L'AFNOR définit ladocumentation comme l'ensemble des techniques permettant le traitement permanent et systématique de documents ou de données, incluant la collecte, le signalement, l'analyse, le stockage, la recherche, la diffusion de ceux-ci, pour l'information des usagers[1].
Ladocumentation est donc l'action de sélectionner, de classifier, d'utiliser, et dediffuser desdocuments. Par extension, la documentation désigne l'ensemble des renseignements et des documents : par exemple,la Documentation française.
Unedocumentation informatique est unsystème informatique qui fournit à la demande des réponses supposées pertinentes, sélectionnées dans un ensemble deconnaissances préalablementmémorisées.
Bien que les prémices du développement de la fonction de documentation apparaissent au cours duXIXe siècle,Paul Otlet etHenri Lafontaine, avocats belges, sont classiquement présentés comme les précurseurs et parfois même les inventeurs de l’actuelle documentation. L’ouvrage essentiel d’Otlet,Traité de documentation (1934), est un élément central dans l’histoire de la documentation et ses techniques. Durant la première moitié duXXe siècle, l’industrialisation entraîne une production d’information intense : par conséquent, des techniques de collecte et de traitement de l’information sont élaborées en même temps que se mettent en place des services de documentation autour de pôles économiques. En France, les premières normes en matière de documentation apparaissent en 1943[2], et le terme même de « documentation » tend à s’imposer et ledocumentaliste se distingue toujours plus dubibliothécaire.
Mais c’est davantage après laSeconde guerre mondiale que l’on assiste à un phénomène d’explosion documentaire : l’accroissement du nombre de documents toutes catégories confondues devient exponentiel. Les progrès technologiques, notamment informatiques, permettent aux professionnels de la documentation d’augmenter et automatiser le travail de collecte, traitement et degestion des données. Dans les années 1970, les « sciences de l’information » apparaissent dans le vocabulaire courant et le premier DESS en documentation et sciences de l’information est créé.
La documentation demeure toujours présente dans les nouveaux environnements numériques et elle est même probablement plus légitime dans le numérique ce que montreOlivier Le Deuff dans son ouvrageLa Documentation dans le numérique[3] en rappelant que l'héritage de la pensée dePaul Otlet est à faire fructifier et que les conceptions d'Otlet allaient bien au-delà du livre papier.
Au cours duXXe siècle, la documentation devient donc une « discipline scientifique avec ses techniques et ses méthodes propres. Elle fait appel à des sciences comme lalinguistique, lesmathématiques, l’informatique. Elle possède sa propre littérature comme en témoignent les nombreusesrevues spécialisées françaises et étrangères. La documentation est devenue véritablement letraitement de l'information […] sous toutes ses formes »[4].
Ainsi, le terme « documentation » recouvre en réalité plusieurs idées[5] : une collection de documents organisée en vue d’une diffusion d’information, l’action de se documenter, l’activité professionnelle ou la fonction exercée par les documentalistes, le service de documentation au sein d’une entreprise.
La fonction principale de la documentation est de rendre accessible l’information à l’utilisateur ayant un besoin de connaissances.Une suite d’opérations est nécessaire afin de remplir au mieux cet objectif, et ces opérations constituent ce qui est couramment appelé la « chaîne documentaire » : la collecte, le traitement et la diffusion de l’information.
Néanmoins, ces différentes opérations sont coûteuses en temps et en ressources et nécessitent des structures adaptées. C’est donc généralement au sein de services organisés que s’effectue le travail documentaire. Les dénominations sont nombreuses pour qualifier unservice de documentation : centre ou service de documentation, de ressources documentaires, de traitement des données … Cependant, les objectifs de ces institutions sont généralement les mêmes : acquérir, rassembler, traiter, organiser l’information sur tout support, rendre l’information accessible, délivrer une information d’actualité, pertinente, fiable et de qualité[8].
Si leur taille peut varier suivant les entreprises ou organisations au sein desquelles ils existent, les services d’information-documentation n’en restent pas moins des services stratégiques car l’information (économique, politique, commerciale, technologique…) est une ressource vitale pour les entreprises, ce qui amène beaucoup d’entre elles à intégrer à leur service de documentation une fonction deveille.
L’information que traite la documentation est soumise à toutes sortes de lois qui viennent façonner les pratiques des professionnels de l’information.En effet, de nombreux textes juridiques sont applicables à la documentation : laloi Informatique et libertés (qui touche un documentaliste dans sa relation avec l'usager), la loi sur l’accès aux documents administratifs, les lois régissant lapropriété intellectuelle (droit d’auteur, droit de reproduction,droit à l’image), ledépôt légal et versement auxarchives…Sans oublier qu’Internet et lesbanques de données utilisés par ces professionnels sont également soumis aux dispositions légales nationales et internationales.
Ainsi, les produits documentaires créés par un service de documentation doivent respecter l’ensemble de ces lois.
Par exemple, unpanorama de presse se définit comme « l’ensemble des représentations ou reproductions, dans leur intégralité ou non, d’articles parus dans différentes publications de presse consacrées à un ou plusieurs thèmes, réalisées selon une périodicité déterminée et mises à disposition pendant une durée limitée »[9]. Il est donc soumis au droit de reproduction et il faut donc obtenir un contrat d’autorisation duCentre français d'exploitation du droit de copie (CFC) et acquitter les droits d’auteur pour pouvoir avoir légalement le droit d’en produire un.Ce qui entraîne assez souvent un casse-tête juridique et financier pour les responsables des services de documentation.En effet, les documentalistes et professionnels de l'information et de la documentation doivent rester vigilants car leur responsabilité professionnelle peut être mise en cause, en particulier dans le cas d'une tarification des services documentaires (l'usager attend un service de qualité pour le prix payé).
Afin de prévenir toute erreur (diffusion d'une information fausse par exemple), il est nécessaire pour les professionnels de se tenir informés de l'état du droit, d'effectuer des contrôles qualité et de définir des priorités par rapport aux services et aux utilisateurs[10].
