Šef diplomatske misije prema Bečkoj konvenciji o diplomatskim odnosima (1961.) je osoba koja je od strane države šiljateljice ovlaštena da djeluje u tom svojstvu. Ovaj pojam odnosi se na sve šefove misija bez obzira je li ga postaviošef države,ministar vanjskih poslova ili akreditiraniveleposlanik .

Šefovi diplomatskih misija podjeljenji su u nekoliko razreda. Prije svega valja razlikovati stalne i privremene predstavnike.

U skladu s člankom 14. Bečke konvencije o diplomatskim odnosima stalni šefovi diplomatskih misija podjeljeni su u tri razreda:

1. veleposlanici,apostolski nunciji ipronunciji akreditirani kod poglavara države, kao i drugi voditelji misije koji imaju ekvivalentan rang kao što suvisoki predstavnici (High Commissioner) u zemljamaCommonwealtha
2. poslanici,opunomoćeni ministri ipapinskiinternunciji akreditirani kod poglavara države. Taj razred u praksi postoji sve rjeđe
3. otpravnici poslova akreditirani kodministra vanjskih poslova, obično se nazivaju i stalnim otpravnicim poslova, otpravnici poslova s pismima ili pak redovnim otpravnicima poslova (fran. chargé d'affaires en tître). Njih imenuje ministar vanjskih poslova i opskrbljuje ih tzv. kabinetskim pismom naslovljenim na kolege u državama primateljicama.

U skladu s čl. 16. Bečke konvencije svaki šef misije dobije rang prvenstva udiplomatskom zboru ovisno o o datumu, pa i satu preuzimanja dužnosti. Za prva dva razreda to je datum predajavjerodajnice šefu države ili pak vrijeme predaje kopije izvornikavjerodajniceministru vanjskih poslova (to je na primjer praksa uVelikoj Britaniji). Za treći razred, odnosno za otpravnike poslove s pismima računa se vrijeme predaje tog pisma ministru vanjskih poslova.

U multilateralnoj diplomaciji pojam šefa misije odnosi se na šefa predstavništva pri nekojmeđunarodnoj organizaciji. Konkretni naslovi variraju od jedne međunarodne organizacije do druge, npr. stalni predstavnik priUN-u, rezidentni predstavnik priIAEA, predstavnik priDunavskoj komisiji, itd.