Kaizen (改善,Japans voor "veranderen naar beter" of "verbetering") is een methodiek en daarmee verbondenmentaliteit om continu kleineincrementele verbeteringen door te voeren om zo tot een optimaal werk- of productieproces te komen. Alle deelnemers in een organisatie worden betrokken bij Kaizen en aangemoedigd verspillingen en tijdverliezen te signaleren en hier oplossingen voor te bedenken. Zowel medewerkers op de werkvloer of in de fabriek als de directie doen eraan mee. Het gaat uitdrukkelijk niet om van bovenaf opgelegde ideeën. Zelfs externe stakeholders kunnen betrokken worden wanneer nodig. Kaizen heeft raakvlakken metLean en dekwaliteitscirkel van Deming. Een belangrijk voorbeeld van het succesvol toepassen van Kaizen is de autoproducentToyota die, met eigen aanvullingen,The Toyota Way heeft ontwikkeld.
Kaizen werd ontwikkeld om na deTweede Wereldoorlog deJapanse economie snel concurrerend te krijgen. De methode is voortgekomen uit hetTraining Within Industry Program van hetUnited States Department of War. Dit programma bestond tijdens de oorlog en hielp bedrijven creatief om te gaan met hogere productie-eisen met minder personeel, omdat veel werknemers werden opgeroepen om aan het front te vechten. Oorspronkelijk was Kaizen alleen bedoeld voor de productieprocessen in fabrieken maar deze methode werd later eveneens in andere sectoren doorgevoerd zoalslogistiek en de banksector.
Kaizen stelt dat alles in een proces verbeterd kan worden en niets hetzelfde hoeft te blijven. Het is een dagelijkse activiteit met een doel dat verder gaat dan verbetering. Het is ook een proces dat, wanneer correct uitgevoerd, de werkplaats menselijker maakt: het elimineert hard werk (zowel mentaal als fysiek) en het leert mensen de verspillingen (muda's) in een proces te zien en te elimineren. Als iedereen kritisch naar de eigen taken kijkt, eigen foutieve inzichten toegeeft (Hansei) en voorstellen doet ter verbetering wordt het productieproces meetbaar efficiënter. Daar komt bij dat grote veranderingen vaak als bedreigend worden ervaren, zeker als deze van bovenaf worden opgelegd. Kleine veranderingen daarentegen, die aangedragen zijn door de direct betrokkenen kunnen juist wel op draagvlak rekenen. Kortom: kleine verbeteringen, door de betrokkenen zelf aangedragen leiden uiteindelijk tot grote successen en sterke betrokkenheid van de medewerkers.
Kaizen wordt vaak misverstaan en incorrect toegepast. Dit resulteert in slechte resultaten en leidt tot bijvoorbeeld ontslagen. Dit noemt men "kaiaku" (letterlijk: "veranderen naar slechter"). Ontslagen zijn niet het doel van kaizen en evenmin het van bovenaf opleggen van eenmalige grote verbeterslagen of het najagen van medewerkers met behulp van eenstopwatch. Integendeel, kaizen moet uitgevoerd worden met respect voor de mensen. Zonder respect voor de mensen kan er geen voortdurende verbetering mogelijk zijn.
Een andere definitie van het Japanse gebruik van kaizen is "uiteenhalen en opnieuw in elkaar steken op een betere manier." Datgene wat uiteengehaald wordt is meestal een proces, een systeem, een product of een dienst. Het bedenken van verbeteringen is niet vrijblijvend. De verbetering moet aantoonbaar en het liefst zelfs meetbaar zijn. Het invoeren gebeurt volgens dekwaliteitscirkel van Deming met aanvullingen. De volgende stappen worden doorlopen:
Het gebruik van Kaizen gaat hand in hand met methoden alsSix Sigma,total quality management (TQM),root cause analysis (RCA) entotal productive maintenance (TPM). Hulpmiddelen zijnIshikawa-diagrammen en het idee dat menvijf keer waarom moet vragen om tot de kern van een probleem te komen, zoals gesteld doorSakichi Toyoda. Een van de bekendste schrijvers over kaizen isMasaaki Imai. Hij schreef het boekKaizen, en het vervolg daaropGemba Kaizen, dat vrij vertaald kan worden als "verbeteren vanaf de werkvloer".
Kaizen leent zich ook in het dagelijks leven en bij persoonlijkecoaching. Wanneer iemand een andere levenswijze wil aanleren speelt ook weer dat grote opgelegde veranderingen de persoon kunnen overweldigen terwijl kleine stappen die zelf bedacht, uitgeprobeerd en geïmplementeerd worden langzaamaan het leven succesvol kunnen veranderen. Iemand kan zich bijvoorbeeld stapsgewijs aanleren om milieubewuster te gaan leven, sociale contacten te leggen of meer te bewegen.
