DerAktenvermerk ist inUnternehmen undöffentlicher Verwaltung (Behörden) einSchriftstück, das einen bestimmtenSachverhalt erfasst und zurInformation andererStellen dient.
Sprachlich setzt sich das Kompositum aus „Akte“ und „Vermerk“ zusammen, also einemVermerk, der zu denAkten genommen wird. Aktenvermerke sindKommunikationsmittel, die den Sachverhalt in einerHierarchie bekannt machen sollen und in einer Akte abgelegt werden. Dadurch wird der in ihm enthaltene Sachverhalt „aktenkundig“. Es kann sich dabei um eine kurze handschriftlicheAktennotiz handeln oder bei längeren Vermerken ein maschinengeschriebener Vermerk.[1] Zweck des Aktenvermerks ist dieschriftliche Aufzeichnung von zuvor geführtenBesprechungen,Besuchen,Gesprächen,Tagungen oderVerhandlungen oder bisher ungeklärten Sachverhalten.[2] Aktenvermerke sind indirekte und unpersönliche Kommunikationsmittel.[3] Mindestbestandteile sind dieÜberschrift als „Aktenvermerk“,Betreff,Datum,Verfasser, dessenUnterschrift undVerteilerkreis.
In derVerwaltungswissenschaft ist der Aktenvermerk die (bei Papier-Akten teilweise handgeschriebene) Notiz des die Akten führendenAmtsträgers in einer Verwaltungsakte, durch die eine weder allgemein bekannte noch bereits in der Akte durch Schriftstücke dokumentierte Information weitergegeben wird. Er gewährleistet, dass einVerwaltungsverfahren mit allen später möglicherweise entscheidungsrelevanten Umständen vollständig und vor allem nachvollziehbar dokumentiert wird.[4] Der Aktenvermerk beinhaltet neben den Mindestbestandteilen noch dasAktenzeichen und berichtet über neue Fakten oder Aspekte, die für den Fortgang einer Sache wichtig sind.[5]
Insbesondere in der öffentlichen Verwaltung tragen Aktenvermerke wesentlich dazu bei, dasVerwaltungshandeln nachvollziehbar und transparent zu machen, was eine wichtige Grundbedingung desRechtsstaats darstellt.
DieAktennotiz erfasst Ereignisse in Kurzform, die für eineVorgangsbearbeitung wichtig sein könnten. EinBesuchsvermerk beinhaltet die bei einem Besuch vorgekommenen Gesprächsinhalte,Besprechungsvermerke halten interne Besprechungen oder Gespräche fest,Telefonate werden in einemTelefonvermerk erfasst. EinExecutive Summary fasst einen umfangreichen Bericht in Kurzform fürEntscheidungsträger zusammen. Bedarf der im Aktenvermerk festgehaltene Sachverhalt noch einerEntscheidung, so kann der Vermerk gleichzeitig alsEntscheidungsvorlage genutzt werden. Im Aktenvermerk kann auch derStatus einesProjekts oder der Bearbeitungszustand einesArbeitsvorgangs innerhalb einesArbeitsablaufs festgehalten werden.
Aktenvermerke kennen eine Vielzahl von Besonderheiten hinsichtlich Abkürzungen und Syntax, die sich stark zwischen den unterschiedlichen Verwaltungstraditionen in Justiz und Exekutive, aber auch nach Regionen unterscheiden können.
Weit verbreitet sind Abkürzungen wieAV oderVmk. („Aktenvermerk“, „Vermerk“, sie leiten einen Vermerk ein) sowieUZ („Unterzeichner“) oderBE („Berichterstatter“), womit der Verfasser des Vermerks sich selbst bezeichnet.
Ein Vermerk muss als solcher für Dritte erkennbar sein, daher trägt er oft die Überschrift „Vmk“. Häufig wird der Vermerk aus neutraler Perspektive („Es meldet sich Herr Müller und erklärt …“) oder aus der Perspektive eines imaginären, unbeteiligte Dritten geschrieben („Beim UZ spricht Herr Müller vor. Er erklärt …“). Dies hat den Zweck, dass der Vermerk gleichsam selbst – und nicht dessen Verfasser – zu seinem Leser spricht. Ein Vermerk wird mit dem Namen und derDienstbezeichnung unterschrieben, während eine Verfügung nur mit derParaphe abgezeichnet wird.
InÖsterreich sind „amtliche Wahrnehmungen, mündliche oder telefonische Anbringen oder sonstige Mitteilungen an die Behörde, mündliche oder telefonische Belehrungen, Aufforderungen, Anordnungen und sonstige Äußerungen, schließlich Umstände, die nur für den inneren Dienst der Behörde in Betracht kommen, wenn nicht anderes bestimmt ist und kein Anlass zur Aufnahme einer Niederschrift besteht, erforderlichenfalls in einem Aktenvermerk kurz festzuhalten. Der Aktenvermerk ist vom Amtsorgan unter Beisetzung des Datums zu unterschreiben; wurde der Aktenvermerk elektronisch erstellt, kann an die Stelle dieser Unterschrift ein Verfahren zum Nachweis der Identität (§ 2 Ziff. 1 E-GovG) des Amtsorgans und der Authentizität (§ 2 Ziff. 5 E-GovG) des Aktenvermerks treten“ (§ 16Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz 1991).
In derSchweiz kann durch eine Aktennotiz ein wichtiger Sachverhalt dokumentiert und als zusätzliche Information zu den Akten gelegt werden. Auch im privaten Geschäftsalltag ist es ratsam, Aktennotizen zu erstellen, wenn ein wichtiger Sachverhalt zu einem konkreten Geschäftsfall bekannt wird.
Im angelsächsischen Raum hat der Aktenvermerk (englischnote, file note, memorandum, memo) denselben Inhalt wie in Deutschland.