレート３ａ、３
ｂを指し示すポインタに置換されることになる。ステッ
プＳ２１０の判定結果がＹＥＳとなるのは、このような
場合である。In FIG. 8A, X, A, B,
When a response template 3n including four parts Y is newly registered in the response template database 3, A
When the answer template 3a only for the part B and the answer template 3b only for the part B already exist, FIG.
As shown in (b), the A part and the B part in the answer template 3n correspond to the answer templates 3a and 3a, respectively.
It will be replaced with a pointer pointing to b. It is in such a case that the determination result of step S210 is YES.
【００５９】新たな回答テンプレートにおいてポインタ
に置換された部分が複数あった場合には、新規テンプレ
ート登録部５は、回答テンプレートデータベース３内の
他の回答テンプレートから、前記新たな回答テンプレー
トからの複数のポインタと同じポインタ構造を有するも
のの検索を行う（ステップＳ２１１）。同じポインタ構
造を有するものがなければ、そのままテンプレート登録
処理を終了する。When there are a plurality of parts replaced with pointers in the new answer template, the new template registration unit 5 selects a plurality of other answer templates from the new answer template in the answer template database 3. A search is performed for a pointer having the same pointer structure as the pointer (step S211). If there is no one having the same pointer structure, the template registration process is ended as it is.
【００６０】一方、ステップＳ２１１において同じポイ
ンタ構造を有する他の回答テンプレートが検索された場
合には、新規テンプレート登録部５は、新たな回答テン
プレートに含まれる複数のポインタを、検索された同じ
ポインタ構造を有する他の回答テンプレートを指し示す
ポインタに置換することで、回答テンプレートの統廃合
を行う（ステップＳ２１２）。そして、新規テンプレー
ト登録部５による回答テンプレート登録処理を終了し
て、図４のメインルーチンに復帰する。On the other hand, when another answer template having the same pointer structure is searched in step S211, the new template registration unit 5 sets a plurality of pointers included in the new answer template to the same searched pointer structure. Replace the answer template with a pointer that points to another answer template (step S212). Then, the reply template registration process by the new template registration unit 5 is ended, and the process returns to the main routine of FIG.
【００６１】例えば、図８（ｂ）の場合において、回答
テンプレート３ｎ、３ａ、３ｂの他に、Ａの部分とＢの
部分を含むＺの部分からなることで、回答テンプレート
３ａと３ｂとを指し示すポインタを有する回答テンプレ
ート３ｚが存在する場合には、図８（ｃ）に示すよう
に、回答テンプレート３ｎ中の回答テンプレート３ａ、
３ｂを指し示すポインタが、回答テンプレート３ｚを指
し示すポインタに置換されることとなる。For example, in the case of FIG. 8B, in addition to the answer templates 3n, 3a and 3b, the answer templates 3a and 3b are indicated by being composed of the Z portion including the A portion and the B portion. When the answer template 3z having the pointer exists, as shown in FIG. 8C, the answer template 3a in the answer template 3n,
The pointer pointing to 3b will be replaced with the pointer pointing to the answer template 3z.
【００６２】なお、図４に示した全体処理中でのステッ
プＳ１０８においてだけでなく、利用者が任意のタイミ
ングにて入力装置から所定の指示を入力することで割り
込みが生じ、図５の回答テンプレート登録処理を実行さ
せることができる。こうして実行された回答テンプレー
ト登録処理が終了した場合は、割り込み前に実行されて
いたルーチンに復帰することとなる。Not only in step S108 in the overall processing shown in FIG. 4, but also when the user inputs a predetermined instruction from the input device at an arbitrary timing, an interrupt occurs, and the answer template of FIG. The registration process can be executed. When the answer template registration process executed in this way ends, the routine that was executed before the interruption is returned to.
【００６３】以上説明したように、この実施の形態にか
かる返信メール作成システムでは、回答テンプレート登
録処理において新たな回答テンプレートが回答テンプレ
ートデータベース３に登録される都度、記憶されている
回答テンプレートの最適化を行っている。すなわち、新
たな回答テンプレートに含まれる各回答部分と内容的に
重複する回答部分が既存の回答テンプレート内にある場
合、重複する回答部分をポインタに置き換えている。As described above, in the reply mail creating system according to this embodiment, every time a new answer template is registered in the answer template database 3 in the answer template registration process, the stored answer template is optimized. It is carried out. That is, when there is an answer part in the existing answer template that overlaps in content with each answer part included in the new answer template, the overlapping answer part is replaced with a pointer.
【００６４】このようなポインタへの置き換えによっ
て、実質的に同じ内容の回答部分は、回答テンプレート
データベース３内に１つしか記憶されていないという状
態となる。ポインタとして適用される回答テンプレート
の名称は、回答部分の文字列に比べて一般にデータ量を
少なくすることができる。このため、回答テンプレート
データベース３に登録しなければならないデータ量が小
さくなり、記憶装置の容量の増大が必要ない。By such replacement with the pointer, only one answer portion having substantially the same content is stored in the answer template database 3. The name of the answer template applied as the pointer can generally have a smaller amount of data than the character string of the answer part. Therefore, the amount of data that must be registered in the response template database 3 becomes small, and it is not necessary to increase the capacity of the storage device.
【００６５】ここで、新たな回答テンプレートの一部の
回答部分と既存の回答テンプレートの一部の回答部分と
が内容的に重複している場合には、当該重複部分が切り
出されて別の回答テンプレートが作成されると共に、新
たな回答テンプレート及び既存の回答テンプレートの当
該部分がこの別の回答テンプレートを指し示すポインタ
に置き換えられる。これにより、回答テンプレートの一
部の回答部分同士が内容的に重複することもなくなり、
回答テンプレートデータベース３に登録しなければなら
ないデータ量を小さくすることができる。Here, if the answer part of the new answer template and the answer part of the existing answer template overlap in content, the overlap part is cut out and another answer is given. As the template is created, the new answer template and portions of the existing answer template are replaced with pointers to this other answer template. As a result, some answer parts of the answer template will not overlap in content,
The amount of data that must be registered in the answer template database 3 can be reduced.
【００６６】しかも、回答部分のポインタへの置き換え
は、既存の回答テンプレートに含まれる回答部分と実質
的に同内容の回答部分を持つ新たな回答テンプレートを
登録する都度自動的に行われるので、回答テンプレート
データベース３は常に全体のデータ量が最も少なくて済
む最適化された状態となる。Moreover, the replacement of the answer portion with the pointer is automatically performed each time a new answer template having an answer portion having substantially the same content as the answer portion included in the existing answer template is registered. The template database 3 is always in an optimized state in which the total amount of data is the smallest.
【００６７】また、ポインタへの置き換えによって、内
容が重複した部分を有する回答テンプレート同士は、そ
の関連づけが行われた状態で回答テンプレートデータベ
ース３に記憶されていることとなる。このように内容の
類似する回答テンプレート同士の関連づけが行われてい
ることで、回答テンプレートデータベース３に登録され
ている回答テンプレートを整理しようとする場合にも、
それを効率よく行うことができるようになる。Further, by replacing with the pointer, the answer templates having the overlapping contents are stored in the answer template database 3 in the state of being associated with each other. By associating the answer templates having similar contents with each other in this way, even when trying to organize the answer templates registered in the answer template database 3,
You will be able to do it efficiently.
【００６８】さらに、回答テンプレートの一部分が他の
回答テンプレートを指し示すためのポインタは、回答テ
ンプレートの名称によって実現されているが、新たな回
答テンプレートを回答テンプレートデータベース３に登
録する際には、既存の回答テンプレートと名称の重複が
ないかをチェックしている。つまり、各回答テンプレー
トがユニークな名称で表されることとなるので、回答テ
ンプレートデータベース３から回答テンプレートを抽出
する際に、ポインタに置き換えられた回答部分を本来の
回答の内容に戻すことができ、本来の回答の内容と異な
る回答テンプレートが生成されてしまうようなミスが生
じることがない。Further, the pointer for pointing a part of the answer template to another answer template is realized by the name of the answer template, but when registering a new answer template in the answer template database 3, the existing Check if there is a duplicate name with the answer template. That is, since each answer template is represented by a unique name, when the answer template is extracted from the answer template database 3, the answer part replaced by the pointer can be returned to the original content of the answer, There will be no mistake that an answer template different from the original answer content is generated.
【００６９】また、回答テンプレートデータベース３か
ら回答テンプレートが抽出されなかったときや、抽出さ
れても選択できるような適切なものがなかったときにお
いて、新規テンプレート登録部５による回答テンプレー
ト登録処理を起動して、新たな回答テンプレートを登録
できるようにしている。このような場合は、返信メール
の作成中において利用者が新たな回答テンプレートを登
録したいと最も考える場合であり、返信メール作成シス
テムの使い勝手がよいものとなる。When the answer template is not extracted from the answer template database 3 or when there is no suitable one that can be selected even if the answer template is extracted, the answer template registration processing by the new template registration unit 5 is started. The new answer template can be registered. In such a case, the user most wants to register a new answer template during the creation of the reply mail, and the reply mail creating system is easy to use.
【００７０】本発明は、上記の実施の形態に限られず、
種々の変形、応用が可能である。以下、本発明に適用可
能な上記の実施の形態の変形態様について説明する。The present invention is not limited to the above embodiment,
Various modifications and applications are possible. Hereinafter, modifications of the above-described embodiment applicable to the present invention will be described.
【００７１】上記の実施の形態では、回答テンプレート
データベース３に記憶される各回答テンプレートは、そ
れぞれにユニークな名称が付されており、この名称を以
て回答テンプレートの一部の回答部分が他の回答テンプ
レートを指し示すためのポインタとしていた。回答テン
プレートに名称を付けることで、その名称から回答テン
プレートを分かり易くするという効果はあるが、データ
量の削減という目的に絞れば、回答テンプレートデータ
ベース３内の各回答テンプレートにユニークな番号を付
し、この番号をポインタとして用いるものとしてもよ
い。In the above-described embodiment, each answer template stored in the answer template database 3 is given a unique name, and a part of the answer template of the answer template is assigned to another answer template with this name. It was used as a pointer to point to. Although giving the name to the answer template has the effect of making the answer template easier to understand from the name, for the purpose of reducing the amount of data, each answer template in the answer template database 3 is given a unique number. , This number may be used as a pointer.
【００７２】上記の実施の形態では、新たな回答テンプ
レートを登録する都度、回答テンプレート３の最適化を
行うものとしていた。しかしながら、新たな回答テンプ
レートの登録が頻繁に行われるようなシステムでは、こ
の処理のオーバーヘットによって、返信メールの作成な
どの他の処理に影響が生じることとなる。そこで、一定
数以上の新たな回答テンプレートの登録があったり、内
容的に重複する回答部分が一定数以上となった場合にの
み、回答テンプレートデータベース３の最適化を行うよ
うにしてもよい。或いは、深夜の時間帯などのバッチ処
理で回答テンプレートデータベース３の最適化を行うも
のとしてもよい。In the above embodiment, the answer template 3 is optimized each time a new answer template is registered. However, in a system in which new reply templates are frequently registered, the overhead of this process affects other processes such as creation of reply mail. Therefore, the answer template database 3 may be optimized only when a certain number or more of new answer templates are registered or when there are a certain number or more of overlapping answer portions in terms of content. Alternatively, the response template database 3 may be optimized by batch processing such as at midnight.
【００７３】上記の実施の形態では、１台の汎用コンピ
ュータ装置上で返信メール作成システムを構築した場合
を説明した。しかしながら、２台以上のコンピュータ装
置による分散処理、例えば、回答テンプレートデータベ
ース３を別のコンピュータ装置に置くものとし、回答テ
ンプレートの検索や登録などの処理を当該別のコンピュ
ータに依頼するものとしてもよい。In the above embodiment, the case where the reply mail creating system is constructed on one general-purpose computer has been described. However, distributed processing by two or more computer devices, for example, the response template database 3 may be placed in another computer device, and processing such as search and registration of the response template may be requested to the other computer.
【００７４】上記の実施の形態では、往信メールに対す
る返答文としての返信メールを生成する場合に、本発明
を適用した場合について説明した。しかしながら、本発
明は、返信メールの生成以外にも適用することが可能で
ある。例えば、Ｗｅｂ上のホームページ上にアクセスし
て利用者が送ってきた質問文に対して、当該ホームペー
ジにＦＡＱとして掲載する回答文を生成する場合などに
も適用可能である。つまり、オペレータがキーボードか
ら入力した文章や、ＯＣＲ（Optical Character Reade
r）で読み取った文章を入力文としてもよい。また、返
答文も、メールで返送するのではなく、用紙上に印刷し
て出力して、対応する入力文の作成者に送付するものと
してもよい。In the above embodiment, the case where the present invention is applied to the case where the reply mail as the reply sentence to the outgoing mail is generated has been described. However, the present invention can be applied to other than the generation of the reply mail. For example, it can be applied to a case where an answer sentence to be posted on the home page as an FAQ is generated for a question sentence sent by a user by accessing the home page on the Web. In other words, the text entered by the operator from the keyboard and OCR (Optical Character Reade
The sentence read in r) may be used as the input sentence. Also, the reply text may be printed on paper and output instead of being sent back by mail, and sent to the creator of the corresponding input text.
【００７５】さらに、このような入力文に対する返答文
の生成以外においても、本発明を適用することができ
る。例えば、全く新規に文書を作成しようとする場合、
その者が作成しようとする文書の種類を入力すること
で、入力した文書の種類の応じた文書テンプレートをデ
ータベースから検索するようなシステムにも適用するこ
とが可能である。或いは、翻訳文（または候補となる
文）のテンプレートをデータベースに登録させた翻訳支
援システムなどにも適用することが可能である。Further, the present invention can be applied to other than the generation of a reply sentence to such an input sentence. For example, if you want to create a new document,
By inputting the type of document to be created by the person, the system can be applied to a system in which a database is searched for a document template corresponding to the type of the input document. Alternatively, it can also be applied to a translation support system or the like in which templates of translated sentences (or candidate sentences) are registered in a database.
【００７６】上記の実施の形態では、返信メール作成シ
ステムの構築のためのプログラム（図４、図５）は、記
憶装置に記憶されていることを前提として説明した。し
かしながら、このプログラム、或いは図５に示した回答
テンプレート登録処理のためのプログラム（或いは上記
の変形を適用したシステムのためのプログラム）をＣＤ
−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ読み取り
可能な記録媒体に格納して、ハードウェアとは独立して
配布するものとしてもよい。また、これらの処理プログ
ラムをインターネット上のＷｅｂサーバ装置が有する固
定ディスク装置に格納しておき、インターネットを通じ
て配信するものとしてもよい。In the above embodiments, the program (FIGS. 4 and 5) for constructing the reply mail creating system has been described on the assumption that it is stored in the storage device. However, this program or the program for reply template registration processing shown in FIG. 5 (or the program for the system to which the above modification is applied)
It may be stored in a computer-readable recording medium such as -ROM or DVD-ROM and distributed independently of the hardware. Further, these processing programs may be stored in a fixed disk device included in a Web server device on the Internet and distributed via the Internet.
【００７７】上記の実施の形態では、返信メール作成シ
ステムの一部として回答テンプレートデータベース３が
含まれていた。しかしながら、上記の返信メール作成シ
ステム（或いは、上記の変形を適用したシステム）に適
用可能な図３に示すような構造を有するデータベースだ
けを、ハードウェアや処理プログラムとは独立して提供
するものとしてもよい。データベースの提供方法として
は、プログラムと同様の方法、すなわちコンピュータ読
み取り可能な記録媒体に格納して配布する方法や、Ｗｅ
ｂサーバ装置の固定ディスク装置からインターネットを
通じて配信する方法などを適用することができる。In the above embodiment, the reply template database 3 is included as a part of the reply mail creating system. However, it is assumed that only the database having the structure shown in FIG. 3, which is applicable to the reply mail creating system (or the system to which the above modification is applied), is provided independently of the hardware and the processing program. Good. As a method of providing the database, a method similar to that of the program, that is, a method of storing the database in a computer-readable recording medium and distributing it, or We
b A method of delivering from the fixed disk device of the server device via the Internet can be applied.
【００７８】[0078]
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
内容的に重複した部分を有する複数の文書テンプレート
がある場合に、その重複した部分を重ねて文書テンプレ
ートを文書テンプレート記憶手段に蓄積させなくてもよ
くなり、必要な記憶容量を小さくすることができる。As described above, according to the present invention,
When there are a plurality of document templates having overlapping portions in terms of content, it is not necessary to store the document templates in the document template storage means by overlapping the overlapping portions, and the required storage capacity can be reduced. .
【図１】本発明の実施の形態にかかる返信メール作成シ
ステムの構成を示すブロック図である。FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a reply mail creation system according to an exemplary embodiment of the present invention.
【図２】図１の回答テンプレートデータベースに登録さ
れる回答テンプレートの例を示す図である。FIG. 2 is a diagram showing an example of an answer template registered in the answer template database of FIG.
【図３】図１の回答テンプレートデータベースの構造を
示す図である。FIG. 3 is a diagram showing a structure of an answer template database shown in FIG.
【図４】本発明の実施の形態にかかる返信メール作成シ
ステムにおける全体的な処理の流れを示すフローチャー
トである。FIG. 4 is a flowchart showing an overall processing flow in the reply mail creation system according to the exemplary embodiment of the present invention.
【図５】図４の回答テンプレート登録処理を詳細に示す
フローチャートである。FIG. 5 is a flowchart showing in detail the reply template registration process of FIG.
【図６】新たな回答テンプレートの登録を説明する図で
ある。FIG. 6 is a diagram illustrating registration of a new answer template.
【図７】新たな回答テンプレートの登録を説明する図で
ある。FIG. 7 is a diagram illustrating registration of a new answer template.
【図８】新たな回答テンプレートの登録を説明する図で
ある。FIG. 8 is a diagram illustrating registration of a new answer template.
１ メール受信部２ メール解析部３ 回答テンプレートデータベース４ 返信メール作成部５ 新規テンプレート登録部６ メール返信部４１ 回答検索部４２ 回答選択部４３ 回答加工部1 mail receiver2 Email analysis section3 Answer template database4 Reply mail creation section5 New template registration section6 Email reply section41 Answer Search Department42 Answer Selector43 Response Processing Department
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2002075803AJP3863041B2 (en) | 2002-03-19 | 2002-03-19 | Document creation system, document template registration apparatus and method, program, and document template registration data |
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| JP2002075803AJP3863041B2 (en) | 2002-03-19 | 2002-03-19 | Document creation system, document template registration apparatus and method, program, and document template registration data |
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