DasBerichtswesen (englischReporting) umfasst alle Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen einesUnternehmens oder einerBehörde zur Erarbeitung, Weiterleitung,Verarbeitung undSpeicherung vonInformationen über einen Betrieb und seineUmwelt in Form vonBerichten. Dies wird beispielsweise auch im Rahmen vonInsolvenzverfahren zur Abwicklung oder Fortführung eines Unternehmens verwendet[1].
Berichte sind für eine vorgegebeneZielsetzung zusammengefasste Informationen. Früher wurde unter Berichten, zum Teil auchListen genannt, Auswertungen in gedruckter Form aufPapier verstanden. Heutzutage sind Berichte nicht mehr an dieses Medium gebunden: Sie können in Papier- und inelektronischer Form erstellt und zum Beispiel mittelsBildschirm genutzt werden.
EinBerichtssystem bezeichnet die dem Betrieb angepasste Struktur aller Berichte. DieOrganisationseinheit, die sich mit der Aufbereitung derUnternehmensdaten insbesondere desRechnungswesens befasst, wird häufig „Berichtswesen“ genannt.
Berichte unterstützen auf allen Ebenen die strategische und operativeUnternehmensführung: Vom Top-Management über die Leitung der Unternehmensbereiche bis hin zu den einzelnen operativenOrganisationseinheiten. Sie unterstützen die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern, indem sie die wirtschaftlichen Grundlagen der Zusammenarbeit transparent machen. Sie dienen als Information für dieAnteilseigner, indem sie das bisher Erreichte und auch die Aussichten auf Wertsteigerung in der Zukunft darstellen (z. B. imValue Reporting).
In Unternehmen mittlerer Größe und inGroßunternehmen wird das zentrale Berichtswesen meist vomControlling organisiert. Es dient auch der Wahrnehmung gesetzlicherMeldepflichten, bei Kreditinstituten desMeldewesens.
Objekte des Berichtswesens sind
Jedes Objekt, aber auch jede Transaktion im Unternehmen, weist eine Reihe vonMerkmalen auf. Beispielsweise kann ein Kunde die MerkmaleVertriebsgebiet oderKundengruppe haben. Ein Produkt hat Merkmale wieProdukttyp oderProduktgruppe.
Die spezifische Ausprägung dieser Merkmale ist von den Bedürfnissen des Unternehmens abhängig. Ein Lebensmittelhändler könnte beispielsweise nach den Produkttypen Obst und Gemüse, Molkereiprodukte, Nährmittel, Fleisch, Käse, Getränke, Süßigkeiten und anderen unterscheiden.
Eine Transaktion ist einem Kunden und einem Produkt zugeordnet, hat aber auch eigene Merkmale wie beispielsweise Lieferweg, Vertriebsweg, oder die Marketingaktion, durch die sie zustande kam.
Das Berichtswesen ordnet den ObjektenWertgrößen zu und präsentiert diese in angemessener Darstellung. Solche Wertgrößen sind beispielsweiseUmsatz,Herstell- oderEinkaufskosten oderLagerbestand. Durch die Zuordnung entstehen Aussagen wie Umsatz pro Kunde oder Absatzmenge pro Produkt.
Durch die Verknüpfung von Werten untereinander entstehen weitere Aussagen wieStückkosten,Lagerumschlag und vieles mehr.
Über die Merkmale und diehierarchische Gliederung von Objekten gewinnt man die Möglichkeit, Berichte zusortieren, zugruppieren und zuverdichten. Man kann beispielsweise den Gesamtumsatz pro Vertriebsregion bilden und die einzelnen Kunden innerhalb dieser Region ausblenden.
Das Berichtswesen gewinnt eine weitere Dimension durch die Einbeziehung von Planwerten. Dadurch gewinnt man Aussagen beispielsweise über den Planumsatz je Marktsegment oder die geplanten Gemeinkosten für eine bestimmte Unternehmenseinheit.
Die Berichte müssen begrifflich klar und inhaltlich korrekt sein. Sie müssen in ihrem Detaillierungsgrad, ihrem Inhalt und ihrer Aufbereitung dem jeweiligen Nutzerkreis und Verwendungszweck angemessen sein. Im Bericht dürfen keine subjektiven Wertungen enthalten sein.
EinBerechtigungskonzept muss Rechte und Sperrungen von Benutzergruppen vorsehen:
Die Sicherheit vertraulicher Daten muss gewährleistet werden.
Das System muss den gesetzlichen Bestimmungen genügen. Dazu gehören insbesondere dasBundesdatenschutzgesetz und die Bestimmungen zur ordnungsgemäßen Buchführung und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung.
Dem Berichtswesen muss eine einheitliche, verbindlicheNomenklatur zu Grunde liegen: Gleiche Begriffe sind gleich zu benennen, auch wenn sie an unterschiedlicher Stelle auftauchen. Unterschiedliche Begriffe sind unterschiedlich zu benennen.
Ein einheitliches Glossar festzulegen ist eine organisatorische Aufgabe beim Aufbau des Berichtswesens.
Das Berichtswesen sollte einen festen Katalog von Standardberichten mit festem Aufbau vorsehen, die zu festen Zeitpunkten abgerufen und einem festen Verteilerkreis zugänglich gemacht werden können.
Neben den festen Standardberichten soll jeder Anwender die Möglichkeit haben, sich Berichte selbst zusammenzustellen, um aktuelle, neue Fragestellungen beantworten zu können.
Der Anwender sollte:
Auch die Standardberichte müssen so konfiguriert werden können, dass das Unternehmen zu Beginn, beim Einrichten des Berichtswesens, frei in der Auswahl der Werte und Merkmale ist.
Die Daten aus allen Unternehmensbereichen sollen im Berichtswesen zusammengefasst und aggregiert werden, so dass eine Gesamtsicht des Kunden, des Produkts, des Unternehmens und seiner organisatorischen Einheiten dargestellt werden kann. Bei umfangreichen Informationen aus den verschiedensten Bereichen kann die Einführung einesInformations- oder Dokumentmanagementsystem notwendig werden. Zumindest ist eineEDV-Lösung sinnvoll:ERP-System,Warenwirtschaftssystem usw.
Die Bemühungen um Flexibilität und Integration führten seit den 1980er Jahren zur Entwicklung vonData-Warehouses.