La peculiarità dell'applicazione è di risiedere sulserver Google e di essere lanciata da remoto, non richiedendo l'installazione di alcun software sul computer locale.
Diversamente da altri applicativi che lavorano da remoto, nemmeno i dati sono salvati in locale.Questo consente di condividere i file con altri utenti invitati con diversi livelli di privilegio (sola lettura, accesso in scrittura ad alcune parti o a tutto il documento) e di utilizzare i file da qualunque computer tramite cui ci si colleghi alla casella di posta.
La conservazione dei dati non in locale pone però seri problemi diprivacy per le aziende e per i singoli, sia per l'utilizzo delle informazioni a scopo di schedature che potrebbe essere fatto da chi gestisce il servizio, sia per il maggiore rischio di attacchi e manipolazioni da parte di soggetti esterni, che si verifica quando i dati risiedono su server sempre connessi aInternet.
Esiste unapolicy di sicurezza, ma le legislazioni nazionali sulla privacy non sono allineate verso uno standard internazionale.Lacifratura dei dati e l'adozione di protocolli di comunicazione sicura (comeSSL) contribuiscono a ridurre il rischio di attacchi esterni, ma non garantiscono un utilizzo appropriato delle informazioni.
Google Documenti nasce all'acquisizione di Writely, un word processor basato su Web creato da Upstartle e lanciato nell'Agosto 2005.Menu, scorciatoie da tastiera e finestre di dialogo sono simili a quelle che un utente si può aspettare in un word Processor tradizionale comeMicrosoft Word oLibreOffice.
Permette la creazione di fogli di calcolo.
Il 17 settembre 2007 Google ha pubblicato il modulo per la realizzazione di presentazioni inGoogle Documenti.[9]Con tale modulo è possibile realizzare presentazioni in stilePowerpoint esportabili in formato .ppt o .pdf.È possibile importare presentazioni in formato .ppt.
Disegni permette la creazione di grafici e diagrammi.
Moduli è uno strumento per collezionare informazioni sotto forma di domande (tipo quiz o sondaggio). I dati raccolti sono automaticamente inseriti in un foglio di lavoro con lo stesso nome.
Tabelle, ultimo dei moduli aggiunti a Google Documenti, è unaapplicazione Web dedicata alla gestione e alla visualizzazione di tabelle di dati.Il servizio Web offre strumenti per la visualizzazione dei dati con grafici a torta, a linea, a barre, a dispersione, cronologici e a mappe geografiche.Una delle funzioni più importanti introdotte nel modulo Tabelle è la possibilità di geolocalizzare le informazioni in modo automatico.[10]I dati possono essere importati ed esportati nei formatiCSV eKML.
Script permette di creare e modificare script.
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