こんにちは！「楽楽販売」コラム担当です。
販売管理システムとは、商品・サービスの販売に関する「モノ」と「カネ」の流れを効率的に管理するシステムです。受注から納品に至るまでのプロセス全体をカバーし、スムーズな連携を実現します。煩雑になりやすい管理や計算を自動化し、担当者の業務負担を軽減したり、人為的なミスを低減したりできるのが魅力です。
本記事では、販売管理システムの基礎知識として、よくある機能についてご紹介します。
販売管理業務で役立つ便利な機能や、システムの選定方法についても解説するため、ぜひ参考にしてみてください。
この記事の目次
初めに、多くのタイプの販売管理システムに搭載されている基本機能を一覧形式でご紹介します。業務効率化に貢献する各機能の特徴をチェックしてみましょう。
見積書の内容を精査し、正確に発行するための機能です。取引先から受領する見積書の管理も行えます。取引の正確性を高め、スピード感のあるオペレーションを実現します。
【機能の具体例】
取引先から受けた注文に関する情報を管理するための機能です。注文データの一元管理、注文内容の集計、納品までのステータス管理などさまざまな管理業務を自動化できます。
【機能の具体例】
外注や仕入に関する情報を管理するための機能です。仕入先別に発注や支払いのデータを一元管理できます。また、発注書の作成や分納の管理といった業務にも対応可能です。
【機能の具体例】
請求に関する情報を正確に管理するための機能です。請求処理を自動化したり、請求書を自動作成したりできます。手間のかかる計算や転記を自動化するとともに、人為的なミスの削減に貢献します。
【機能の具体例】
売上金額を管理したり、複雑な売上計算を自動化したりするための機能です。日割り計算や重量課金に対応可能なシステムや、売上計上基準をカスタマイズできるシステムもあります。
【機能の具体例】
売上と原価のデータを紐づけて、正確な収支管理を行うための機能です。リアルタイムで数値を管理し、原価率の悪化防止に役立てられます。システムによってはプロジェクト別に収支を自動集計することも可能です。
【機能の具体例】
販売管理システムはサービスによって搭載されている機能に違いがあります。そのため、「自社の業務フローに役立つ機能が搭載されているか」が重要な選定ポイントの一つとなります。ツールを比較検討する際は、以下の便利な機能の有無を確認してみましょう。
システム上の管理項目や操作メニューなどを柔軟にカスタマイズできる機能です。自社の販売プロセスや業界特有の商習慣に合わせてシステム運用を最適化できます。また、導入後も運用しながらシステムの設定を改善できるので、組織変更や事業拡大に対応しやすい点も魅力です。
見積書・発注書・納品書・請求書などの帳票をクリックするだけで簡単に発行できる機能です。システム内のデータを利用して書類を自動作成できます。入力や転記の作業がなくなるので、効率的な業務プロセスを叶えられるのはもちろん、人為的なミスの削減にも効果的です。
マウス操作だけで自社のニーズに適したシステムを構築できる機能です。ITやシステム開発の専門知識は不要で、誰でも簡単に販売活動に関するデータベースを作成できます。販売業務の現場で活用しやすい自社独自のシステムを構築できます。
会計システムや基幹システムをはじめとした、外部システムとスムーズにデータ連携できる機能です。販売管理システムがCSV形式でのデータ取込やAPI連携などに対応していれば、システムの利便性をさらに向上させられます。
契約更新のタイミングや、プロジェクトのタスク、納期・支払期日などの抜け漏れを防止するためにリマインドする機能です。担当者の管理業務を支援し、重要な作業や対応の抜け漏れを防ぎやすくなります。特に、複数の案件が絡む販売管理で役立つでしょう。
問い合わせフォームや注文受付フォームなど、自社サイトに設置したさまざまなWEBフォームから届いたデータをシステムに自動取込する機能です。これがあればWEBフォームの注文情報を管理表に転記する手間がかかりません。
電子化した各種帳票をシステムで管理する場合は、電子帳簿保存法の要件に対応できる機能が必要です。具体的には、タイムスタンプ付与機能・検索機能・長期保存機能・一括検証機能などが欠かせません。
関連記事はこちら販売管理システムとは？｜機能やメリット、システム比較ポイントを解説
販売管理システムで管理できる項目や、導入に適した業種は、製品によって異なります。導入の目的や求める効果、自社の業界、商習慣などに合わせてシステムを選定しましょう。
まずは自社の販売管理業務の課題を洗い出して可視化し、システムに必要な機能を確認します。具体的には、以下のような課題が挙げられます。
▼販売管理でよくある課題
自社の課題を踏まえて、解決につながる機能を搭載した販売管理システムを選定することが大切です。
例えば以下のような課題があった場合
▼課題
受注管理表や原価管理表など、複数の管理表にデータを手入力する負担が大きい
解決につながるシステムの機能として以下のようなものが考えられます。
▼解決につながるシステムの機能
各サービスの資料で機能詳細をチェックしたり、無料トライアルを利用して、機能面をしっかりと比較検討しましょう。
販売管理業務でよくある課題と解決策は、以下の関連記事で解説しています。販売管理システムの導入メリットにも触れるため、本記事と併せてご覧ください。
関連記事はこちら販売管理におけるよくある課題と解決策｜システム導入のすすめ
販売管理システムを利用するには初期費用や月額料金がかかるものの、適切なシステムを活用すれば結果として業務効率化によるコスト削減の効果が期待できます。システム導入時は、ランニングコストと導入後に期待できる効果を踏まえて、予算の範囲でシンプルかつコストパフォーマンスの高いサービスを選定しましょう。
販売管理システムを導入すると、既存のオペレーションを大幅に変更しなければならない可能性があるのが注意点です。現場の負担を軽減するために、オペレーションの変更をできるだけ抑えられるシステムを選ぶとよいでしょう。具体的には、管理項目や承認フロー設定の自由度が高いシステムがおすすめです。
導入前後のサポートが充実している販売管理システムを選ぶと安心です。特に初めてのシステム導入の場合は、導入準備がスムーズに進まないケースも珍しくありません。そのため、導入実績が豊富で準備段階から手厚いサポートを受けられるサービスが理想的です。また、導入後にアップデートなどの定期的なメンテナンスを実施してもらえるかもチェックしましょう。
ここまで、販売管理システムの機能一覧をご紹介しました。販売管理システムを導入する際は、基本機能と併せて運用時に便利な機能まで確認しておきましょう。現場に定着しやすいシステムをお探しなら、数あるシステムの中でも「楽楽販売」がおすすめです。
大きな魅力として以下の2点が挙げられます。
システムの表示項目・入力画面・操作メニューは、マウス操作だけで簡単にカスタマイズできます。運用しながら改善していくことも可能です。既存のオペレーションに合わせて柔軟に調整していただけます。
ご契約から3か月の間は、運用スタートへ向けた初期導入サポートをご用意しています。機能のご案内から運用のご提案まで、お電話・メールにて手厚くサポートいたします。
以下のページでは、「楽楽販売」の導入で課題を解消し、業務効率化を実現した企業の導入事例をご覧いただけます。本記事と併せてぜひ参考にしてみてください。
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