Alskollaborative Software (auchKollaborationssoftware,Groupware oderGruppen-Software) bezeichnet manAnwendungssoftware zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg.
Kollaborative Software setzt die theoretischen Grundlagen der computergestützten Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work, Abkürzung CSCW) in eine konkrete Anwendung um. Kurz nach Beginn derCOVID-19-Pandemie hat Groupware eine sehr starke Dynamik und Bedeutungszunahme erfahren durch einen rasanten Zuwachs beiTelearbeit bzw. Homeoffice, was auch über die Pandemiezeit hinaus weiter anhält.[1]
Eine zentrale Definition für den Begriff „Groupware“ stammt von Ellis, Gibbs und Rein. Demnach ist Groupware ein „computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet“ (Ellis et al. 1991, übersetzt).
Der Hauptunterschied zwischen Groupware und anderer Software zur Unterstützung mehrerer Benutzer, wie z. B. Mehrbenutzerdatenbanksysteme, ist der explizite Versuch von Groupware, die Isolation der Benutzer voneinander zu reduzieren. Groupware schafft also ein Bewusstsein über die Kollegen und deren Aktivitäten (siehe auchAwareness). In diesem Zusammenhang stellen Lynch et al. (1990, S. 160, übersetzt) fest: „Groupware unterscheidet sich von normaler Software in einer grundlegenden Prämisse: Groupware schafft beim Benutzer das Bewusstsein dafür, dass er ein Teil einer Gruppe ist, während der Großteil anderer Software versucht, den Benutzer vor anderen zu verstecken und zu schützen.“
Eine zweite wichtige Eigenschaft, die für Groupware identifiziert worden ist, ist die Anpassbarkeit. Nachdem jede Gruppe anders ist und Groupware nicht nur auf die Anforderungen der Gruppe als Ganzes, sondern auch auf die individuellen Anforderungen aller Gruppenmitglieder eingehen muss, um eine kritische Masse an Benutzern zu aktivieren, gibt es üblicherweise nicht eine Lösung für alles. Groupware muss sehrgenerisch und/oder anpassbar sein, so dass sie Benutzer und Gruppen auf unterschiedliche Art und Weise nutzen können. AsynchroneE-Mail mit erheblichem Zeitversatz zwischen autonomem Schreiben und willkürlichem Lesen ist das beste Beispiel für diesen Medien-Aspekt von Groupware. Die Anpassung sollte idealerweise für den Endbenutzer selbst durchführbar sein. Arbeiten hierzu finden sich unter dem BegriffEnd-User-Development oder Endbenutzerentwicklung (z. B. Lieberman et al. 2006).
In der Computer-Fachpresse und der Softwareindustrie wurde anfangs der Begriff Groupware gerne mitMicrosoft Outlook/Exchange oder IBMLotus Notes/Domino bzw. in diese Klasse gehörigen Client/Server-Produkten, die auf demMAPI-Protokoll basieren, gleichgesetzt – das heißt als Kombination von E-Mail, (gemeinsamen) Terminkalendern, (gemeinsamen) Adressbüchern und (gemeinsamen) ToDo-Listen. Eine aktuelle Definition zu dieser eingeschränkten Sicht stammt von Böttger und von Raison (2008): „Eine Groupware ist ein E-Mail- undKommunikationssystem, das folgende grundlegende Inhalte bereitstellt: Adressen und Kontakte, Aufgaben, E-Mail, gemeinsame Folder, Kalender sowie Notizen.“
Der Forschungsbereich CSCW (Computer Supported Cooperative Work) betrachtete den Begriff aber seit Anfang an etwas breiter und dies wurde mittlerweile auch von Computer-Fachpresse und der Softwareindustrie übernommen: Zu Groupware gehören alle Lösungen, die Gruppen bei der Zusammenarbeit unterstützen.[2][3][4] Bei der Unterstützung asynchroner Zusammenarbeit sind das beispielsweise zusätzlich zu oben genannten Funktionalitäten Werkzeuge zur Verwaltung gemeinsamer Datenbestände (Informationsräume) mit Awareness-Funktionalität. Bei der Unterstützung synchroner (also zeitgleicher) Zusammenarbeit betrachtet man bei Groupware auch verschiedene Konferenzsysteme,Instant-Messaging-Anwendungen, (synchrone) Gruppeneditoren und auch sogenannteSocial Software.
Ziel von Groupware ist stets das unterstützende Steuern (control) einesGruppenprozesses, also das kooperative Führen des Teams beim Erarbeiten eines Resultats oder die Transformation von Informationen von einem Anfangs- in einen Endzustand.
Groupware lässt sich nach verschiedenen Faktoren klassifizieren:
Zentrale Aspekte einer Groupware sind:
Zwischen den Begriffen Groupware undWorkflow-Management-System besteht eine inhaltliche Beziehung: Groupware zielt auf die Unterstützung projektorientierter, fallweiser und nur wenig strukturierter Teamarbeit. Während der Durchführung können Ad-hoc-Einflüsse auftreten, die eine Änderung des Bearbeitungsablaufes erzwingen. Workflow-Management-Systeme dagegen unterstützen prozessorientierte, gut strukturierte oder strukturierbare Geschäftsvorgänge. Die deterministische Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte erinnert an eine Fließbandstruktur. Bei diesem Ansatz spielt das System die aktive Rolle, steuert die Abläufe und löst Aktionen aus. Der Anwender ist passiv und reagiert nur auf Systemvorschläge.
Groupware ist einverteiltes System, das die gemeinsame Bearbeitung einer Menge vonDaten oderDokumenten ermöglicht. Sie setzt daher stets eines der folgenden Konzepte um:
Der Umfang der Groupware-Applikationen ist unterschiedlich. Bei vielen sindProjektmanagement,E-Mail, Kalender und Notizbuchfunktionen enthalten. Einige Groupware-Produkte stellen kaum mehr als diese Funktionen zur Verfügung (PIM-Software), andere beinhalten wesentlich mehr als diese Basisfunktionalitäten.
Ein Beispiel für eine Groupware-Applikation ist die sogenanntePIM-Software (Personal Information Manager). Die Forschungsdisziplin, die sich mit der Untersuchung von Kooperationen mit Rechnerunterstützung beschäftigt, wird alsComputer Supported Cooperative Work (CSCW) bezeichnet.Collaboration Software wird auch als wesentlicheKomponente von ECM (Enterprise-Content-Management) betrachtet.
Bekannte Produkte, die als Groupware bezeichnet werden, sindBSCW,HCL Notes vonHCL (bis 2019 vonIBM, davor vonLotus),GroupWise vonMicro Focus,Sun ONE vonSun Microsystems,Atmail,Citadel,IceWarp Server,Open-Xchange,Microsoft Exchange,Microsoft-SharePoint-Technologien undMicrosoft Lync,Zimbra vonSynacor,Comindware Tracker von Comindware. Beispiele für plattformübergreifende Groupware-Server sind dieFirstClass Software undKerio Connect oderSOGo (ehemals OpenGroupware.org), die alle sowohl Windows als auch Linux und Mac OS X unterstützen. Der Lotus-Notes-MitbegründerRay Ozzie begann 1997Groove zu entwickeln. Die zugehörige Firma wurde 2005 von Microsoft aufgekauft und die Software in dieUltimate- sowie die Enterprise Edition vonMicrosoft Office 2007 integriert. Weitere freie Softwareprodukte sind Atmail Open,Kolab,Horde Groupware,EGroupware,phpGroupWare,GROUP-E,PHProjekt,TeamProQ,Tine 2.0,Tiki oderZarafa.
Neuere Groupware-Applikationen wieLotus Connections und Lotus Quickr vonIBM oderYammer von Microsoft benutzen sogenanntesoziale Software, um Kommunikation, Kooperation und Koordination zu unterstützen. Dies wird insbesondere durchWikis,Blogs,soziale Netzwerke undIndizierungs-Mechanismen gewährleistet. Kommunikation innerhalb einer Gruppe wird auch durchInstant Messenger undCommunity Chat Systems erleichtert, Beispiele hierfür sindXMPP,Skype,Slack,HipChat undPichat. Darüber hinaus gibt es auch die umgekehrte Entwicklung, bei der soziale Software um immer mehr Groupware-Funktionalität erweitert wird; ein Beispiel hierfür istTiki – Wiki CMS Groupware.
Eine Gruppe von Programmen, die sich auf dem US-amerikanischen Markt bereits deutlich besser etabliert hat, sindelektronische Meetingsysteme oderWebkonferenzen. Einige bekanntere Softwares sind Koncero,Nemo², MeetingSphere, Teamsupport und ThinkTank (Software).[5]
Vor allem imBauwesen oderProduktentwicklung werden Groupwaresysteme mit bestimmten Funktionen alsvirtuelle Projekträume genutzt.[6][7]
